Das Archiv im Facility Management stellt einen zentralen Speicherort für alle relevanten Dokumente und Informationen im Bereich des Facility Managements dar.
Es beinhaltet sowohl analoge als auch digitale Dokumente und ermöglicht eine ganzheitliche Dokumentation von betrieblichen Abläufen. Ein gut organisiertes Archiv im Facility Management ermöglicht eine effiziente und schnelle Auffindbarkeit von wichtigen Dokumenten und Informationen, verbessert Prozessabläufe und hilft, rechtliche Anforderungen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Optimierung der Archivflächen
Archivflächen in Gebäuden sind spezielle Räume, die für die Aufbewahrung und den Schutz von Archivgut vorgesehen sind. Bei der Gestaltung von Archivflächen spielt die Klimatisierung eine Rolle, um das Archivgut vor Feuchtigkeit, Licht und Temperaturänderungen zu schützen. Archivflächen verfügen über ausreichend Regale, um das Archivgut ordentlich zu sortieren und zu organisieren.
Um die Flächeneffizienz zu maximieren, planen und rüsten wir die Archivflächen sorgfältig aus:
Verwendung von Hochregalen, um den vertikalen Raum zu maximieren.
Implementierung eines effizienten Klassifizierungssystems, um die Auffindbarkeit von Dokumenten zu verbessern und Platzverschwendung zu vermeiden.
Auslagerung oder Digitalisierung vieler Dokumente, um physischen Platz zu sparen.
Hybrides Arbeiten, eine Mischung aus Präsenzarbeit und Fernarbeit, wird immer häufiger in modernen Unternehmen.
Dies hat auch Auswirkungen auf das Facility Management und insbesondere auf das Archivmanagement.
Digitalisierung von Dokumenten
Um das hybride Arbeiten zu unterstützen, digitalisieren wir Dokumente. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, auf wichtige Dokumente und Informationen zuzugreifen, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Es verbessert auch die Flächeneffizienz, indem der Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert wird.
Cloud-basierte Archivierung
Wir nutzen Cloud-basierte Archivierungssysteme. Diese Systeme bieten nicht nur die Möglichkeit, auf Dokumente von überall aus zuzugreifen, sondern bieten auch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen und können dazu beitragen, die Compliance mit Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.
Implementierung eines digitalen Archivsystems
Ein digitaler Ansatz zur Archivierung verbessert die Effizienz und Zugänglichkeit von Dokumenten erheblich. Ein digitales Archivsystem bietet Funktionen wie Such- und Filteroptionen, automatisierte Klassifizierung und Tagging von Dokumenten, und die Möglichkeitzur Integration mit anderen Unternehmenssystemen.
Automatisierung von Archivierungsprozessen
Die Automatisierung von Archivierungsprozessen steigert die Effizienz und reduziert Fehler. Dies beinhaltet die automatische Klassifizierung und Tagging von Dokumenten, die automatische Archivierung von E-Mails und anderen digitalen Kommunikationen, und die automatische Erstellung von Backup-Kopien von Dokumenten.
Datensicherheit und Datenschutz
Mit der Digitalisierung von Dokumenten und Informationen erhöht sich die Notwendigkeit, die Datensicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Dies beinhaltet die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass unser digitales Archivsystem die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -bestimmungen unterstützt.
Genehmigungsarchive und spezielle Unterlagen im Facility Management erfordern besondere Aufmerksamkeit und Anpassungen an die allgemeine Archivierungsstrategie.
Hier sind einige zusätzliche Überlegungen, die wir in unsere Strategie einbeziehen:
Spezielle Klassifizierung und Organisation
Genehmigungsarchive und spezielle Unterlagen erfordern spezielle Klassifizierungssysteme. Zum Beispiel könnten Bau- und Betriebsgenehmigungen nach Projekt, Datum, Standort oder Genehmigungsstatus organisiert werden. Wir implementieren ein Klassifizierungssystem, das diese speziellen Anforderungen berücksichtigt und die schnelle und effiziente Auffindbarkeit dieser Dokumente ermöglicht.
Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen
Einige spezielle Unterlagen, wie z. B. Genehmigungen, können sensible Informationen enthalten und erfordern daher zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. Dies könnte die Verwendung von sicheren Schränken oder Räumen, erweiterte Zugangskontrollen oder sogar spezielle Verschlüsselungsmaßnahmen für digitale Dokumente beinhalten.
Compliance und Aufbewahrungsfristen
Genehmigungen und andere spezielle Unterlagen können spezifische gesetzliche Anforderungen und Aufbewahrungsfristen haben. Wir stellen sicher, dass unser Archivsystem die Einhaltung dieser Anforderungen unterstützt, indem es Funktionen wie automatische Erinnerungen an bevorstehende Ablaufdaten und die Fähigkeit, Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu löschen, bietet.
Digitale Unterstützung für Genehmigungsprozesse
Für Genehmigungsarchive kann es hilfreich sein, digitale Tools zu implementieren, die den Genehmigungsprozess unterstützen. Dies könnte ein Workflow-Management-System sein, das den Genehmigungsprozess von der Antragstellung bis zur Archivierung nachverfolgt, oder ein Dokumentenmanagement-System, das die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten unterstützt.