Strategische, organisatorische und technische Planung für eine moderne Archivbetriebsführung
Die Einrichtung eines neuen Archivstandorts – ob als Umzug, Neubau oder zentrale Zusammenführung von Altbeständen – erfordert eine systematisch geplante und dokumentierte Betriebsorganisation. Insbesondere bei der Transformation vom papierbasierten zum digitalen oder hybrid genutzten Archiv kommt dem Betriebskonzept eine Schlüsselrolle zu. Es regelt die Zuständigkeiten, Prozesse, Raumnutzung, IT-Struktur, Zugriffsrechte, Sicherheitsanforderungen und Schnittstellen zu beteiligten Stellen (z. B. Facility Management, IT, Datenschutz, Nutzerbereiche) – und stellt die Grundlage für einen rechtssicheren, nutzerfreundlichen und wirtschaftlichen Archivbetrieb dar. Ein Betriebskonzept für einen neuen Archivstandort ist mehr als eine Standortbeschreibung – es ist die operative Blaupause für die zukünftige Archivbewirtschaftung. Nur mit einer klaren Struktur, interdisziplinärer Abstimmung und vollständiger Integration in digitale und infrastrukturelle Systeme lässt sich ein Archiv heute rechtssicher, effizient und nutzerorientiert betreiben.
Facility Management spielt eine Schlüsselrolle bei der baulichen und technischen Integration, während die organisatorische Klammer durch Archivleitung, Datenschutz, IT und Organisation gesetzt wird. Das Betriebskonzept bildet die Grundlage für einen reibungslosen, nachhaltigen und steuerbaren Archivbetrieb.
