Timeline zu Archiven bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zu Archiven bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zu Archiven im Kontext einer Standortverlagerung dient der strukturierten Planung, Sichtung, Bewertung, Digitalisierung, Verpackung und Überführung von analogen Beständen. Sie stellt sicher, dass alle archivierungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen rechtskonform, verlustfrei und bedarfsgerecht an den neuen Standort überführt oder digital verfügbar gemacht werden.
Archive bei Standortverlagerungen
Zeitplan für Planung, Umsetzung und Betrieb (2025–2027)
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April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, IT, Datenschutz, Archivverantwortliche, Geschäftsleitung
-Definition strategischer Ziele: rechtssichere Lagerung, Zugriffsschutz, Strukturtransparenz
-Abgleich mit gesetzlichen Vorgaben: GoBD, DSGVO, HGB, VStättVO, Archivrecht
-Festlegung von Archivklassen (z. B. technisches Archiv, Personalakten, Vertragsunterlagen)
-Bestimmung von Zugriffsrechten, Verantwortlichkeiten und Aufbewahrungsfristen
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Mai 2025: Start der Mitbestimmung
Verantwortlich: Facility Management, Betriebsrat, Informationsmanagement/Archivwesen
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Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme & Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)
Verantwortlich: Facility Management, Archivverantwortliche, Nutzervertretungen
-Erfassung der archivierten Medien: Akten, Pläne, technische Unterlagen, digitale Träger
-Bewertung der Lagerbedingungen: Temperatur, Feuchte, Brandschutz, Zutritt
-Ermittlung des Flächen- und Regalanforderungen je Archivtyp
-Definition eines Zielbildes: zentral, dezentral, digital, hybrid
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Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Datenschutz, Rechtsabteilung
-Erstellung technischer Anforderungen: Regalsysteme, Raumtechnik, Zugangskontrollen
-Definition von KPIs: Lagerauslastung, Zugriffszeiten, Auffindbarkeit, Prozessstabilität
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Umbau, Ausstattung, Dokumentation
-Auswahl von Spezialanbietern für Archivtechnik, Digitalisierung, Sicherheit
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September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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Dezember 2025 – März 2026: Einrichtung Pilotarchiv & Strukturtest
Verantwortlich: Facility Management, Archivbeauftragte, Technik
-Aufbau eines Musterarchivs im Neubau mit realen Anforderungen
-Test verschiedener Lagerkonzepte, Aktenpläne, Ordnungsprinzipien
-Einführung von Raumbüchern, Zugriffs- und Übergabedokumentation
-Integration von Brandschutzkonzept, Beleuchtung, Klimatisierung
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März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Facility Management, Personalentwicklung, Archivleitung
-Schulung des Personals in Ordnungssystemen, Zugriffskontrolle und Rechtsvorgaben
-Erhebung von Feedback zur Raumstruktur, Materialfluss und Auffindbarkeit
-Anpassung von Etikettierung, Regalsystematik und Lagerlogik
-Freigabe strukturierter Archivprozesse für weiteren Rollout
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Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Archivdienstleister
-Vollständiger Ausbau der Archivflächen nach Pilotfeedback
-Integration der Archivsysteme in CAFM, Raumbuch und Zuständigkeitsmatrix
-Kommunikation an alle Nutzergruppen zur richtigen Nutzung und Zugriffsmöglichkeit
-Freigabe zur operativen Nutzung mit laufender Dokumentation
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August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Datenschutz
-Evaluierung der Zugriffs- und Nutzungsstatistiken
-Feinjustierung der Archivrichtlinien, Zutrittsprotokolle, Brandschutzmaßnahmen
-Dokumentation der Lessons Learned für zukünftige Archivstandorte
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September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation
-Offizielle Freigabe der neuen Archivbereiche im Neubau
-Kommunikation der Zugriffskonzepte und Prozesse an alle Abteilungen
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Integration in Gesamtstrategie für Dokumentation, Datenschutz und Facility Services
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Laufender Betrieb der Archivräume (beide Gebäude)
-Regelmäßige Sicht- und Sicherheitskontrollen, Kontrolle von Klima- und Brandschutztechnik
-Aktualisierung der Archivierungsrichtlinien bei Rechtsänderungen
-Schulungen für berechtigte Nutzergruppen und Verwaltung von Entnahme-/Rückgabeprozessen
-Pflege der Lagerübersichten, kontinuierliche Optimierung des Ordnungs- und Suchsystems
-Integration in übergeordnete Compliance- und Facility-Management-Prozesse
