Betriebsanweisungen im Facility Management

Heben und Tragen schwerer Aktenordner, Bücher und Kartons.

Zwangshaltungen (z. B. Bücken, Strecken, Arbeiten in beengten Regalgängen).

Verwendung von Leitern oder Tritten zum Zugang zu hohen Regalböden (Absturzgefahr).

Archive sind häufig in Kellern oder abgeschirmten Räumen ohne ausreichende Belüftung untergebracht.

Gefahr von Schimmelbildung (feuchte Dokumente, mangelnde Luftzirkulation), was allergische Reaktionen oder Atemwegsbeschwerden auslösen kann.

Eventuell Staubbildung durch alte Papiere, Akten, Kartons.

Papierarchive unterliegen einer erhöhten Brandlast.

Notwendigkeit von Brandschutzkonzepten (Brandmeldeanlage, Feuerlöscher, Fluchtwege).

Oft sind Archive eng bestückt; sicheres Gehen und Rangieren kann erschwert sein.

Stolper- und Rutschgefahren durch lose Kabel, herumliegende Dokumente oder welligen Bodenbelag.

Einsatz von Scannern, Kopierern, Lampen, ggf. speziellen Entsäuerungsgeräten.

Prüfung nach DGUV Vorschrift 3 (E-Check).

In manchen Archiven (v. a. Personenakten) gelten Datenschutz- und Geheimhaltungsvorschriften. Dies ist zwar kein klassisches Arbeitsschutzthema, kann aber psychische Belastungen (Verantwortungsdruck) mit sich bringen.

Monotone Tätigkeiten, Zeitdruck, hohe Arbeitsvolumina können Stress verursachen.

Alleinarbeit in Archiven (z. B. bei Nebenzeiten oder kleinen Institutionen) kann Sicherheitsrisiken bergen (fehlende Hilfe bei Unfällen).

ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“: Mindestmaße, ausreichende Verkehrswege im Archiv.

ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge“: Brandschutz und Evakuierungskonzept müssen sichergestellt sein.

ASR A3.6 „Lüftung“: Ausreichender Luftaustausch, ggf. Klimatisierung für Archivgut und Gesundheit.

ASR A3.4 „Beleuchtung“: Ausreichend Helligkeit, um Stolpergefahren und Überlastung der Augen zu vermeiden.

Ergänzt § 5 ArbSchG zu Gefährdungen beim manuellem Heben und Tragen schwerer Lasten.

Festlegung von Gewichtsgrenzen, Arbeitsorganisation (Hebehilfen, Pausenregelung).

Beschreibt Anforderungen an Regale, Lagerbereiche und Umgang mit Lagereinrichtungen (z. B. Trittleitern, Rollregale).

Gibt Hinweise zur sicheren Benutzung und regelmäßigen Inspektion von Regalanlagen.

Landesbauordnungen, Muster-Industriebaurichtlinie (MIndBauRL), ggf. VdS-Richtlinien für Lagerung von Archivalien.

Relevanz, wenn z. B. spezielle chemische Methoden zur Dokumentenerhaltung (Entsäuerung, Desinfektion) eingesetzt werden.

Welche Tätigkeiten werden im Archiv ausgeführt (Suchen, Sortieren, Entsorgen, Digitalisieren)?

Wer nutzt das Archiv (Regelpersonal, Fremddienstleister, Besucher)?

Wie ist das Archiv aufgebaut (Raumgröße, Regalsystem, Belüftung, Brandschutz, Beleuchtung)?

Physische Gefährdungen: Manuelle Lastenhandhabung, Absturz bei Benutzung von Leitern.

Gesundheitliche Gefährdungen: Staub, mögliche Schimmelsporen, unzureichendes Klima.

Psychische Gefährdungen: Stress, monotone Arbeit, ungünstige Arbeitsorganisation.

Brandgefahr: Papierlagerung, Fluchtwege, Löschmittel.

Technisch: Optimale Regalsysteme, ergonomische Hilfsmittel (z. B. Hubtische), ausreichende Beleuchtung, Brandschutztechnik.

Organisatorisch: Schulungen (etwa richtiges Heben und Tragen), klare Wegeführung, Regelungen zur Alleinarbeit, regelmäßige Kontrolle der Raumluft und Luftfeuchtigkeit.

Personell: Persönliche Schutzausrüstung (PSA) bei Staubbelastung (z. B. Feinstaubmasken, Handschuhe), ggf. Impfangebote (z. B. gegen Tetanus), Unterweisungen.

Nach § 6 ArbSchG müssen die Ergebnisse der GBU schriftlich oder elektronisch festgehalten werden.

Bei Veränderungen (Umbau, andere Lagertechnik, neue Aufgaben) ist die GBU zu aktualisieren.

Solche Regale werden häufig zum Platzsparen eingesetzt, können jedoch Quetsch- oder Einklemmgefahren bergen.

Beachten: Technische Prüfung, sichere Bedienung und Unterweisung der Beschäftigten.

In Archiven herrschen mitunter besondere Temperatur- und Feuchtebedingungen zum Erhalt von Dokumenten. Diese können Einfluss auf das Wohlbefinden der Beschäftigten haben.

Prüfung, ob Komfortklima (Temperatur, relative Luftfeuchte, Luftaustausch) sichergestellt ist.

Regelmäßige Grundreinigung, ggf. Luftfilter, Feuchtigkeitssensoren.

Bei Verdacht auf Schimmel professionelle Begutachtung und ggf. Sanierung (TRGS 907, Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen).

Oft werden Akten gescannt, was repetitive, monotone Tätigkeiten sein können. Dazu gehört die manuelle Vorbereitung (Entklammern, Glätten).

Auch hier: Ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze, Pausenregelung, Vermeidung von Bildschirmüberlastung.

Neben dem physischen Arbeitsschutz sollte die Organisation klar regeln, wie sensible Daten geschützt und entsorgt werden (Datenschutz). Das kann indirekt auch psychische Belastungen reduzieren.

In kleineren Archiven ist oft nur eine Person tätig. Hier sollte geklärt werden, wie Erste Hilfe, Notrufe und Rettungsmaßnahmen funktionieren, wenn niemand sonst in der Nähe ist.