Entwicklung von Strategien zur Auslagerung von Archivbeständen in externe, zertifizierte Lagerstätten
Die Auslagerung von Archivbeständen in externe, zertifizierte Lagerstätten ist eine effektive Maßnahme, um interne Ressourcen zu optimieren, Platz zu schaffen und die Sicherheit sowie Verfügbarkeit von Dokumenten sicherzustellen. Der Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, die sich an den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den geltenden gesetzlichen Vorgaben orientiert. Wir unterstützen Unternehmen bei der Entwicklung einer umfassenden Strategie, die alle relevanten Aspekte berücksichtigt.
Die Auslagerung von Archivbeständen in externe, zertifizierte Lagerstätten ist eine nachhaltige Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, interne Ressourcen zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Mit einer durchdachten Strategie können Unternehmen Kosten senken, Sicherheitsstandards verbessern und ihre Archivierungsprozesse effizienter gestalten. Wir begleiten Sie bei der Planung und Umsetzung, um eine zukunftssichere und praktische Lösung zu realisieren.
Analyse der Archivbestände zur Optimierung der Verwaltung
Die Grundlage jeder Auslagerungsstrategie ist eine detaillierte Analyse der vorhandenen Archivbestände. Diese Analyse dient dazu, die Struktur und den Nutzen der aktuellen Bestände zu bewerten und festzulegen, welche Unterlagen ausgelagert werden können.
Dabei fokussieren wir uns auf:
Dokumententypen: Welche Dokumente eignen sich für die Auslagerung, und welche müssen aufgrund von gesetzlichen Vorschriften oder häufiger Zugriffe vor Ort verbleiben? Diese Entscheidung basiert auf der Häufigkeit der Nutzung und der Sensibilität der Unterlagen.
Aufbewahrungsfristen: Wir prüfen, ob die gesetzlichen Fristen für die Aufbewahrung erfüllt werden und legen Verfahren fest, um die Einhaltung auch nach der Auslagerung zu gewährleisten.
Sicherheitsanforderungen: Die Dokumente werden nach ihrem Schutzbedarf klassifiziert. Sensible oder personenbezogene Daten erfordern eine höhere Sicherheitsstufe, die bei der Auslagerung berücksichtigt werden muss.
Schritt 2: Anforderungen an externe Lagerstätten
Zertifizierung: Externe Anbieter müssen zertifiziert sein, z. B. gemäß ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder DIN 66399 (sichere Lagerung und Vernichtung von Dokumenten). Diese Zertifikate garantieren die Einhaltung hoher Sicherheits- und Qualitätsstandards.
Sicherheitsstandards: Lagerstätten benötigen Zugangskontrollen, Brandschutzsysteme, Klimakontrollen und Überwachungstechnologien, um die Dokumente vor physischen Schäden und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Verfügbarkeit: Eine schnelle und kontrollierte Rückführung von Dokumenten muss gewährleistet sein, um betriebliche Abläufe nicht zu behindern.
Schritt 3: Entwicklung eines maßgeschneiderten Konzepts
Prozesse und Workflows: Klare Abläufe werden definiert, um die Übergabe, Lagerung und Verwaltung der Bestände effizient zu gestalten.
Digitales Dokumentenmanagement: Ein digitales System wird implementiert, um die ausgelagerten Bestände zu überwachen und Zugriffe schnell und nachvollziehbar zu verwalten.
Regelmäßige Audits: Überprüfungen der ausgelagerten Bestände werden geplant, um Aktualität, Sicherheit und Compliance sicherzustellen.
Vorteile der Auslagerung
Platzersparnis: Interne Büro- und Lagerflächen werden entlastet und können für andere Zwecke genutzt werden.
Kosteneffizienz: Reduzierung der internen Archivierungskosten und Optimierung der langfristigen Betriebsausgaben.
Erhöhte Sicherheit: Zertifizierte Lagerstätten bieten Sicherheitsstandards, die oft über den Möglichkeiten interner Lösungen liegen.
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