Beschaffungs- und Einkaufszeitplan für die Archiv-Mieteranpassung
-
Phase 1: Vorbeschaffungsphase
Ziel: Vorbereitung auf die Beschaffung durch Bedarfsanalyse, Lieferantenrecherche und Budgetplanung.
-
Bedarfsanalyse:
Zusammenarbeit mit den Stakeholdern, um die spezifischen Anforderungen für den Archivraum zu verstehen, wie z. B. Speicherkapazität, Umweltkontrolle, Sicherheitsmerkmale, Büroausstattung und andere notwendige Infrastruktur.
Dokumentation aller erforderlichen Artikel und deren Spezifikationen, einschließlich Regalsysteme, Klimaanlagen, Sicherheitssysteme, Möbel, Büroausstattung und Archivmaterialien.
-
Lieferantenrecherche
Identifizierung potenzieller Lieferanten für jede erforderliche Kategorie (z. B. Regalsysteme, HVAC-Systeme, Sicherheitssysteme, Büromöbel).
Bewertung der Lieferanten basierend auf Ruf, bisherigen Projekten, Produktangeboten und Preisen.
Einholung von Informationen über Lieferzeiten, Lieferpläne und After-Sales-Unterstützung von den Lieferanten.
-
Budgetplanung
Erstellung eines detaillierten Beschaffungsbudgets, das die Kosten für jeden benötigten Artikel basierend auf Lieferantenangeboten oder Marktpreisen schätzt.
Bereitstellung eines Pufferbudgets zur Abdeckung unerwarteter Preisänderungen oder Beschaffungsverzögerungen.
Sicherstellen, dass das Beschaffungsbudget mit dem Gesamtfinanzplan des Projekts übereinstimmt.
-
Anfragen für Angebote (RFQs):
Versenden von RFQs an ausgewählte Lieferanten für die Hauptartikel, einschließlich Regalsysteme, HVAC, Sicherheitssysteme, Möbel und Büroausstattung.
Klärung von Lieferzeiten, Garantiebedingungen und Servicevereinbarungen für jede Kategorie.
Festlegung von Fristen, bis wann die Lieferanten ihre Angebote einreichen sollen.
-
Phase 2: Beschaffungsphase
Ziel: Fokus auf die Finalisierung der Spezifikationen, Auswahl der Lieferanten und Bestätigung der Details aller Beschaffungsanforderungen.
-
Klimaanlagen
Finalisierung der Spezifikationen für HVAC-Systeme, die die erforderlichen Temperatur- und Feuchtigkeitswerte im Archiv aufrechterhalten.
Sicherstellen, dass die ausgewählten HVAC-Systeme die Archivstandards erfüllen und energieeffizient sind.
Bestätigung der Lieferantendetails und Liefertermine.
-
Regalsysteme und Aufbewahrungslösungen:
Bewertung verschiedener Regalsysteme (z. B. verstellbare Regale, mobile Regale) basierend auf dem verfügbaren Raum und den Archivbedürfnissen.
Überprüfung von Aufbewahrungslösungen, die den langfristigen Erhaltungsstandards entsprechen.
Bestätigung der Lieferpläne mit den ausgewählten Lieferanten.
-
Sicherheitssysteme
Bestätigung der Spezifikationen für Sicherheitssysteme, wie Zugangskontrollen, Überwachungskameras und Alarmsysteme.
Überprüfung, dass die ausgewählten Systeme den Archivraum sichern und sensible Bereiche überwachen können.
Erhalt der endgültigen Bestätigung des Lieferanten bezüglich Liefer- und Installationszeitplänen.
-
Möbel und Einrichtungen:
Identifikation der benötigten Büromöbel wie Schreibtische, Stühle, Arbeitsstationen und Aktenschränke, wobei Ergonomie und Funktionalität gewährleistet werden.
Überprüfung, dass alle ausgewählten Möbel zum Layout und den betrieblichen Anforderungen passen.
Bestätigung der Lieferantendetails und voraussichtlichen Liefertermine.
-
Büroausstattung
Sicherstellung der Auswahl geeigneter Büroausstattung, wie Computer, Drucker und Scanner.
Sicherstellen, dass die Ausrüstung mit Archivverwaltungssystemen und anderen betrieblichen Tools kompatibel ist.
Bestätigung der Lieferzeiten.
-
Archivmaterialien
Finalisierung der Auswahl von Archivmaterialien wie säurefreie Boxen, Ordner, Etiketten und archivbeständigem Papier.
Sicherstellen, dass alle Materialien den Branchenstandards für die Aufbewahrung entsprechen.
Bestätigung der Lieferantentermine für die Lieferung.
-
Phase 3: Finalisierung der Beschaffung
Ziel: Platzierung der endgültigen Bestellungen bei den Lieferanten, Bearbeitung von Zahlungen und Bestätigung der Lieferdetails für alle Artikel.
-
Bestellbestätigung
Überprüfung aller eingegangenen RFQs und endgültige Bestellungen bei den ausgewählten Lieferanten.
Bestätigung, dass alle Artikel gemäß den erforderlichen Spezifikationen, Preisen und Zeitplänen gekauft werden.
Sicherstellen, dass alle vereinbarten Bedingungen schriftlich festgehalten werden, einschließlich Garantien, Lieferzeiten und Servicevereinbarungen.
-
Zahlungsabwicklung
Bearbeitung von Zahlungen gemäß den Vereinbarungen mit den Lieferanten.
Nachverfolgung der Zahlungspläne und Sicherstellung der Einhaltung des Gesamtbeschaffungsbudgets.
Aufbewahrung von Unterlagen zu allen Transaktionen für die Buchhaltung und zukünftige Referenz.
-
Versand- und Lieferbestätigung
Bestätigung der Versandpläne und Sicherstellung, dass alle Artikel rechtzeitig geliefert werden.
Bearbeitung etwaiger Lieferverzögerungen oder Unstimmigkeiten mit den Lieferanten.
Verfolgung des Lieferstatus und regelmäßige Information der Stakeholder.
-
Phase 4: Nach dem Einkauf
Ziel: Sicherstellen, dass alle Artikel empfangen wurden, die Bestände verwaltet und die Dokumentation für die zukünftige Nutzung ordentlich abgelegt wird.
-
Bestandsmanagement
Erstellen eines Bestandsystems zur Verfolgung des Eintreffens und Standorts aller gekauften Artikel.
Überprüfung, dass die gelieferten Artikel mit den ursprünglichen Bestellungen übereinstimmen.
Aktualisierung des Bestandsystems, sobald Artikel eingegangen sind
-
Kommunikation mit Lieferanten
Aufrechterhaltung der Kommunikation mit den Lieferanten zur Bearbeitung von Lieferproblemen, beschädigten Waren oder Unstimmigkeiten.
Zusammenarbeit mit Lieferanten zur schnellen Lösung von Beschaffungsproblemen.
-
Dokumentation und Garantien
Sicherstellen, dass alle Einkaufsdokumente (z. B. Rechnungen, Quittungen, Garantien) organisiert und für zukünftige Referenzen aufbewahrt werden.
Überprüfen, dass Garantieinformationen und After-Sales-Service-Details für künftige Bedürfnisse oder Wartungsarbeiten leicht zugänglich sind.