Berücksichtigung von Sicherheitsanforderungen und gesetzlichen Vorgaben (DSGVO, HGB, ISO-Normen)
Die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen und gesetzlichen Vorgaben ist essenziell für jede moderne Archivierungsstrategie. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivsysteme sowohl rechtlichen als auch sicherheitstechnischen Anforderungen gerecht werden. Besonders die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und ISO-Normen stellen strenge Anforderungen an die Dokumentenverwaltung. Diese beinhalten nicht nur die sichere Speicherung von Daten, sondern auch Vorschriften zur Löschung und zum Schutz sensibler Informationen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen präzise umzusetzen, um eine rechtssichere und effiziente Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. Unsere Beratung stellt sicher, dass Ihr Archivsystem sowohl sicher als auch rechtskonform ist, Risiken minimiert und den Anforderungen interner sowie externer Prüfungen standhält. So schaffen wir eine zukunftssichere und nachhaltige Lösung, die nicht nur die gesetzliche Compliance sicherstellt, sondern auch die Effizienz und Sicherheit Ihrer Archivierungsprozesse langfristig verbessert.
Rechtliche und sicherheitsrelevante Compliance in der Archivierung
Zugriffsmanagement: Die Einführung klar definierter Zugriffsrechte stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Hierzu gehören benutzerbasierte Berechtigungen, die den Zugriff auf vertrauliche Daten steuern und dabei sicherstellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter oder Abteilungen Zugriff erhalten.
Datenverschlüsselung: Zur Sicherstellung der Datensicherheit setzen wir moderne Verschlüsselungstechnologien sowohl bei der Speicherung als auch während der Übertragung von digitalen Dokumenten ein. Dies schützt die Integrität und Vertraulichkeit der Daten, auch wenn diese über unsichere Netzwerke wie das Internet übertragen werden.
Backup-Strategien: Eine kontinuierliche Datensicherung ist erforderlich, um Dokumente vor Verlust zu schützen. Wir entwickeln und implementieren Datensicherungsprozesse, die sicherstellen, dass alle Dokumente regelmäßig gesichert werden und im Falle eines Systemausfalls oder eines Katastrophenfalls wiederhergestellt werden können.
Physische Sicherheit: Auch bei der physischen Archivierung von Dokumenten müssen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Wir unterstützen Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Schutzmaßnahmen gegen Risiken wie Diebstahl, Feuer, Wasser oder Naturkatastrophen. Hierzu gehören beispielsweise sichere Lagerräume, die mit Alarmsystemen und Brandschutzvorrichtungen ausgestattet sind.
Einhaltung der rechtlichen Vorgaben
DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Die DSGVO stellt klare Anforderungen an die Verarbeitung, Speicherung und Löschung personenbezogener Daten. Wir sorgen dafür, dass Ihre Archivsysteme alle Vorgaben einhalten, darunter die ordnungsgemäße Verwaltung von Löschfristen, die transparente Dokumentation von Datenverarbeitungsprozessen und die Sicherstellung des Schutzes sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff.
HGB (Handelsgesetzbuch): Das HGB verlangt von Unternehmen, dass sie Geschäftsunterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren und nach Ablauf dieser Fristen sicher löschen. Wir unterstützen Sie dabei, eine revisionssichere Speicherung von Dokumenten sicherzustellen und stellen sicher, dass alle relevanten Unterlagen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und gelöscht werden.
ISO-Normen: Für die Implementierung von ISO-Standards, wie der ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und der ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement), bieten wir Beratung an, um sicherzustellen, dass Ihre Archivierungsprozesse den Anforderungen der jeweiligen Normen entsprechen. Dies umfasst unter anderem die Einführung standardisierter und auditierbarer Prozesse zur Dokumentenverwaltung.
Ansatz
Systematische Umsetzung: Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Archivierungsprozesse strukturiert und methodisch so anzupassen, dass sie den geltenden Sicherheitsanforderungen und rechtlichen Vorgaben entsprechen.
Prozesse für Transparenz: Um die Nachvollziehbarkeit aller Archivierungsaktivitäten zu gewährleisten, entwickeln wir revisionssichere Prozesse. Diese ermöglichen eine vollständige Dokumentation aller Archivierungsschritte, die sowohl intern als auch extern überprüfbar sind.
Langfristige Anpassung: Gesetzliche Bestimmungen ändern sich regelmäßig. Daher bieten wir eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung Ihrer Archivsysteme, um sicherzustellen, dass diese langfristig rechts- und normkonform bleiben.
