Prüfung von physischen und digitalen Archivlösungen auf Effizienz und Compliance
Die Prüfung von physischen und digitalen Archivlösungen ist entscheidend, um die Effizienz der Systeme zu gewährleisten und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Sie bildet die Grundlage für eine nachhaltige Archivierungsstrategie, die sowohl den aktuellen Anforderungen als auch zukünftigen Herausforderungen wie der Digitalisierung und steigenden Datenmengen gerecht wird. Ziel ist es, bestehende Strukturen und Prozesse detailliert zu analysieren, Schwachstellen aufzudecken und gezielte Optimierungsmaßnahmen umzusetzen. Eine solche Prüfung stellt sicher, dass Archivsysteme rechtssicher, zukunftsfähig und effizient gestaltet sind, wodurch rechtliche Risiken minimiert, Arbeitsabläufe verbessert und langfristig der Unternehmenserfolg gestützt wird.
Raumnutzung: Es wird geprüft, ob der vorhandene Platz optimal genutzt wird. Überfüllte oder schlecht organisierte Lagerstrukturen führen oft zu ineffizienten Arbeitsabläufen und einer Verschwendung wertvoller Ressourcen.
Organisation: Eine detaillierte Analyse der Ablagesysteme zeigt, ob die vorhandenen Strukturen logisch und benutzerfreundlich sind. Ziel ist es, eine klare Kategorisierung und Struktur zu schaffen, die eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten ermöglicht.
Zugänglichkeit: Die Zugänglichkeit wird dahingehend geprüft, wie schnell und einfach Mitarbeitende auf archivierte Unterlagen zugreifen können. Längere Suchzeiten oder schwer zugängliche Dokumente wirken sich negativ auf die Produktivität aus.
Digitale Archivlösungen
Benutzerfreundlichkeit: Digitale Systeme werden daraufhin untersucht, ob sie intuitiv bedienbar sind und eine effiziente Navigation sowie Suche ermöglichen. Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden sicherzustellen.
Suchfunktionen: Die Qualität der Suchfunktionen, wie Schlagwortsuchen oder Filteroptionen, wird analysiert, um sicherzustellen, dass relevante Dokumente schnell gefunden werden können.
Integration: Die Integration des digitalen Archivs in bestehende IT-Systeme, wie ERP- oder Dokumentenmanagementsysteme, wird geprüft. Ein gut integriertes System verbessert den Datenaustausch und die Effizienz der Arbeitsprozesse.
Prüfung der Compliance
Aufbewahrungsfristen: Es wird geprüft, ob physische und digitale Archive Dokumente entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archivieren und nach Ablauf der Fristen sicher löschen.
Datenschutz und Sicherheit: Die Sicherheitsmaßnahmen zur Sicherung sensibler Daten werden sowohl physisch (z. B. Zugangsbeschränkungen) als auch digital (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen) überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der DSGVO und anderer Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Revisionssicherheit: Beide Archivlösungen werden daraufhin geprüft, ob sie rechtssichere und nachvollziehbare Prozesse gewährleisten, die bei Audits oder rechtlichen Prüfungen Bestand haben.
Ergebnis der Prüfung
ie Effizienz der Archivsysteme zu steigern,
die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern,
die Compliance mit gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
