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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Archivkonzepte mit FM begleiten

Facility Management: Archiv » Konzeption » Planungsbegleitendes FM

Integrierte FM-Unterstützung bei der Konzeption, Realisierung und Inbetriebnahme von Archivstandorten

Integrierte FM-Unterstützung bei der Konzeption, Realisierung und Inbetriebnahme von Archivstandorten

Die Errichtung oder Umnutzung von Archivflächen stellt besonders hohe Anforderungen an bauliche Struktur, technische Ausstattung, Sicherheit und Betriebsschnittstellen. Bereits in der frühen Planungsphase müssen Nutzungsanforderungen mit rechtlichen Vorgaben, Digitalisierungszielen und dem Tagesbetrieb in Einklang gebracht werden. Das planungs- und baubegleitende Facility Management (bFM) spielt dabei eine Schlüsselrolle. Es sichert die FM-taugliche, nutzerbezogene und betreibersichere Realisierung von Archivflächen – sowohl für klassische Papierarchive als auch für hybride oder digitale Archivsysteme. Das planungs- und baubegleitende Facility Management ist im Archivbau ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor. Es bringt die technischen, betrieblichen und organisatorischen Anforderungen des späteren Archivbetriebs bereits in die Planungs- und Ausführungsphasen ein – und schafft damit die Grundlage für einen reibungslosen, wirtschaftlichen und revisionssicheren Archivbetrieb.

Gerade bei hybriden Archivmodellen, in denen digitale Infrastruktur, Sicherheitstechnik und bauliche Lagerlogik zusammenspielen müssen, stellt das bFM die entscheidende Schnittstelle zwischen Vision und Funktion dar.

Zielsetzung für effizientes Archivmanagement

Zielsetzung des bFM im Archivkontext

  • Sicherstellung der Nutzungs- und Betriebsfähigkeit des Archivs ab Tag 1

  • Einhaltung archivgerechter Standards bei Raum, Technik, Sicherheit und Medien

  • Vermeidung späterer Schnittstellenkonflikte zwischen Bau, Betrieb und Archivleitung

  • Integration in Instandhaltungs-, Sicherheits- und Dokumentationssysteme

  • Optimierung von Wartungsfreundlichkeit, Reinigung, Zutritt und Flächenbewirtschaftung

Anwendungsbereiche des bFM beim Archivbau

Projektphase

Rolle des Facility Managements

Vorplanung (LPH 1–2)

Bedarfserhebung, Flächenkennwerte, Nutzungsprofile

Entwurfsplanung (LPH 3)

FM-gerechte Ausgestaltung von Raumgrößen, Klima, Zugängen

Ausführungsplanung (LPH 5)

Kontrolle auf Wartungs-, Zugangs- und FM-Eignung

Bauausführung (LPH 6–8)

Begleitung von Abnahmen, Dokumentation, Schnittstellenprüfung

Übergabe / Inbetriebnahme

Integration in CAFM, Schulung, Einbindung in Betriebssysteme

Technische und funktionale Anforderungen an Archivflächen - Raum- und Flächengestaltung

  • Flächenbedarf je Archivgut (z. B. lfm je m², Regaltypen)

  • Lastannahmen für Archivregale (Punktlasten, Deckentragfähigkeit)

  • Raumhöhen, Verkehrsflächen, Brandschottungen

  • Sichtschutz und Lichtrichtlinien (UV-empfindliche Medien)

Klimatisierung und technisches Monitoring

  • Temperatur: 16–20 °C konstant

  • Luftfeuchte: 40–60 %, keine Schwankungen

  • Klimageräte mit wartungsfreundlicher Zugänglichkeit

  • Monitoring (Sensoren, Alarme) mit Anbindung an GLT / CAFM

Brandschutz und Sicherheit

  • Rauch- und Wärmedetektion (keine Sprinkler, ggf. Inertgaslöschung)

  • Archivklassifikation (DIN EN ISO 11799, Brandabschnitte, RDA)

  • Zutrittssicherung über RFID / Karten / Schlüsselverwaltung

  • Notfallwege, Belüftungsszenarien, Brandschutzklappenprüfung

Integration in FM-Systeme - CAFM-Datenmodell

  • Raumidentifikation, Nutzungszuordnung, Klimadaten

  • Wartungskalender für HLK- und Sicherheitsanlagen

  • Prüfpflichten (z. B. Brandschutzklappen, RDA-Systeme, Notbeleuchtung)

  • Verknüpfung mit digitalen Planunterlagen (BIM → CAFM)

Betriebsrelevante Dokumentation

  • Wartungshandbücher, Bedienungsanleitungen

  • Lüftungs- und Strompläne

  • Flucht- und Rettungswegepläne archivgerecht

  • Betreiberpflichtenmatrix mit Archivbezug (z. B. Türkontrolle, Reinigung)

Schnittstellenkoordination durch das bFM

  • Klärung von Anforderungen der Archivleitung an Bauherr und Planer

  • Mitwirkung bei Auswahl geeigneter Materialien und Oberflächen

  • Begleitung von TGA-Planung: Platzierung Technikräume, Revisionsöffnungen

  • Koordination von Einlagerung, Möblierung, IT-Anbindung und Sicherheitstechnik

  • Integration des Facility Managements in Übergabeverfahren und Schulung

Beteiligung bei der Inbetriebnahme

  • Kontrolle von Funktionsfähigkeit (Zutritt, Klima, Beleuchtung, IT)

  • Einpflege aller Bestände in CAFM-System (Raumzuweisung, Nutzung, Wartung)

  • Organisation der Erstunterweisung (z. B. für Reinigung, Sicherheit, Technik)

  • Erfassung der Garantie- und Gewährleistungsfristen

  • Koordination der Archivfreigabe nach Sicherheitsprüfung

Erfolgsfaktoren für ein gelingendes bFM im Archivbau

Erfolgsfaktor

Beschreibung

Frühe FM-Einbindung

bereits ab LPH 1–2 zur Einflussnahme auf Planung

Berücksichtigung von Betriebsszenarien

Alltagstaugliche, revisionsfähige Lösungen entwickeln

Einbindung der Archivnutzung

Praxiserfahrung von Archivleitung in FM-Beratung integrieren

Interdisziplinäres Schnittstellenmanagement

Bau, Technik, Nutzer, IT und Organisation vernetzen

Integration in FM-Systeme

Automatisierte Übergabe in CAFM und Betriebssteuerung