Gefährdungsbeurteilung für den Betrieb eines Unternehmensarchivs
Eine Gefährdungsbeurteilung dient der Identifikation, Bewertung und Minimierung von Risiken im Betrieb eines Unternehmensarchivs. Sie umfasst alle relevanten rechtlichen, organisatorischen und technischen Aspekte und definiert Maßnahmen zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit und des Schutzes von Archivgütern. Der Betrieb eines Archivs birgt verschiedene Gefahren, insbesondere im Bereich des Brandschutzes, der Ergonomie, des Klimaschutzes, der Zutrittssicherheit sowie des IT-Sicherheitsmanagements. Ziel ist es, Risiken zu minimieren und sichere Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter sowie den langfristigen Schutz der archivierten Materialien zu gewährleisten.
Die vorliegende Gefährdungsbeurteilung zeigt, dass beim Betrieb des Unternehmensarchivs zahlreiche Risiken bestehen. Durch die definierten Schutzmaßnahmen kann ein sicherer Betrieb gewährleistet werden. Die Gefährdungsbeurteilung kann bei Bedarf angepasst werden.
Arbeits- und Gesundheitsschutz im archivischen Betrieb
Der Betrieb eines Unternehmensarchivs unterliegt einer Vielzahl von gesetzlichen und normativen Vorgaben. Dazu gehören insbesondere:
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Verpflichtung zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Regelungen zur sicheren Nutzung von Arbeitsmitteln, z. B. Leitern und Regalsystemen.
Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR): Anforderungen an Arbeitsräume, Beleuchtung, Klimatisierung und Fluchtwege.
Brandschutzvorschriften nach DIN 14096: Brandschutzordnung zur Minimierung von Brandrisiken.
DGUV Vorschriften, insbesondere DGUV Regel 115-002: Vorgaben zur Lagerung und zum Transport schwerer Lasten.
DIN 6738: Anforderungen an die Langzeitarchivierung von Dokumenten.
DSGVO und BDSG: Vorschriften zum Datenschutz und zur sicheren Aufbewahrung personenbezogener Daten.
Organisation des Archivbetriebs
Ein strukturiertes Archivmanagement ist essenziell für die Sicherheit der Mitarbeiter sowie den langfristigen Erhalt der Archivgüter. Die organisatorischen Maßnahmen umfassen:
Erstellung einer Betriebsanweisung für den sicheren Umgang mit Archivmaterialien.
Festlegung der Zutrittsberechtigungen zur Vermeidung von unbefugtem Zugang.
Regelmäßige Unterweisungen für alle Archivmitarbeiter zu Brandschutz, Ergonomie und Umgang mit Archivgut.
Dokumentation aller Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung.
Gefährdung
Maßnahmen:
Brandschutz
Papier- und Archivmaterialien stellen eine hohe Brandlast dar. Elektrische Geräte und unsachgemäße Lagerung erhöhen das Risiko.
• Einhaltung der DIN 14096 (Brandschutzordnung). • Installation von Rauch- und Hitzemeldern. • Verwendung feuerfester Archivschränke für wertvolle Dokumente. • Bereitstellung von CO2-Feuerlöschern. • Regelmäßige Feuerübungen mit dem Personal.
Ergonomie und Lastenhandhabung
Heben schwerer Akten kann zu Muskel-Skelett-Erkrankungen führen.
• Bereitstellung von ergonomischen Hebehilfen. • Schulungen zur richtigen Hebetechnik. • Nutzung von Tritten und Leitern nach DGUV Vorschrift 208-016.
Raumklima und Luftqualität
Schwankende Temperaturen und hohe Luftfeuchtigkeit führen zu Schimmelbildung und Materialzerstörung.
• Installation eines Klimasystems mit Luftfeuchtigkeitskontrolle (40-60% relative Luftfeuchte, 18-22°C). • Regelmäßige Messung der Luftqualität. • Luftfilterung zur Reduktion von Staubpartikeln.
Zutrittssicherheit
Unbefugter Zutritt und Datendiebstahl.
• Zutrittskontrolle mit RFID-Chips. • Kameraüberwachung an Eingängen. • Regelmäßige Kontrolle der Zugriffsrechte.
Biologische und chemische Gefahren
Schimmelbildung und Staubbelastung.
•Einhaltung der TRBA 240 (Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen). •Verwendung von FFP2-Masken bei der Sichtung alter Bestände. •Regelmäßige Reinigung der Archivräume.
Notfallmanagement
Unvorhergesehene Ereignisse wie Wasserschäden oder Stromausfälle.
•Erstellung eines Notfallplans mit Kontaktlisten. •Bereitstellung einer Notfallausrüstung (Plastikfolien, Notstromversorgung). •Zusammenarbeit mit Feuerwehr und Versicherungen.
IT-Sicherheit
Cyberangriffe, Datenverlust.
• Tägliche Datensicherungen auf externen Servern. • Zugriffskontrolle durch personalisierte Logins. • Schulungen zum sicheren Umgang mit IT-Systemen.
Umsetzung und Kontrolle
Monatliche Sicherheitsbesprechungen.
Jährliche Auditierungen durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Dokumentation der Umsetzung und Evaluierung der Wirksamkeit.
