Kalkulation: 1000 lfm Aktenordner
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Beispielkalkulation: 1000 laufende Meter (lfm) an Aktenordnern
Die hier genannten Kosten und Serviceleistungen können je nach Anbieter, Region und spezifischem Leistungsumfang variieren. Die Kalkulation zeigt typische Posten und Preisspannen, um eine erste Budgetabschätzung zu ermöglichen. Die Kalkulation für die Verarbeitung von 1000 lfm Aktenordnern in vier Kategorien (Entsorgung, externe Archivierung, Digitalisierung, interne Archivierung) hängt von zahlreichen Detailfaktoren ab, u.A. Entsorgung (50 %): ~9.500–17.000 € (einmalig), externe Archivierung (35 %): Einmalkosten (4.550–8.750 €) + laufende Gebühren (4.800–10.800 €/Jahr), Digitalisierung (5 %): 6.500–15.000 € einmalig, Interne Archivierung (10 %): 1.000–1.500 € einmalig + ~1.200 €/Jahr für Lagerfläche. Durch Gesamtpakete bei spezialisierten Dienstleistern sowie Mengenrabatte bei hohen Volumina lassen sich häufig Kostenvorteile erzielen. Eine solide Vorplanung, das Überprüfen der Aufbewahrungsfristen und das Vergleichen mehrerer Angebote ist essenziell, um ein bestmögliches Preis-Leistungs-Verhältnis zu erreichen.
Kosten, Flächenbedarf und Bearbeitungsaufwand transparent darstellen
- Grundlagen
- Aufteilung
- Fachgerechte
- Externe
- Digitalisierung
- Weiterführende
- Zusammenfassung
- Gesamthafte
- Faktoren
Grundlagen & Annahmen
1 lfm (laufender Meter) Aktenordner umfasst durchschnittlich etwa 12–15 Ordner, was je nach Verdichtung ca. 2.000–2.500 Seiten entsprechen kann.
Für Kalkulation und Praxisorientierung gehen wir von durchschnittlich 2.000 Seiten pro lfm aus.
Die Aktenordner können sensible Daten enthalten, weshalb datenschutzkonforme Verfahren (z. B. DSGVO, GoBD) notwendig sind (insbesondere bei Entsorgung und Digitalisierung).
Die Kosten setzen sich meist aus einmaligen (z. B. Sortierung, Verpackung, Transport, Initialaufwand) und laufenden (z. B. monatliche Lagergebühr, Pflege) Posten zusammen.
Fachgerechte Entsorgung (50 % = 500 lfm)
Die fachgerechte Entsorgung von Akten mit vertraulichen bzw. personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel über zertifizierte Entsorgungsunternehmen (DIN 66399, Sicherheitsstufe 3 oder höher). Dabei fallen folgende Posten an:
Vorbereitung & Verpackung
Entnahme der Ordner aus Regalen, Entfernen von Metallteilen (Hebelmechanik), Verpacken in Sicherheitsbehälter oder -säcke.
Typisch: 2–5 €/lfm.
Bei 500 lfm: 1.000–2.500 € als Orientierungswert.
Transport & Logistik
Abholung durch den Dienstleister, Sicherheitsfahrzeuge, Wiegen der Container/Säcke.
Typisch: 2–4 €/lfm je nach Entfernung, Anbieter und Häufigkeit der Abholung.
Bei 500 lfm: 1.000–2.000 €.
Vernichtung (Shreddern)
Schreddern nach DIN 66399, ggf. mit Zertifikat über vernichtetes Volumen/Gewicht.
Häufige Abrechnung: 15–25 €/lfm als Pauschale oder 0,50–1,00 €/kg (je nach Materialdichte).
Bei 500 lfm (~10–15 t Papier) kann man 7.500–12.500 € veranschlagen, wenn man pro lfm kalkuliert.
Externe Archivierung (35 % = 350 lfm)
Für die Auslagerung der Akten an einen professionellen Archivdienstleister (Offsite-Archiv) fallen einmalige und laufende Kosten an:
Einmalige Kosten - Aufbereitung und Verpackung
Sortierung, ggf. Etikettierung/Barcode, Schachteln der Aktenordner in Archivkartons.
Typisch: 10–20 €/lfm für einfache Ordnungsarbeiten und Kartonierung.
Bei 350 lfm: 3.500–7.000 €.
Gesamtkosten für Archivierung im ersten Jahr und Folgjahre
Die Gesamtkosten im ersten Jahr können somit etwa 9.350–19.550 € betragen. Für Folgjahre entfallen die hohen Einmalkosten, sodass man sich an den jährlichen 4.800–10.800 € orientiert.
Transport ins externe Archiv
Abholung vor Ort, Anlieferung, Einlagern in Regalsysteme beim Dienstleister.
Typisch: 3–5 €/lfm (Abhängig von Entfernung/Anzahl Touren).
Bei 350 lfm: 1.050–1.750 €.
Laufende Kosten (jährlich/monatlich) - Monatliche Lagergebühr
Häufig: 1–2 €/lfm/Monat, inkl. normaler Lagerung in Regalen, Klimatisierung bzw. stabile Raumtemperatur.
Bei 350 lfm: 350–700 €/Monat → 4.200–8.400 €/Jahr.
Service- und Verwaltungsgebühren
Recherche- und Zugriffsgebühr, wenn Akten angefordert werden (z. B. 5–10 € pro Vorgang).
Optional: digitaler Scan-on-demand (Aktenanforderung wird gescannt und elektronisch übermittelt).
Pauschal kann ein Dienstleister z. B. 50–200 €/Monat für Verwaltung/Access-Management berechnen.
Digitalisierung (5 % = 50 lfm)
Von den 1000 lfm werden 5 % (also 50 lfm) komplett digitalisiert. Hierfür sind verschiedene Teilschritte relevant:
Erfassung & Aufbereitung
Entnahme der Dokumente aus Ordnern (Entklammern, Entfernen von Hüllen).
Vorsortierung, Barcodierung, Indexierung.
Typisch: 0,02–0,05 €/Seite für Aufbereitung. Bei 50 lfm (Ø 2.000 Seiten/lfm) = ~100.000 Seiten.
→ 2.000–5.000 €.
Scannen
Hochgeschwindigkeitsscanner, Qualitätssicherung, Bildoptimierung.
0,03–0,08 €/Seite (je nach Farbanteil, Duplex, Format).
Bei 100.000 Seiten: 3.000–8.000 €.
OCR (Texterkennung) & Indexierung
Optional: Volltext-OCR, Metadaten/Schlagworte, Ablage in DMS (Dokumentenmanagement-System).
0,01–0,03 €/Seite.
Bei 100.000 Seiten: 1.000–3.000 €.
Weiterführende Archivierung vor Ort (10 % = 100 lfm)
Schließlich bleiben noch 100 lfm in einem internen Archiv (z. B. im Keller oder Archivraum des Unternehmens). Hierfür fallen an:
Aufbereitung & Neuordnung
Sortierung, ggf. Umbettung in archivgerechte Kartons, Beschriftung.
Typisch: 10–15 €/lfm.
Bei 100 lfm: 1.000–1.500 €.
Archivraumausstattung
Regale, Beleuchtung, Klimatisierung (falls vorgeschrieben), Sicherheitsvorkehrungen (Brandschutz).
Kosten stark abhängig von vorhandener Infrastruktur. Falls Regale etc. vorhanden sind, kann dieser Posten entfallen bzw. minimal sein.
Richtwert bei Neuanschaffung: 100–200 €/lfm für robuste Archivregale (optional).
Zusammenfassung der Teilkosten
Die folgende Tabelle fasst die voraussichtlichen Kosten je Bereich übersichtlich zusammen. Bitte beachte, dass es sich um ungefähre Spannen handelt:
Leistungsübersicht und Kostenanalyse
| Leistung | Menge | Typische Kosten (Summe) | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| Fachgerechte Entsorgung | 500 lfm (50 %) | 9.500–17.000 € (einmalig) | Zertifizierte Vernichtung (DIN 66399), inkl. Abholung, Schreddern |
| Externe Archivierung | 350 lfm (35 %) | Erstjahr: ~9.350–19.550 € (davon 4.550–8.750 € einmalig + 4.800–10.800 €/Jahr) | Langfristig v. a. jährliche Lagergebühr; Scan-on-demand optional |
| Digitalisierung | 50 lfm (5 %) | 6.500–15.000 € (einmalig) | 0,06–0,15 €/Seite inkl. OCR/Indexierung; deutlich abhängig von Farbanteil, Formaten, Umfang der Metadaten |
| Interne Archivierung (vor Ort) | 100 lfm (10 %) | Einmalig: 1.000–1.500 € Jährlich: ~1.200 € | Je nach vorhandener Infrastruktur; ggf. zusätzliche Regalkosten |
Gesamthafte Betrachtung (Beispielszenario)
Möchte man eine erste Gesamtbudget-Hausnummer (inklusive aller Einmalkosten im ersten Jahr + laufende Kosten für externe Archivierung und internes Archiv) nennen, könnte man folgende Beispielrechnung aufstellen:
Kostenübersicht für Archivierungs- und Entsorgungsdienstleistungen
Fachgerechte Entsorgung (500 lfm): 12.000 € (angenommen 24 €/lfm)
Externe Archivierung (350 lfm): Einmalig: 6.000 € (Kartonnierung, Transport)
Jährlich: 7.000 € (Lagerung, Service)
Digitalisierung (50 lfm): 10.000 € (Scan, OCR, Übergabe)
Interne Archivierung (100 lfm): Einmalig: 1.200 € (Ordnung)
Jährlich: 1.200 € (Raumkosten)
Kostenübersicht für Archivierung und Lagerung im ersten Jahr
Damit entstünden Einmalkosten (im Startjahr) von ca. 12.000 € + 6.000 € + 10.000 € + 1.200 € = 29.200 € plus die ersten Jahreskosten der externen Lagerung (~7.000 €) und des internen Archivs (1.200 €). Gesamt also rund 37.400 € für das 1. Jahr. In den Folgejahren fallen nur die laufenden Lagerkosten (extern + intern) an, also ~8.200 €/Jahr.
Wichtige Faktoren & Tipps - Vergleich mehrerer Angebote
Preise können stark schwanken – insbesondere bei großen Papiermengen gewähren Dienstleister oft Mengenrabatte.
Ein Gesamtpaket (Entsorgung + Archivierung + Digitalisierung) bei einem Anbieter kann kostengünstiger sein als Einzelaufträge.
Datenschutz & Qualität
Bei der Entsorgung und Digitalisierung sensibler Daten ist ein zertifizierter Prozess (z. B. DSGVO-konform, DIN 66399) erforderlich.
Achte auf Referenzen und Audits (z. B. ISO 27001) bei Anbietern.
Optimierte Selektion
Bevor man 50 % entsorgt und 35 % extern einlagert, lohnt sich eine gründliche Prüfung, was wirklich weiter aufbewahrt werden muss (Aufbewahrungsfristen, betrieblicher Nutzen).
Mehr Digitalisieren kann mittelfristig Kosten für externe Lagerung sparen, ist jedoch in der Anschaffung teurer.