Auslagerung von Archivflächen
Facility Management: Archiv » Konzeption » Auslagerung
Die Auslagerung von Archivflächen an Dienstleister bietet Vorteile in Bezug auf Kosteneffizienz, Sicherheit und Flexibilität
Sie entlastet das Unternehmen von der Notwendigkeit, eigene Infrastrukturen zu unterhalten, und stellt gleichzeitig sicher, dass Dokumente sicher und rechtskonform aufbewahrt werden.
Jedoch müssen die langfristigen Verpflichtungen und potenziellen Risiken sorgfältig abgewogen werden. Die Wahl des richtigen Dienstleisters ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Archivierungsanforderungen erfüllt werden und der laufende Betrieb des Unternehmens nicht beeinträchtigt wird.
Externe Archivlösungen als strategischer Vorteil für betriebliche Effizienz
Reduzierte Betriebskosten
Die Verwaltung interner Archivräume kann eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen. Die Kosten umfassen nicht nur den reinen Flächenbedarf, sondern auch die Aufwendungen für Temperatur- und Feuchtigkeitskontrollen, Sicherheitsmaßnahmen und den Betrieb der IT-Infrastruktur. Facility Manager müssen diese laufenden Kosten gegen die Preise externer Archivdienstleister abwägen, die in der Regel besser skalierbare und spezialisierte Lösungen bieten.
Externe Anbieter kalkulieren in der Regel auf Basis des genutzten Speicherplatzes, was bedeutet, dass Unternehmen nur für den tatsächlich genutzten Raum bezahlen. Dies kann besonders bei Unternehmen mit stark schwankenden Archivanforderungen von Vorteil sein, da keine langfristigen Investitionen in Infrastruktur oder laufende Wartung erforderlich sind.
Optimierung der Flächennutzung
Ein weiterer zentraler wirtschaftlicher Aspekt ist die effizientere Nutzung der Betriebsfläche. Interne Archive beanspruchen oft wertvolle Flächen, die für produktivere oder gewinnbringendere Tätigkeiten genutzt werden könnten. Durch die Auslagerung von Archiven können Facility Manager die frei gewordenen Räume für andere betriebliche Funktionen wie Büroflächen, Produktionsstätten oder Kundenbereiche nutzen, was die Effizienz des gesamten Standorts erhöht.
Kapitalbindung minimieren
Interne Archive erfordern langfristige Investitionen in Infrastruktur wie Regalsysteme, Klimaanlagen und Sicherheitsmaßnahmen. Diese Ausgaben binden Kapital und führen zu langfristigen Abschreibungen. Externe Dienstleister übernehmen diese Kosten und bieten skalierbare Lösungen an, die keine hohen Anfangsinvestitionen erfordern, was zu einer besseren Liquidität und finanziellen Flexibilität führen kann.
Archivdienstleister sind auf die sichere und langfristige Aufbewahrung von Dokumenten spezialisiert und bieten in der Regel hohe Sicherheitsstandards:
Zugangskontrollsysteme: Moderne Archive setzen biometrische Zugangskontrollen, Videoüberwachung und Protokollierungssysteme ein, um den Zugang streng zu regulieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen erhalten.
Brandschutz und Wasserschutz: Spezialisierte Archive sind in der Regel mit modernen Brandschutzsystemen, Rauchmeldern und Sprinkleranlagen ausgestattet, die speziell für die Aufbewahrung von empfindlichen Dokumenten ausgelegt sind. Darüber hinaus sind sie oft gegen Wasserschäden und andere Umwelteinflüsse geschützt.
Datenschutz und Datenintegrität: Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, wie z. B. der DSGVO in der EU, ist für viele Unternehmen eine der größten Herausforderungen. Externe Dienstleister bieten spezialisierte Lösungen an, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nach strengen gesetzlichen Vorgaben verarbeitet und gespeichert werden. Regelmäßige Audits und Zertifizierungen (z. B. ISO 27001) garantieren die Einhaltung höchster Standards.
Risikominimierung
Die physische Lagerung von Dokumenten birgt Risiken, die von physischen Schäden (Brand, Wasserschäden) bis hin zu Sicherheitslücken reichen. Durch die Auslagerung an spezialisierte Dienstleister werden viele dieser Risiken auf den Anbieter übertragen, der aufgrund seiner Expertise und Infrastruktur besser in der Lage ist, mit diesen Herausforderungen umzugehen.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Einer der größten operativen Vorteile externer Archivlösungen ist ihre Skalierbarkeit. Unternehmen wachsen oder schrumpfen im Laufe der Zeit, was sich direkt auf den Bedarf an Archivraum auswirkt. Interne Lösungen erfordern oft, dass zusätzliche Infrastruktur bereitgestellt oder vorhandene Flächen umgewidmet werden. Externe Dienstleister bieten hingegen flexible Modelle, die es Unternehmen ermöglichen, den benötigten Speicherplatz schnell und unkompliziert zu erweitern oder zu reduzieren, ohne dass teure Umbauten oder zusätzliche Investitionen nötig sind.
Zugriff und Verwaltung
Dank moderner Technologien bieten viele Archivdienstleister digitale Verwaltungssysteme an, die es Unternehmen ermöglichen, auf archivierte Dokumente schnell und effizient zuzugreifen. Dabei werden physische Akten digitalisiert und in einer sicheren Online-Umgebung bereitgestellt. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mehr lange Suchzeiten in physischen Archiven verbringen müssen. Darüber hinaus ermöglichen es elektronische Verwaltungssysteme, den Verbleib und Status von Dokumenten nachzuverfolgen, was die Effizienz im Umgang mit archivierten Unterlagen erheblich steigert.
Schnelle und zuverlässige Lieferung von Archivalien
Wenn der Zugriff auf physische Dokumente erforderlich ist, bieten externe Dienstleister oft schnelle Lieferservices an. Ob per Kurier oder elektronisch, Dokumente können innerhalb weniger Stunden oder sogar Minuten zur Verfügung gestellt werden, was den Arbeitsfluss erheblich beschleunigen kann.
Abhängigkeit von Drittanbietern
Die Auslagerung von Archiven bedeutet, dass Unternehmen eine gewisse Kontrolle über ihre Dokumente abgeben. Wenn ein externer Dienstleister nicht den erwarteten Service bietet oder technische Probleme auftreten, könnte dies den Zugang zu wichtigen Unterlagen verzögern oder einschränken. Eine sorgfältige Auswahl eines vertrauenswürdigen Dienstleisters ist daher entscheidend.
Datenschutz und Compliance-Risiken
Obwohl externe Dienstleister in der Regel hohe Standards für den Datenschutz bieten, bleibt das Unternehmen letztendlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass der Dienstleister über die notwendigen Zertifikate und Audits verfügt, um die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO zu gewährleisten.
Kosten über lange Zeiträume
Während die kurzfristigen Kostenersparnisse oft offensichtlich sind, müssen Facility Manager auch die langfristigen Kosten berücksichtigen. Ein externes Archivierungssystem kann über viele Jahre hinweg teurer werden als die Investition in ein eigenes, gut optimiertes Archiv. Insbesondere langfristige Verträge sollten sorgfältig geprüft werden, um versteckte Kosten zu vermeiden.