DocuSign

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Optimierte Vertragsverwaltung und Dokumentenabwicklung mit DocuSign

Funktionsumfang
Einsatzmöglichkeiten
Kosten/Nutzen
Integration

Elektronische Signaturen und Workflows

Digitale Signatur auf Mobilgerät

Moderne digitale Stift-Technologie ermöglicht präzise Signaturen und Datenverarbeitung auf mobilen Endgeräten.

DocuSign ermöglicht die Nutzung elektronischer Signaturen, die in vielen Ländern als rechtsverbindlich anerkannt sind. Das System bietet auch die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren, indem es Dokumente in einer festgelegten Reihenfolge an verschiedene Unterzeichner sendet. Die Plattform unterstützt die Authentifizierung der Unterzeichner und stellt sicher, dass der Signaturprozess nachvollziehbar bleibt.

Rechtskonformität

Die Plattform erfüllt internationale und regionale gesetzliche Anforderungen, darunter die eIDAS-Verordnung in der EU, die die Verwendung elektronischer Signaturen reguliert. Großunternehmen, die mit vertraulichen oder rechtlich bedeutsamen Dokumenten arbeiten, profitieren von den fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen und Audit-Trails, die alle Schritte des Signaturprozesses dokumentieren.

Datenschutz und Sicherheit

Für Unternehmen, die personenbezogene oder vertrauliche Daten verwalten, bietet DocuSign umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören End-to-End-Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Compliance mit internationalen Standards wie ISO 27001. Insbesondere in der EU stellt die DSGVO konforme Verarbeitung und Speicherung sicher.

Im Facility Management kann DocuSign in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, um papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren

Vertragsmanagement: Mietverträge, Wartungsverträge und Dienstleistungsverträge können elektronisch unterzeichnet und verwaltet werden, was die Bearbeitungszeiten verkürzt und Transparenz schafft.
Genehmigungen:Anträge und Genehmigungen für bauliche Maßnahmen oder Renovierungen können elektronisch geprüft und signiert werden, ohne dass physische Dokumente hin- und hergeschickt werden müssen.
Zertifikate und Inspektionsberichte:Im Rahmen von regelmäßigen Inspektionen oder Zertifizierungen im Facility Management können Berichte elektronisch erstellt, geprüft und unterzeichnet werden.

Kosten-Nutzen-Aspekte

Durch die Digitalisierung von Signaturprozessen und die Reduzierung papierbasierter Abläufe lassen sich in Großunternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die Kosten für Druck, Versand und physische Archivierung von Dokumenten entfallen. Zudem werden Verwaltungsaufwände gesenkt, da die Dokumentenverwaltung automatisiert abläuft.
Elektronische Signaturen beschleunigen die Abwicklung von Verträgen und Genehmigungen erheblich. Anstatt mehrere Tage oder Wochen auf physische Unterschriften zu warten, können alle beteiligten Parteien innerhalb weniger Minuten signieren, unabhängig von ihrem Standort.
Für Großunternehmen ist die Skalierbarkeit von DocuSign von Vorteil. Die Plattform kann für einzelne Abteilungen oder auf Unternehmensebene implementiert werden und ist flexibel genug, um unterschiedliche Dokumenttypen und Workflows zu unterstützen.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere im Zusammenhang mit Dokumentenarchivierung und Datenschutz, wird durch die in DocuSign integrierten Compliance-Funktionen unterstützt. Dies ist insbesondere in stark regulierten Branchen oder bei Unternehmen mit globalen Operationen ein bedeutender Vorteil.

Integration in bestehende Systeme

Unternehmen können DocuSign in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Es gibt Schnittstellen zu gängigen Plattformen wie SAP, Salesforce und Microsoft 365. Diese Integrationen ermöglichen eine Einbindung von DocuSign in bestehende Geschäftsprozesse, ohne dass umfangreiche Änderungen an den IT-Systemen vorgenommen werden müssen.