Archivierung von Bestandsplänen

Da Gebäude in der Regel über Jahrzehnte hinweg genutzt werden, müssen Bestandspläne langfristig aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere für Pläne, die den Brandschutz betreffen, da diese oft bis zum Abriss oder zur grundlegenden Sanierung eines Gebäudes relevant bleiben. Solche Dokumente unterliegen meist Aufbewahrungspflichten, die über viele Jahre, teilweise sogar Jahrzehnte, reichen. Die ordnungsgemäße Archivierung dieser Pläne ist deshalb von entscheidender Bedeutung.

Ein entscheidender Punkt bei der Archivierung von Bestandsplänen ist die Versionierung. Gebäude und bauliche Maßnahmen unterliegen über die Jahre hinweg häufigen Änderungen, etwa durch Umbauten, Erweiterungen oder Modernisierungen. Es ist wichtig, dass die archivierten Pläne immer den aktuellen Zustand des Gebäudes widerspiegeln und frühere Versionen dokumentiert und archiviert werden. Dies ermöglicht es, Änderungen nachzuvollziehen und im Notfall schnell auf den aktuellsten Plan zugreifen zu können.

Moderne Bestandspläne werden zunehmend digital erstellt und archiviert, wodurch sichergestellt wird, dass sie jederzeit und von verschiedenen Standorten aus zugänglich sind. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Bauwerksinformationsmodell (BIM) kann verwendet werden, um alle Bestandspläne zentral zu verwalten. Dabei sollten technische Anforderungen wie die Lesbarkeit über lange Zeiträume (Langzeitarchivierung) und der Schutz vor Datenverlust (Backup-Systeme) gewährleistet sein. Zusätzlich ist es in einigen Fällen notwendig, auch physische Kopien der Pläne zu archivieren, insbesondere wenn ältere, papierbasierte Pläne noch genutzt werden.

Bestandspläne müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass sie nach der Archivierung nicht mehr verändert werden dürfen, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden. Jede Änderung an einem Plan muss nachvollziehbar sein, insbesondere im Zusammenhang mit sicherheitsrelevanten Informationen wie Brandschutzmaßnahmen. Dies erfordert spezielle Archivierungssysteme, die Manipulationen verhindern und sicherstellen, dass frühere Versionen zugänglich bleiben.

Im Bau- und Brandschutzrecht gibt es gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Bestandsplänen. In Deutschland beispielsweise müssen Bestandspläne im Zusammenhang mit baulichen Maßnahmen häufig mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden. Vorschriften wie die Musterbauordnung (MBO) und die Landesbauordnungen (LBO) legen fest, dass bestimmte Dokumente, darunter auch Brandschutzpläne, mindestens so lange archiviert werden müssen, wie das Gebäude steht.

Die Archivierung der Bestandspläne spielt auch im Rahmen der Brandschutzdokumentation eine wesentliche Rolle. Hierzu gehören neben den Plänen auch die Protokolle regelmäßiger Prüfungen, Wartungsberichte und Nachweise über durchgeführte Brandschutzschulungen. Eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Dokumentation ist besonders wichtig, um im Falle eines Brandschutzverstoßes oder -schadens die Einhaltung der Vorschriften nachweisen zu können. Bei Inspektionen oder im Schadensfall müssen diese Pläne verfügbar sein, um Verantwortlichkeiten zu klären und zu beweisen, dass alle erforderlichen Maßnahmen umgesetzt wurden.

Da Bestandspläne sensible Informationen über das Gebäudedesign und die Sicherheitssysteme enthalten, ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff ein zentrales Anliegen. Gerade in sicherheitskritischen Bereichen wie dem Brandschutz muss der Zugang zu den Plänen strikt kontrolliert werden. Ein effektives Rechte- und Rollenkonzept in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem hilft dabei, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Pläne haben.

Viele Bestandspläne werden heute digital erstellt und verwaltet. Bei der Digitalisierung von älteren, papierbasierten Bestandsplänen ist es wichtig, auf eine hohe Qualität der Scans zu achten, um die Lesbarkeit sicherzustellen. Die Langzeitarchivierung erfordert spezielle Dateiformate, die über Jahrzehnte hinweg geöffnet und gelesen werden können, wie etwa PDF/A für Dokumente oder DWG/DXF für CAD-Dateien. Regelmäßige Überprüfungen der Dateiformate und Technologien sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Bestandspläne auch in Zukunft lesbar bleiben.

Da Bestandspläne für die Gebäudesicherheit von entscheidender Bedeutung sind, müssen Backups erstellt werden, um Datenverluste zu verhindern. Dies kann durch die Speicherung in mehreren Rechenzentren oder durch die regelmäßige Erstellung von physischen Sicherheitskopien geschehen. Ein robustes Backup- und Wiederherstellungssystem ist essenziell, um im Falle eines Systemausfalls schnell auf die Pläne zugreifen zu können.

Ein weiteres wichtiges technisches Kriterium ist die Interoperabilität zwischen verschiedenen Softwarelösungen. Da unterschiedliche Akteure (Architekten, Facility Manager, Brandschutzbeauftragte) oft mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, müssen die Bestandspläne in einem Format vorliegen, das für alle Beteiligten lesbar und bearbeitbar ist. Der Einsatz von Building Information Modeling (BIM) ermöglicht es, Pläne und Informationen in einer gemeinsamen Plattform zu verwalten, auf die alle relevanten Akteure zugreifen können.

Ein gut organisiertes Archiv für Bestandspläne erleichtert den Zugriff für regelmäßige Wartungen und Kontrollen. Besonders im Bereich des Brandschutzes, wo Inspektionen in regelmäßigen Abständen erforderlich sind, ermöglicht ein digitales Archiv den schnellen Zugriff auf relevante Pläne, sodass Wartungsarbeiten effizienter durchgeführt werden können.

Die Digitalisierung von Bestandsplänen kann langfristig Kosten einsparen, da physische Archivräume und die Verwaltung von Papierplänen wegfallen. Zudem trägt die Digitalisierung zur Nachhaltigkeit bei, da Papierverbrauch reduziert und Platz für andere Zwecke freigegeben wird.