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Entscheidungsbaum

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Bei der Entscheidung über den Umgang mit betrieblichen Altakten ist die Auslagerung an externe Archivdienstleister eine Option

Bei der Entscheidung über den Umgang mit betrieblichen Altakten ist die Auslagerung an externe Archivdienstleister eine Option

Dies bietet eine Alternative zur internen physischen Lagerung oder Digitalisierung und kann je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Kosten, Platzbedarf und Zugriff auf Akten eine attraktive Lösung darstellen. Im Folgenden wird ein Entscheidungsbaum vorgestellt, der die Kosten-Nutzen-Abwägung für die Optionen physische Archivierung intern, Digitalisierung und Auslagerung an externe Archivdienstleister unter Berücksichtigung der jeweiligen Vor- und Nachteile abdeckt. Rund 50 % aller Unterlagen können vernichtet werden (Erfahrungswert). Je nach spezifischer Situation des Unternehmens kann eine Kombination aus interner Lagerung, Auslagerung und Digitalisierung für die verbleibenden Dokumente die beste Lösung sein.

Entscheidungsbaum zum Umgang mit betrieblichen Altakten

Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Akten?

  • Ja → Gehe zu Schritt 2.

  • Nein → Gehe zu Schritt 6.

Welche Art von Dokument handelt es sich?

  • Finanz-/Steuerunterlagen (Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse): Aufbewahrungsfrist nach AO und HGB: 10 Jahre → Gehe zu Schritt 3.

  • Geschäftsbriefe, Verträge, E-Mails: Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre → Gehe zu Schritt 3.

  • Lohnunterlagen, Sozialversicherungsdokumente: Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre → Gehe zu Schritt 3.

  • Personenbezogene Daten (DSGVO beachten): Nur so lange aufbewahren, wie gesetzlich notwendig oder für den Zweck erforderlich → Gehe zu Schritt 3.

  • Sonstige Unterlagen: Keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist → Gehe zu Schritt 6.

Sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen?

  • Ja → Gehe zu Schritt 4.

  • Nein → Gehe zu Schritt 5.

Besteht eine betriebliche Relevanz für die weitere Aufbewahrung?

  • Ja: Aufbewahrung ist sinnvoll aufgrund interner Anforderungen oder potenzieller rechtlicher Relevanz. → Gehe zu Schritt 5.

  • Nein: Keine betriebliche Notwendigkeit. → Gehe zu Schritt 7 (Vernichtung).

Option A: Interne physische Archivierung

  • Interne Lagerkosten: 10 bis 15 Euro pro Quadratmeter pro Monat für die Lagerung, basierend auf 1000 laufenden Metern. Das ergibt Lagerkosten von etwa 500 bis 1500 Euro pro Monat, je nach Standort und Infrastruktur.

  • Zusätzliche Kosten: Wartung, Raumheizung, Zugangskontrolle, eventuell Brandschutz und Versicherung.

  • Direkter Zugriff auf Dokumente, keine Abhängigkeit von externen Dienstleistern.

  • Kontrolle über die Archivumgebung und Sicherheit.

  • Hoher Platzbedarf und langfristige Kosten.

  • Langsame Zugriffszeiten bei großen Archivbeständen ohne optimierte Ablagesysteme.

Option B: Auslagerung an externe Archivdienstleister

  • Kosten pro laufenden Meter: Externe Dienstleister berechnen in der Regel 1 bis 2 Euro pro laufenden Meter pro Monat. Für 1000 laufende Meter bedeutet dies Kosten von 1000 bis 2000 Euro pro Monat.

  • Zusätzliche Kosten: Kosten für den Abruf von Akten oder für den Digitalisierungsservice durch den Dienstleister (je nach Häufigkeit und Umfang des Zugriffs).

  • Gesamtkosten: Jährliche Lagerkosten von 12.000 bis 24.000 Euro.

  • Entlastung der internen Lagerkapazitäten.

  • Professionelle Lagerung, inklusive Sicherheitsmaßnahmen wie Brandschutz, Klimakontrolle und Datenschutzkonformität (DSGVO).

  • Der externe Dienstleister übernimmt Verantwortung für die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Fristenüberwachung.

  • Zusätzliche Kosten für den physischen oder digitalen Zugriff auf Akten.

  • Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und den Serviceleveln des Dienstleisters (z. B. Lieferzeiten für physische Akten können mehrere Stunden oder Tage betragen).

Option C: Digitalisierung

  • Digitalisierungskosten

  • IT-Kosten: Kosten für die Einrichtung und Wartung eines digitalen Archivs (10.000 bis 50.000 Euro für Software und Implementierung).

  • Langfristige Speicherungskosten: Abhängig von der IT-Infrastruktur. Cloud-Speicherlösungen kosten in der Regel 0,01 bis 0,05 Euro pro GB pro Monat.

  • Platzersparnis: Keine physischen Lagerkosten mehr.

  • Schneller Zugriff: Digitalisierte Dokumente können sofort abgerufen werden, ideal für häufig benötigte Akten.

  • Compliance: Digitalisierung kann helfen, DSGVO-konform zu arbeiten, insbesondere bei personenbezogenen Daten.

  • Hohe Einmalkosten für die Digitalisierung.

  • Laufende IT-Wartungskosten.

  • Abhängig von der Komplexität der Dokumente (handgeschriebene Dokumente, Zeichnungen) kann die Digitalisierung schwierig und teuer werden.

Interne betriebliche Relevanz für die Aufbewahrung (z. B. historische, rechtliche, strategische Gründe)?

  • Ja: Archivierung (physisch oder digital) nach Kosten-Nutzen-Abwägung (siehe Schritt 5).

  • Nein: Keine weitere Aufbewahrung erforderlich. → Gehe zu Schritt 7 (Vernichtung).

Sichere Vernichtung der Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und wenn keine weitere Relevanz besteht

  • Vernichtungskosten liegen bei ca. 0,15 bis 0,30 Euro pro kg. Bei 1000 laufenden Metern (ca. 100 kg pro Meter) ergeben sich Vernichtungskosten von etwa 15.000 bis 30.000 Euro.

  • Reduktion von Lagerkosten und Platzbedarf.

  • Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften (DSGVO) bei personenbezogenen Daten.

  • Dokumente sind unwiderruflich vernichtet, keine Wiederherstellung möglich.

Langfristige Planung und Optimierung: Regelmäßige Überprüfung und Optimierung des Archivmanagements

  • Überwachung von Aufbewahrungsfristen:Regelmäßige Überprüfung der Altakten, um abgelaufene Dokumente zu entsorgen oder digital zu archivieren.

  • Kostensenkung:Kombination von Lösungen (z. B. teilweise Digitalisierung und teilweise Auslagerung) kann sinnvoll sein, um eine flexible und kostengünstige Langzeitarchivierung sicherzustellen.

  • Externe Anbieter vergleichen:Regelmäßige Überprüfung von Angeboten und Servicequalität externer Dienstleister, um optimale Konditionen zu gewährleisten.

Fazit: Kosten-Nutzen-Abwägung

  • Vernichtung:Soll immer dann erfolgen, wenn gesetzliche Fristen abgelaufen sind und keine betriebliche Notwendigkeit zur weiteren Aufbewahrung besteht.

  • Interne physische Lagerung:Kostengünstig in der Kurzfristperspektive, jedoch langfristig platzintensiv und ineffizient, wenn auf Akten regelmäßig zugegriffen werden muss.

  • Auslagerung an externe Archivdienstleister:Eine attraktive Lösung, wenn interne Lagerkapazitäten begrenzt sind und die Einhaltung von Compliance, Sicherheit und Aufbewahrungsfristen gewährleistet werden muss. Die monatlichen Kosten sind berechenbar, und die professionelle Lagerung reduziert das Risiko physischer Schäden. Für selten benötigte Akten ist dies eine kosteneffiziente Alternative.

  • Digitalisierung: Hohe Einmalkosten, jedoch langfristige Vorteile durch schnelleren Zugriff und Raumeinsparungen. Besonders sinnvoll, wenn auf Dokumente regelmäßig zugegriffen werden muss oder wenn die Digitalisierung rechtlich erforderlich ist (z. B. DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten).