Archivflächen in Gebäuden sind ein zentraler Bestandteil der Unternehmensorganisation und Dokumentenverwaltung, da sie die Infrastruktur für die sichere und langfristige Aufbewahrung physischer Unterlagen bieten, die aus rechtlichen, geschäftlichen oder historischen Gründen erforderlich sind. Ihre sorgfältige Planung und Gestaltung gewährleisten geordnete Ablage, Schutz und langfristige Nutzbarkeit der Dokumente, während gleichzeitig Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit berücksichtigt werden. Durchdachte Archivräume ermöglichen Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, verbessern interne Prozesse und schaffen zukunftssichere Lösungen, die auf wachsende Anforderungen vorbereitet sind. Eine gezielte Optimierung dieser Flächen trägt wesentlich zur Effizienz und Sicherheit der gesamten Dokumentenverwaltung bei.
Kapazität: Die Archivflächen müssen ausreichend groß sein, um aktuelle Bestände aufzunehmen und gleichzeitig für zukünftige Erweiterungen vorbereitet zu sein. Ein sorgfältig dimensionierter Raum vermeidet Platzmangel und unnötige Kosten durch Überkapazität.
Zugänglichkeit: Dokumente sollten schnell und einfach auffindbar sein, was eine logische Organisation und klare Beschriftungssysteme erfordert. Eine effiziente Gestaltung minimiert Suchzeiten und optimiert die Arbeitsabläufe.
Die Gestaltung von Archivflächen berücksichtigt mehrere entscheidende Faktoren:
Effiziente Regalsysteme: Modular aufgebaute Regale ermöglichen eine maximale Raumausnutzung und können an unterschiedliche Dokumentengrößen angepasst werden. Mobile Regalsysteme bieten zusätzliche Flexibilität, insbesondere bei begrenztem Platzangebot.
Standortwahl: Archivräume sollten zentral gelegen, aber vor schädlichen Umwelteinflüssen wie Feuchtigkeit, Hitze oder direkter Sonneneinstrahlung geschützt sein. Diese Anforderungen minimieren das Risiko von Schäden an den Dokumenten.
Flexibilität: Zukünftige Anforderungen, wie wachsende Bestände oder Änderungen in der Archivierungsstrategie, sollten von Beginn an eingeplant werden. Flexible Layouts und anpassbare Systeme helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen.
Die Sicherheit der archivierten Unterlagen ist von höchster Priorität:
Brandschutz: Feuerfeste Materialien, Rauchmelder und automatische Löschsysteme schützen die Dokumente vor Brandschäden.
Klimakontrolle: Eine stabile Temperatur und Luftfeuchtigkeit verhindern Schäden durch Schimmelbildung, Papierverfall oder Temperaturschwankungen.
Zugriffskontrollen: Der Zugang zu den Archivräumen sollte ausschließlich autorisierten Personen gewährt werden, unterstützt durch Überwachungssysteme oder elektronische Zutrittssysteme.
