Das Rechte- und Rollenkonzept im Kontext betrieblicher Archive ist eine zentrale Komponente des Archivmanagements
Ein effektives Rechte- und Rollenkonzept ist für die sichere und effiziente Verwaltung betrieblicher Archive unerlässlich. Es hilft, Zugriffe auf sensible Daten zu kontrollieren, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz der Dokumentenbearbeitung zu steigern. Durch eine klare Rollenverteilung und die Festlegung granularer Berechtigungen können Unternehmen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Archivdokumente erhalten und dass alle Aktionen im Archiv nachvollziehbar bleiben..
Effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten und Rollenverteilungen für sichere Archivstrukturen
Ziele eines Rechte- und Rollenkonzepts im Archivmanagement
Sicherstellung des Datenschutzes: Der Schutz sensibler Informationen, wie personenbezogene Daten, vertrauliche Geschäftsunterlagen oder rechtlich relevante Dokumente, ist eine der Hauptaufgaben eines Rechte- und Rollenkonzepts. Insbesondere in Zeiten der DSGVO ist es entscheidend, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben.
Einhaltung von Compliance und gesetzlichen Vorgaben: In vielen Branchen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen und spezifische Anforderungen an den Schutz von Dokumenten. Ein strukturiertes Rollenkonzept hilft, diese Vorgaben einzuhalten, indem es die Zugriffsrechte entsprechend regelt.
Effizienzsteigerung: Durch ein klares Rollen- und Rechtekonzept können Mitarbeiter effizienter arbeiten, da sie schnellen Zugriff auf die für ihre Arbeit relevanten Informationen haben, während andere Bereiche gesperrt bleiben.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Jede Interaktion mit dem Archiv (z. B. Zugriff, Änderungen, Löschungen) kann durch ein Rechtekonzept protokolliert und nachvollzogen werden, was bei internen Audits oder rechtlichen Prüfungen von entscheidender Bedeutung ist.
Das Rechte- und Rollenkonzept in einem Archivmanagementsystem basiert auf dem Prinzip der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC)
Dies bedeutet, dass Zugriffsrechte nicht individuell für jede Person festgelegt werden, sondern dass Benutzerrollen definiert werden, denen spezifische Rechte zugewiesen sind.
Beispiele für typische Rollen in einem betrieblichen Archiv könnten sein:
Administrator: Hat volle Zugriffsrechte auf das Archiv und ist verantwortlich für die Verwaltung der Archivstruktur, Benutzerrechte und Sicherheitseinstellungen.
Archivmanager: Kann neue Dokumente hinzufügen, Metadaten bearbeiten, bestehende Dokumente archivieren und Prozesse im Archiv überwachen. Der Archivmanager hat in der Regel umfassenden Zugriff auf die Inhalte, jedoch nicht auf alle sicherheitskritischen Funktionen.
Benutzer:Diese Rolle hat lediglich Lesezugriff auf bestimmte Dokumente oder Archive, je nach Abteilung oder Projekt, und kann diese nicht verändern oder löschen. Ein typisches Beispiel wäre ein Mitarbeiter aus der Finanzabteilung, der Zugriff auf Buchhaltungsdokumente hat.
Externer Dienstleister:Falls das Unternehmen externe Partner in das Archivierungssystem integriert, könnte diese Rolle spezifische, stark eingeschränkte Rechte beinhalten, etwa den Zugriff auf spezifische Projektdateien für einen begrenzten Zeitraum.
Zusätzlich zu den rollenbasierten Zugriffsrechten können feingranulare Berechtigungen auf Dokumentenebene vergeben werden
Dies bedeutet, dass innerhalb einer Rolle spezifische Rechte für bestimmte Dokumente oder Ordner definiert werden können.
Diese Berechtigungen umfassen häufig:
Lesen: Die Person kann Dokumente einsehen, aber keine Änderungen vornehmen.
Schreiben: Die Person kann Dokumente bearbeiten oder aktualisieren, jedoch keine neuen Dokumente hinzufügen.
Hinzufügen/Löschen: Die Person kann neue Dokumente in das Archiv hochladen oder bestehende Dokumente löschen.
Freigabe und Archivierung: Die Person kann Dokumente zur weiteren Bearbeitung freigeben oder endgültig archivieren.
Export und Druck: Berechtigung, Dokumente aus dem Archiv zu exportieren oder zu drucken, was bei sensiblen Informationen streng reglementiert sein sollte.
In vielen Unternehmen wird die Trennung von Aufgaben (SoD – Segregation of Duties) als zusätzliches Sicherheitsprinzip umgesetzt
Hierbei wird sichergestellt, dass kritische Aufgabenbereiche, wie z. B. die Archivierung und die Freigabe von Dokumenten, nicht von einer Person allein ausgeführt werden können. Dies verringert das Risiko von Fehlern, Betrug oder Missbrauch.
Ein durchdachtes Berechtigungssystem teilt das Archiv in verschiedene Kategorien oder Abteilungen ein:
Finanzdokumente: Zugriff nur für Buchhaltung, Controlling und Finanzleitung.
HR-Dokumente: Nur zugänglich für die Personalabteilung und die Geschäftsführung.
Vertragsunterlagen: Zugriff für die Rechtsabteilung und ausgewählte Führungskräfte.
Überwachung und Protokollierung
Ein weiterer wichtiger Aspekt des Rechte- und Rollenkonzepts ist die Überwachung und Protokollierung von Zugriffsaktivitäten. Jede Interaktion mit dem Archiv sollte protokolliert werden, um sicherzustellen, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann auf welche Informationen zugegriffen oder welche Änderungen vorgenommen hat. Dies ist vor allem im Zusammenhang mit Datenschutzgesetzen wie der DSGVO wichtig, die eine genaue Nachverfolgbarkeit von Änderungen und Zugriffen auf personenbezogene Daten fordert.
