Die Digitalisierung von Archiven erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung
Die Wahl des Szenarios sollte auf den individuellen Anforderungen des Unternehmens basieren. Für langfristige Erfolge empfiehlt sich die Investition in ein Best-Case-Szenario, da es die größtmögliche Flexibilität, Effizienz und Sicherheit gewährleistet.
Ein ganzheitlicher Ansatz, der sowohl technische als auch kulturelle Aspekte von New Work berücksichtigt, schafft nicht nur eine zukunftsfähige Arbeitsumgebung, sondern steigert auch die Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit.
New Work betont Flexibilität, Mobilität und digitale Zugänglichkeit:
Remote Work: Zugriff auf digitalisierte Archive von jedem Ort und Endgerät.
Effiziente Zusammenarbeit: Ad-hoc-Dokumentenfreigaben und intelligente Workflows fördern kollaboratives Arbeiten.
Nachhaltigkeit: Papierlose Büros und reduzierte CO₂-Emissionen durch den Verzicht auf physische Dokumente.
Im Facility Management spielt die Digitalisierung von Archiven eine zentrale Rolle, da sie grundlegende Prozesse optimiert:
Kostenreduktion: Reduzierung physischer Lagerkosten für Dokumente durch digitale Archivlösungen.
Prozessoptimierung: Schnellere Zugriffszeiten auf relevante Informationen und Dokumente.
Compliance und Sicherheit: Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. revisionssichere Archivierung und Datenschutz nach DSGVO.
Integration in FM-Systeme: Digitale Archive lassen sich nahtlos mit DVS in CAFM-Systeme integrieren und ermöglichen eine zentrale Datenverwaltung.
Worst-Case-Szenario
Speicherung: Einfache Ablage auf einem Netzlaufwerk ohne Schutz vor versehentlichem Löschen oder Verschieben.
Zugänglichkeit: Zugriff nur über den Dateiexplorer, manuelle Suche anhand von Dateinamen. Keine effizienten Suchfunktionen.
Zugriffssteuerung: Keine spezifische Zugriffsbeschränkung; keine Versionierung oder Protokollierung.
Backups: Unregelmäßige oder unstrukturierte Sicherung.
Revisionssicherheit: Keine Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen.
Middle-Case-Szenario
Strukturierte Organisation: Digitalisate werden in definierten Kategorien wie Abteilung oder Dokumenttyp abgelegt. Änderungen an der Struktur sind nur administrativ möglich.
Suchfunktion: Tools ermöglichen die Suche nach Dateinamen und Inhalten mittels OCR. Trefferlisten zeigen exakte Fundstellen in Dokumenten.
Zugriffssteuerung: Rechtebeschränkungen, Protokollierung und Versionshistorie werden unterstützt.
Integration: Manuelle Schnittstellen zu anderen Systemen. Dokumente können laufend ergänzt werden.
Backups: Regelmäßige, automatisierte Sicherungen.
Revisionssicherheit: Mindestanforderungen werden erfüllt, inklusive Nachweisbarkeit für Audits.
Benutzeroberfläche: Einfache Bedienung auf verschiedenen Geräten (Tablet, Smartphone, Computer).
Performance: Schneller Zugriff auch auf große Dateien.
Best-Case-Szenario
Dokumentenmanagement-System (DMS): Komplett integriertes System mit unbegrenzter Skalierbarkeit und erweiterten Funktionen.
Workflows: Ad-hoc-Erstellung von Prozessen wie Genehmigungen.
Erweiterte Suche: Intelligente Volltextsuche mit Schlagworten und Filtern.
Personalisierung: Dashboards anpassbar an Benutzerrollen, mehrsprachig, barrierefrei.
Compliance: Vollständige Erfüllung aller Anforderungen an Datenschutz und revisionssichere Archivierung.
Backup & Recovery: Echtzeit-Backups mit geografisch redundanter Speicherung.
Analytics: Eingebaute Analysewerkzeuge für Systemüberwachung und Effizienz.
Vergleich der Szenarien
Anforderung
Worst-Case
Middle-Case
Best-Case
Speicherung
Netzlaufwerk
Strukturierte Ablage
DMS
Suche
Manuell
OCR-unterstützt
Intelligente Suche
Zugriffskontrolle
Minimal
Protokolliert, eingeschränkt
Granulare Kontrolle, Audit-Trails
Backups
Unregelmäßig
Automatisiert
Echtzeit, redundant
Revisionssicherheit
Keine
Teilweise
Vollständig
Benutzeroberfläche
-
Benutzerfreundlich
Personalisiert, barrierefrei
Integration
-
Manuelle Schnittstellen
Nahtlos mit ERP, CRM, etc.
Workflows
-
-
Anpassbare Workflows
Schulung & Support
-
-
Verfügbar
Analytics
-
-
Eingebaute Werkzeuge
Der Best-Case erfüllt die Kernprinzipien von New Work – Flexibilität, Autonomie, Nachhaltigkeit und Innovationsfähigkeit
Er bietet Mitarbeitenden maximale Unterstützung durch intelligente Workflows, benutzerfreundliche Dashboards und umfassende Integration, fördert Kollaboration und steigert die Attraktivität des Unternehmens. Und ist zudem am produktivsten.
Empfehlung: Best-Case anstreben, andere Cases vermeiden. Nichts hält so lange, wie ein Provisorium. Danger!
