Archivmanagement: Betreiberpflichten, rechtliche Grundlagen und bewährte Verfahren
Das Archivmanagement ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Organisationen, da es nicht nur zur Speicherung und Verwaltung von Informationen dient, sondern auch rechtliche, geschäftliche und historische Anforderungen erfüllt. Ein gut strukturiertes Archivsystem gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, optimiert betriebliche Abläufe und minimiert Risiken im Zusammenhang mit Compliance und Datenschutz.
Ein effektives Archivmanagement ist essenziell, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, organisatorische Effizienz zu gewährleisten und Daten langfristig zu sichern. Durch die Kombination moderner Technologien, bewährter Verfahren und der Einhaltung relevanter Standards wie DIN ISO 15489 können Organisationen ihre Archivierungsprozesse optimieren und zukunftssicher gestalten.
6 Jahre: Handelsbriefe, empfangene Kopien von Geschäftsbriefen.
10 Jahre: Buchungsbelege, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse sowie Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind.
Abgabenordnung (AO)
Gemäß § 147 AO gelten steuerliche Aufbewahrungspflichten, die sich häufig mit den Regelungen des HGB überschneiden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass steuerlich relevante Unterlagen korrekt archiviert und bei Bedarf den Finanzbehörden vorgelegt werden können.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Zweckbindung: Daten dürfen nur für den definierten Zweck verarbeitet und gespeichert werden.
Löschfristen: Daten müssen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.
Datensicherheit: Es sind technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Bundesarchivgesetz (BArchG)
Das BArchG regelt die Archivierung öffentlicher Unterlagen und verpflichtet Behörden, ihre Dokumente langfristig zu sichern und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, sofern keine schützenswerten Interessen entgegenstehen.
DIN- und ISO-Standards
DIN ISO 15489 (Records Management): Diese Norm definiert Best Practices für die Erfassung, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten.
DIN ISO 30301: Richtlinien für Managementsysteme für Aufzeichnungen.
TR RESISCAN: Anforderungen an das rechtssichere Scannen von Papierdokumenten.
Ordnungsgemäße Dokumentation
Kategorisierung: Zuordnung von Unterlagen zu klar definierten Kategorien (z. B. Verträge, Rechnungen).
Metadatenverwaltung: Verwendung von Metadaten zur effizienten Suche und Nachverfolgung.
Revisionssichere Archivierung: Sicherstellung, dass Dokumente unveränderbar gespeichert werden.
Einhaltung von Aufbewahrungspflichten
Fristenmanagement: Implementierung eines Systems, das automatisch an die Löschung oder Archivierung von Dokumenten erinnert.
Archivbereinigung: Regelmäßige Überprüfung und Löschung abgelaufener Dokumente im Einklang mit rechtlichen Vorgaben.
Schutz und Sicherheit der Archivdaten
Zugriffsrechte: Einführung eines rollenbasierten Zugriffskontrollsystems.
Backups: Regelmäßige Sicherung der Archivdaten an verschiedenen Standorten.
Physische Sicherheit: Schutz vor Feuer, Wasser und anderen Risiken in Archivräumen.
Audits und Compliance-Prüfungen
Interne Audits: Überprüfung der Einhaltung von Archivierungsrichtlinien.
Externe Audits: Nachweise über die ordnungsgemäße Archivierung gegenüber Aufsichtsbehörden oder Wirtschaftsprüfern.
Digitale Archivierung
Archivsoftware: Einsatz spezialisierter Softwarelösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
Langzeitarchivierung: Speicherung in Formaten wie PDF/A, die für die langfristige Nutzung geeignet sind.
Elektronische Signaturen: Sicherstellung der Authentizität und Integrität digitaler Dokumente.
Physische Archivierung
Klimatisierte Archivräume: Schutz vor Feuchtigkeit, Hitze und Schädlingen.
Organisationssysteme: Regale, Behälter und Katalogisierungssysteme zur effizienten Verwaltung physischer Dokumente.
Hybride Archivierungsstrategien
Digitalisierung bestehender physischer Archive: Einsatz von Scanning-Technologien und OCR-Software.
Koordination zwischen digitalen und physischen Archiven: Vermeidung von Doppelarbeit und redundanter Datenspeicherung.
DIN ISO 15489 – Records Management
Authentizität: Dokumente müssen unverfälscht und nachvollziehbar sein.
Integrität: Schutz vor Änderungen und Manipulation.
Vertraulichkeit: Zugriff nur für autorisierte Personen.
Verfügbarkeit: Schneller Zugriff auf archivierte Dokumente.
TR RESISCAN
Prüfung der Originale: Sicherstellen, dass Originaldokumente in einwandfreiem Zustand sind.
Revisionssicherheit: Erstellung von digitalen Kopien, die den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Nachvollziehbare Löschung: Vernichtung der Originale nach erfolgreicher Digitalisierung.
Datenintegrität und Verschlüsselung
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Schutz sensibler Daten während der Übertragung und Speicherung.
Checksum-Technologien: Sicherstellung der Datenintegrität durch Überprüfung auf Veränderungen.
Herausforderungen im Archivmanagement
Steigende Datenmengen: Erfordern skalierbare und leistungsfähige Systeme.
Rechtliche Unsicherheiten: Häufige Änderungen in Gesetzen und Standards.
Technologische Abhängigkeiten: Risiko durch veraltete Archivsysteme oder proprietäre Software.
Lösungsansätze
Automatisierung: Einsatz von KI zur automatischen Kategorisierung und Indexierung von Dokumenten.
Cloud-Technologien: Nutzung von sicheren Cloud-Diensten zur globalen Verfügbarkeit und Skalierbarkeit.
Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Trainings zu neuen Archivierungsrichtlinien und Technologien.
