Planung der Kombination aus physischer Archivierung, digitalem Dokumentenmanagement (DMS) und Cloud-Lösungen
Die effiziente und sichere Verwaltung von Dokumenten erfordert eine sorgfältige und präzise Planung, um physische Archivierung, digitales Dokumentenmanagement (DMS) und Cloud-Lösungen in einem integrierten System zu kombinieren. Ziel ist es, eine Lösung zu schaffen, die Verfügbarkeit, Sicherheit und rechtliche Vorgaben gleichermaßen erfüllt und dabei flexibel und skalierbar bleibt.
Effiziente Dokumentenverwaltung durch kombinierte Archivierungslösungen
Die Rolle der physischen Archivierung: Welche Dokumente müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder anderer Notwendigkeiten weiterhin physisch archiviert werden?
Einsatz eines DMS: Wie kann ein digitales Dokumentenmanagementsystem die Organisation, Zugänglichkeit und Verwaltung von Dokumenten optimieren?
Potenzial der Cloud: Welche Daten lassen sich sicher und effizient in der Cloud speichern, um Flexibilität, Skalierbarkeit und ortsunabhängigen Zugriff zu gewährleisten?
Integration der Systeme
Klare Zuständigkeiten: Festlegung, welche Dokumente physisch, digital oder in der Cloud archiviert werden, basierend auf ihren rechtlichen und organisatorischen Anforderungen.
Effiziente Workflows: Entwicklung von Prozessen, die eine reibungslose Übergabe zwischen physischer Archivierung, DMS und Cloud ermöglichen, z. B. durch die Digitalisierung physischer Dokumente.
Nahtlose Verbindungen: Schaffung von Schnittstellen zwischen den Systemen, um einen schnellen und konsistenten Zugriff auf alle relevanten Informationen zu gewährleisten.
Berücksichtigung rechtlicher und sicherheitsrelevanter Aspekte
Aufbewahrungsfristen: Sicherstellung, dass Dokumente gemäß den gesetzlichen Fristen gespeichert und nach Ablauf sicher gelöscht werden.
Datenschutz: Umsetzung strenger Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere bei der Speicherung sensibler Daten in der Cloud.
Zugriffskontrollen: Einrichtung klarer Berechtigungen und Rollen, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu regulieren.
