Betriebliche Dokumentenmanagementsysteme

Ein DMS kann entweder lokal (On-Premise) auf den Servern des Unternehmens installiert oder als Cloud-Lösung bereitgestellt werden. Lokale Installationen bieten mehr Kontrolle über die Daten, erfordern jedoch eine hohe IT-Infrastruktur und Wartung. Cloud-Lösungen bieten hingegen mehr Flexibilität und geringeren administrativen Aufwand, dafür sind Sicherheitsvorkehrungen für den Datenzugriff über das Internet entscheidend.

Ein DMS sollte in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden können. Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) oder E-Mail-Servern ermöglichen eine nahtlose Einbettung in bestehende Arbeitsabläufe und automatisieren die Dokumentenverarbeitung. Diese Integration vereinfacht den Dokumentenaustausch und vermeidet redundante Datenhaltung.

Ein effizientes DMS bietet leistungsfähige Suchfunktionen, die den Nutzern helfen, schnell auf Dokumente zuzugreifen. Volltextsuche sowie Filter nach Metadaten (z. B. Datum, Autor, Dokumententyp) verbessern die Effizienz und reduzieren die Zeit, die für das Finden von Dokumenten benötigt wird. OCR (Optical Character Recognition) ermöglicht zudem die Durchsuchbarkeit von eingescannten Dokumenten, indem deren Inhalte in maschinenlesbare Formate umgewandelt werden.

Ein zentrales Kriterium für Dokumentenmanagementsysteme ist die Revisionssicherheit. Das bedeutet, dass Dokumente manipulationssicher gespeichert, Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und Löschungen protokolliert werden müssen. Diese Anforderungen sind besonders wichtig, um den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere im Steuer- und Handelsrecht (z. B. GoBD in Deutschland: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), gerecht zu werden. Revisionssichere DMS gewährleisten, dass Dokumente nach ihrer Archivierung nicht mehr geändert werden können und jede Änderung nachvollziehbar ist.

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Ein DMS muss sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf personenbezogene Daten zugreifen können, und es muss möglich sein, Daten bei Bedarf zu löschen (Recht auf Vergessenwerden). Datenschutzmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails sind essenziell, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden und die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorgaben, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen (z. B. 10 Jahre für steuerliche Unterlagen in Deutschland gemäß Abgabenordnung). Ein DMS muss in der Lage sein, diese Aufbewahrungsfristen zu verwalten und sicherzustellen, dass Dokumente während der gesamten Frist zugänglich und unverändert bleiben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollte das DMS die Möglichkeit bieten, die Dokumente sicher zu löschen.

• Unveränderbarkeit:Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Dies wird häufig durch technische Maßnahmen wie WORM-Speicher (Write Once, Read Many) gewährleistet.

• Nachvollziehbarkeit:Jede Änderung oder jeder Zugriff auf ein Dokument wird lückenlos protokolliert und ist jederzeit abrufbar. Dies geschieht über Audit-Trails, die alle Interaktionen mit dem Dokument dokumentieren.

• Sicherung der Originalität:Die Originalversion eines Dokuments muss erhalten bleiben. Dabei darf das System keine unbemerkten Veränderungen zulassen, z. B. durch automatische Bearbeitungsschritte, die das Dokument verändern könnten.

DMS optimieren die Effizienz von Arbeitsabläufen durch automatisierte Workflows. Dokumente können automatisch bestimmten Benutzern zur Bearbeitung oder Freigabe zugewiesen werden. Dies ist besonders in Abteilungen wie Personalwesen, Buchhaltung und Einkauf hilfreich, wo viele Standarddokumente wie Verträge, Rechnungen oder Anträge verarbeitet werden müssen.

Ein digitales DMS reduziert den Bedarf an physischen Speicherorten und senkt die Kosten für Druck, Papier und Archivierung. Durch die Digitalisierung von Dokumenten werden nicht nur Platz- und Materialkosten eingespart, sondern auch die Zeit für die Verwaltung von Dokumenten erheblich reduziert. Dies führt langfristig zu Einsparungen in den Bereichen Logistik, Lagerhaltung und Mitarbeiteraufwand.

Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten und den einfachen, sicheren Zugriff über das Internet ermöglicht ein DMS die flexible Zusammenarbeit auch für Mitarbeiter im Homeoffice oder bei verteilten Teams. Dokumente können von verschiedenen Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden, ohne dass Konflikte entstehen, und alle Änderungen sind in Echtzeit nachvollziehbar.

DMS fördern durch die Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Ressourcen die Nachhaltigkeit in Unternehmen. Durch die digitale Archivierung und Vermeidung von Ausdruck und Versand von Dokumenten wird der ökologische Fußabdruck eines Unternehmens deutlich reduziert.