Service Desk: First Level Support für betriebliche Archive

Mitarbeitende stellen regelmäßig Anfragen zur Nutzung, Lagerung oder digitalen Verfügbarkeit von Archivdokumenten. Der Service Desk unterstützt organisatorisch und technisch, ohne selbst Archivprozesse durchzuführen.

• "Wie kann ich ein Dokument aus dem Archiv anfordern?"

• "Welche Aufbewahrungsfristen gelten für bestimmte Dokumente?"

• "Wo befindet sich das betriebliche Archiv?"

• "Wie kann ich auf das digitale Archivsystem zugreifen?"

• "Welche Richtlinien gelten für die Archivierung sensibler Daten?"

• Bereitstellung von Informationen zur Archivnutzung und Zugriffsmöglichkeiten

• Verweis auf zuständige Archiveinheiten oder Fachabteilungen

• Eskalation technischer oder infrastruktureller Probleme an das Facility Management oder IT-Support

• Kommunikation von betrieblichen Archivierungsrichtlinien ohne inhaltliche Beratung

Ein Mitarbeitender fragt nach Zugriffsmöglichkeiten auf ein digitales Archiv. Der Service Desk informiert über die notwendigen Berechtigungen und verweist an die IT-Abteilung für technische Freischaltungen.

• Klare Prozesse zur Nutzung betrieblicher Archive

• Minimierung unnötiger Anfragen an das Archivpersonal

• Optimierung der digitalen und physischen Archivprozesse

Mit diesen Aufgaben sorgt der Service Desk für eine strukturierte und sichere Archivverwaltung, ohne selbst Archivierungsprozesse durchzuführen.

Viele Unternehmen setzen auf digitale Archive, um Papierdokumente effizient zu verwalten. Der Service Desk unterstützt die technische Nutzung dieser Systeme.

• "Wie scanne ich Dokumente zur Archivierung?"

• "Wie speichere ich Dokumente im digitalen Archivsystem?"

• "Welche Dokumente müssen noch in Papierform aufbewahrt werden?"

• "Wie kann ich Dokumente aus dem Archivsystem abrufen?"

• Unterstützung bei der Nutzung von Archivierungssoftware und Scansystemen

• Eskalation technischer Probleme mit Archivsystemen an die IT-Abteilung

• Bereitstellung von Informationen zu internen Archivierungsrichtlinien

• Verweis an die zuständige Fachabteilung für inhaltliche Fragen zur Digitalisierung

Ein Mitarbeitender kann ein gescanntes Dokument nicht im Archivierungssystem speichern. Der Service Desk prüft, ob ein technisches Problem vorliegt, und eskaliert es an die IT.

• Effiziente Nutzung digitaler Archivierungslösungen

• Vermeidung von Verzögerungen durch schnelle IT-Unterstützung

• Optimierung von Scan- und Speicherprozessen

Wenn Archivkapazitäten ausgelastet sind, können Dokumente in externe Lager oder digitale Archive ausgelagert werden. Der Service Desk unterstützt logistisch und organisatorisch, ohne die Auslagerung selbst durchzuführen.

• "Welche Dokumente können ausgelagert werden?"

• "Wo befindet sich das externe Archivlager?"

• "Wie beantrage ich die Auslagerung von Archivmaterial?"

• "Wie kann ich ausgelagerte Dokumente anfordern?"

• Erfassung und Weiterleitung von Anfragen zur Archiv-Auslagerung

• Verweis auf zuständige Archiveinheiten oder externe Dienstleister

• Unterstützung bei der Nachverfolgung ausgelagerter Dokumente

• Eskalation von Problemen mit externen Archiven an das Facility Management

Ein Mitarbeitender benötigt ein ausgelagertes Vertragsdokument. Der Service Desk verweist ihn an die zuständige Abteilung, die die Anforderung bearbeitet.

• Reibungslose Verwaltung ausgelagerter Dokumente

• Schnelle Eskalation bei Problemen mit Archivstandorten

• Effiziente Kommunikation zwischen internen und externen Archiven

Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist müssen fachgerecht vernichtet werden, um Datenschutz- und Compliance-Vorgaben zu erfüllen.

• "Welche Dokumente müssen vernichtet werden?"

• "Wie funktioniert die fachgerechte Entsorgung von Altarchiven?"

• "Wer ist für die Aktenvernichtung zuständig?"

• "Wie kann ich eine Vernichtung beauftragen?"

• Bereitstellung von Informationen zur Archivierungs- und Löschrichtlinie

• Weiterleitung von Anfragen zur Aktenvernichtung an die zuständige Stelle

• Eskalation von Problemen mit Schredderanlagen oder externen Dienstleistern

• Sicherstellung, dass die Dokumentenvernichtung den Datenschutzvorgaben entspricht

Ein Mitarbeitender fragt nach der fachgerechten Vernichtung sensibler Dokumente. Der Service Desk verweist ihn an die zuständige Fachabteilung oder den Aktenvernichtungsdienst.

• Sicherstellung einer datenschutzkonformen Vernichtung

• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

• Minimierung von Risiken durch falsche Archiventsorgung

Physische Archive benötigen intakte Lagerflächen, Sicherheitstechnik und funktionierende Zugriffssysteme. Der Service Desk nimmt technische und infrastrukturelle Störungen entgegen.

• Defekte Klimatisierung oder Luftfeuchtigkeitssensoren

• Probleme mit elektronischen Zugangssystemen oder Schließanlagen

• Fehlfunktionen bei Dokumentenscannern oder digitalen Archivsystemen

• Schimmelbildung oder Schädlingsbefall in physischen Archiven

• Erfassung und Eskalation technischer Probleme an das Facility Management

• Unterstützung bei IT-Problemen mit digitalen Archivsystemen

• Koordination von Wartungsarbeiten durch interne oder externe Dienstleister

Ein Mitarbeitender meldet, dass die Luftfeuchtigkeit im Archivraum zu hoch ist. Der Service Desk leitet das Problem an das Facility Management zur Wartung der Klimaanlage weiter.

• Schutz von Archivmaterial durch funktionierende Infrastruktur

• Schnelle Behebung technischer Störungen

• Optimierung der Archivverwaltung durch reibungslose Prozesse