Glossar zu Archiven und Archivorganisation im FM

Ein Aktenplan ist ein strukturiertes System, das zur Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Akten innerhalb einer Institution verwendet wird. Er legt fest, wie Dokumente zu klassifizieren sind, um eine systematische Ablage und einfache Wiederauffindbarkeit zu gewährleisten. Ein gut durchdachter Aktenplan berücksichtigt unterschiedliche Kategorien wie Sachgebiete, Projekte, Abteilungen und Rechtsvorschriften, und hilft, Ordnung und Effizienz im Dokumentenmanagement zu gewährleisten.

Archivierung bezeichnet den Prozess der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten und Daten, um ihre Verfügbarkeit und Integrität zu sichern. Dies beinhaltet sowohl die physische Aufbewahrung von Papierdokumenten in speziell dafür vorgesehenen Räumen als auch die digitale Archivierung elektronischer Daten. Archivierung stellt sicher, dass Informationen auch nach vielen Jahren noch zugänglich und nutzbar sind, sei es für rechtliche Zwecke, Forschung oder historische Dokumentation.

Eine Bestandsaufnahme im Archivkontext ist die systematische Erfassung aller vorhandenen Materialien und Dokumente. Dieser Prozess umfasst das Zählen, Beschreiben und Dokumentieren von Akten, Büchern, Dateien und anderen Archivmaterialien. Ziel ist es, einen genauen und aktuellen Überblick über den gesamten Archivbestand zu erhalten, um Lücken zu identifizieren, die Organisation zu verbessern und die Verwaltung der Archivmaterialien effizienter zu gestalten.

Die Benutzungsordnung ist ein Regelwerk, das die Bedingungen und Vorschriften für den Zugang zu und die Nutzung von Archivmaterialien festlegt. Sie definiert, wer Zugang zu den Archiven hat, welche Dokumente einsehbar sind, welche Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen gelten und wie die Materialien genutzt werden dürfen. Diese Ordnung dient dazu, sowohl die Archivmaterialien zu schützen als auch den Benutzern klare Richtlinien zu geben.

Die chronologische Ordnung ist eine Methode zur Organisation von Archivmaterialien, bei der Dokumente nach ihrem Erstellungsdatum sortiert werden. Diese Anordnung ermöglicht es, die zeitliche Entwicklung von Ereignissen, Prozessen oder Projekten nachzuvollziehen und erleichtert die Recherche von zeitbezogenen Informationen. Besonders in historischen Archiven ist diese Methode häufig anzutreffen, da sie die Kontinuität und den Verlauf von Geschichte und Entwicklungen deutlich macht.

Ein Content Management System ist eine Softwarelösung, die zur Erstellung, Verwaltung und Organisation digitaler Inhalte verwendet wird. Im Archivwesen dient ein CMS dazu, digitale Dokumente und Daten effizient zu speichern, zu organisieren und zugänglich zu machen. Es bietet Funktionen wie Versionierung, Metadatenverwaltung, Suchfunktionen und Zugriffssteuerung, die die Verwaltung großer Mengen an digitalen Informationen erleichtern und sicherstellen, dass diese langfristig verfügbar bleiben.

Datenmigration ist der Prozess des Übertragens von Daten aus einem System oder Format in ein anderes. Dies kann notwendig sein, wenn ein Archiv auf ein neues Datenverwaltungssystem umstellt oder wenn ältere digitale Formate in modernere umgewandelt werden müssen, um deren Lesbarkeit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Datenmigration erfordert sorgfältige Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen und die Integrität der Informationen gewahrt bleibt.

Digitale Archivierung bezieht sich auf die Speicherung und Verwaltung elektronischer Dokumente und Daten, um ihre Langzeitverfügbarkeit sicherzustellen. Dies umfasst die Auswahl geeigneter Speichermedien, die regelmäßige Überprüfung der Datenintegrität und die Anwendung von Standards und Best Practices zur Sicherstellung der Langzeitlesbarkeit. Digitale Archivierung ist besonders wichtig in Zeiten zunehmender Digitalisierung, um den Verlust wertvoller Informationen zu verhindern.

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Unterschrift, die zur Authentifizierung und Sicherstellung der Integrität elektronischer Dokumente verwendet wird. Sie ermöglicht es, die Identität des Unterzeichnenden zu bestätigen und sicherzustellen, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Elektronische Signaturen sind rechtlich anerkannt und spielen eine wichtige Rolle in der digitalen Kommunikation und Archivierung.

Erschließung bezeichnet den Prozess der systematischen Beschreibung und Katalogisierung von Archivmaterialien. Dies beinhaltet das Erfassen von Metadaten, die Erstellung von Inventaren und Findbüchern sowie die Bereitstellung von Suchhilfsmitteln. Ziel der Erschließung ist es, die Auffindbarkeit und Nutzung der Archivmaterialien zu erleichtern, indem klare und strukturierte Informationen über deren Inhalt und Kontext bereitgestellt werden.

Facility Management ist ein umfassendes Managementkonzept, das die effiziente Verwaltung und Pflege von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen umfasst. Im Kontext von Archiven bedeutet dies die Betreuung der physischen Räumlichkeiten, in denen Archivmaterialien aufbewahrt werden. Facility Management stellt sicher, dass diese Räumlichkeiten sicher, sauber und funktional sind, um die langfristige Erhaltung der Archivmaterialien zu gewährleisten.

Findmittel sind Werkzeuge und Hilfsmittel wie Inventare, Kataloge oder Datenbanken, die zur Suche und Identifikation von Archivmaterialien verwendet werden. Sie bieten detaillierte Informationen über die im Archiv vorhandenen Bestände und erleichtern den Benutzern das Auffinden spezifischer Dokumente. Findmittel sind unerlässlich für die effiziente Nutzung und Verwaltung von Archiven.

Ein Grundbuch ist ein amtliches Verzeichnis von Grundstücken und Immobilien, das oft wichtige historische Informationen enthält und in Archiven aufbewahrt wird. Es dokumentiert Eigentumsverhältnisse, Lasten und Rechte an Grundstücken und kann wertvolle Informationen für historische Forschungen und rechtliche Angelegenheiten liefern.

Gebäudemanagement ist der Bereich des Facility Managements, der sich mit der Wartung, Instandhaltung und Verwaltung von Gebäuden befasst, einschließlich der für die Archivierung genutzten Räumlichkeiten. Es umfasst Aufgaben wie die Überwachung der Gebäudestruktur, die Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheits- und Umweltstandards und die Bereitstellung eines geeigneten Umfelds für die Aufbewahrung von Archivmaterialien.

Ein Hybridarchiv ist ein Archiv, das sowohl physische als auch digitale Dokumente und Materialien umfasst. Diese Kombination ermöglicht es, die Vorteile beider Formate zu nutzen und sicherzustellen, dass Informationen unabhängig von ihrem ursprünglichen Format langfristig verfügbar bleiben. Hybridarchive erfordern spezielle Strategien und Systeme zur Verwaltung und Integration beider Materialtypen.

Historische Forschung ist die wissenschaftliche Untersuchung und Analyse von Archivmaterialien zur Gewinnung historischer Erkenntnisse. Forscher nutzen Archivalien, um Ereignisse, Entwicklungen und soziale Veränderungen zu studieren und zu dokumentieren. Historische Forschung trägt zur Bewahrung des kulturellen Erbes bei und hilft, ein besseres Verständnis der Vergangenheit zu erlangen.

Informationsmanagement bezeichnet den systematischen Umgang mit Informationen, einschließlich ihrer Sammlung, Organisation, Speicherung und Bereitstellung. Im Archivwesen umfasst dies die Verwaltung sowohl physischer als auch digitaler Dokumente, um sicherzustellen, dass Informationen effizient und sicher zugänglich sind. Informationsmanagement ist entscheidend für die erfolgreiche Nutzung und Erhaltung von Archivmaterialien.

Ein Inventar ist ein detailliertes Verzeichnis der im Archiv befindlichen Materialien. Es enthält Informationen über den Inhalt, den Umfang und den Standort der Bestände und dient als wichtige Grundlage für die Verwaltung und Erschließung des Archivs. Inventare erleichtern die Suche nach spezifischen Dokumenten und die Planung von Archivierungsstrategien.

Jahresberichte sind regelmäßige Berichte, die einen Überblick über die Aktivitäten, Entwicklungen und Fortschritte eines Archivs im Laufe eines Jahres geben. Sie dokumentieren wichtige Ereignisse, statistische Daten, neue Erwerbungen und Projekte. Jahresberichte dienen nicht nur der internen Kommunikation und Dokumentation, sondern auch der Transparenz gegenüber Stakeholdern und der Öffentlichkeit.

Ein Kataster ist ein amtliches Verzeichnis von Grundstücken und Immobilien, das detaillierte Informationen über Lage, Größe, Nutzung und Eigentumsverhältnisse enthält. Katasternachweise sind oft wichtige Quellen für historische und rechtliche Forschungen und werden in Archiven aufbewahrt. Sie dokumentieren Veränderungen in der Landnutzung und Eigentumsstruktur über die Zeit hinweg.

Klassifikation bezeichnet die systematische Einordnung und Kategorisierung von Archivmaterialien nach bestimmten Kriterien, um deren Verwaltung und Auffindbarkeit zu erleichtern. Dies kann nach Themen, Erstellern, Zeiträumen oder anderen relevanten Merkmalen erfolgen. Eine gut durchdachte Klassifikation hilft dabei, Ordnung im Archiv zu schaffen und die Effizienz bei der Suche nach Dokumenten zu erhöhen.

Langzeitarchivierung umfasst Maßnahmen und Verfahren zur dauerhaften Aufbewahrung und Erhaltung von Dokumenten und Daten über lange Zeiträume hinweg. Dies beinhaltet die Wahl geeigneter Speichermedien, die regelmäßige Überprüfung und Erneuerung der gespeicherten Daten sowie die Einhaltung von Standards und Best Practices. Langzeitarchivierung stellt sicher, dass Informationen auch nach Jahrzehnten oder Jahrhunderten noch zugänglich und nutzbar sind.

Leihverkehr bezeichnet den geregelten Austausch und die Ausleihe von Archivmaterialien zwischen verschiedenen Archiven und Institutionen. Dies ermöglicht den Zugang zu seltenen oder einzigartigen Dokumenten für Forschung und andere Zwecke. Der Leihverkehr erfordert klare Vereinbarungen über Verantwortlichkeiten, Bedingungen und Rückgabe der ausgeliehenen Materialien.

Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Sie beschreiben Eigenschaften wie den Inhalt, den Erstellungszeitpunkt, den Autor und die Zugriffsrechte eines Dokuments. Metadaten sind unerlässlich für die Verwaltung, Auffindbarkeit und Nutzung von Archivmaterialien, da sie Kontext und zusätzliche Informationen bereitstellen.

Mikroverfilmung ist eine Methode zur Langzeitarchivierung von Dokumenten, bei der diese auf Mikrofiches oder Mikrofilme übertragen werden. Dieses Verfahren spart Platz und erhöht die Haltbarkeit der Dokumente, da Mikrofilme sehr widerstandsfähig gegenüber Alterung und Umwelteinflüssen sind. Mikroverfilmte Dokumente können mit speziellen Lesegeräten oder durch Digitalisierung wiedergegeben werden.

Ein Nachlass ist eine Sammlung von Dokumenten und Materialien, die von einer Person hinterlassen wurden. Diese können persönliche Papiere, Korrespondenzen, Fotos und andere Aufzeichnungen umfassen. Nachlässe werden oft in Archiven aufbewahrt und bieten wertvolle Einblicke in das Leben und Werk der betreffenden Person.

Nutzungsrechte beziehen sich auf die rechtlichen Bestimmungen und Vereinbarungen, die regeln, wer und wie Archivmaterialien verwenden darf. Diese Rechte können durch Urheberrecht, Datenschutzbestimmungen oder spezifische Vereinbarungen festgelegt sein. Sie dienen dazu, sowohl die Interessen der Rechteinhaber zu schützen als auch den Benutzern klare Richtlinien für die Nutzung der Materialien zu geben.

Ein Online-Archiv ist ein digitales Archiv, das über das Internet zugänglich ist. Es ermöglicht Benutzern, von überall auf der Welt auf Archivmaterialien zuzugreifen und diese zu recherchieren. Online-Archive bieten oft umfangreiche Suchfunktionen und digitale Reproduktionen der Originaldokumente, was die Nutzung und Verbreitung von Archivmaterialien erheblich erleichtert.

Ein Ordnungsprinzip ist die zugrunde liegende Methode oder das System, nach dem Archivmaterialien organisiert und verwaltet werden. Dies kann auf verschiedenen Kriterien basieren, wie z.B. chronologischer Reihenfolge, thematischer Einordnung oder der Provenienz. Ein klares Ordnungsprinzip hilft, die Verwaltung des Archivs zu strukturieren und die Auffindbarkeit von Dokumenten zu verbessern.

Das Provenienzprinzip ist ein grundlegendes Archivprinzip, das besagt, dass Dokumente gemäß ihrer Herkunft oder Schöpfer aufbewahrt und geordnet werden sollen. Dies bedeutet, dass Materialien, die von derselben Person oder Institution erstellt wurden, zusammen aufbewahrt werden, um den ursprünglichen Kontext und die Zusammenhänge zu bewahren. Das Provenienzprinzip hilft, die Authentizität und Integrität der Archivmaterialien zu erhalten.

Physische Archivierung bezieht sich auf die Lagerung und Verwaltung von physischen Dokumenten und Materialien in einem Archiv. Dies umfasst die sichere Aufbewahrung in geeigneten Räumlichkeiten, die Schutzmaßnahmen gegen Beschädigung und Verlust sowie die Organisation der Materialien, um ihre langfristige Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Qualitätsmanagement im Archivwesen umfasst Maßnahmen und Verfahren, die zur Sicherstellung und Verbesserung der Qualität der Archivdienstleistungen und -prozesse beitragen. Dies beinhaltet die Einhaltung von Standards und Best Practices, regelmäßige Überprüfungen und Audits sowie die Schulung und Weiterbildung des Archivpersonals. Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass die Archivmaterialien effizient und sicher verwaltet werden und die Bedürfnisse der Benutzer erfüllt werden.

Quellensicherung bezieht sich auf Maßnahmen zur Identifikation, Sammlung und Bewahrung von wichtigen Dokumenten und Materialien, um deren langfristige Verfügbarkeit zu gewährleisten. Dies kann das Sammeln von Zeugnissen, die Digitalisierung von Originaldokumenten und die Erstellung von Sicherheitskopien umfassen. Quellensicherung stellt sicher, dass wertvolle Informationen nicht verloren gehen und für zukünftige Generationen erhalten bleiben.

Eine Registratur ist ein System zur Verwaltung und Organisation von aktuellen und laufenden Dokumenten und Akten innerhalb einer Organisation. Sie dient als Vorstufe zur endgültigen Archivierung und stellt sicher, dass Dokumente während ihrer aktiven Nutzung effizient und geordnet aufbewahrt werden. Registraturen helfen, den Überblick über den Dokumentenfluss zu behalten und die Arbeitsprozesse zu optimieren.

Restaurierung bezieht sich auf die fachgerechte Reparatur und Konservierung von beschädigten oder gefährdeten Archivmaterialien. Ziel ist es, den Originalzustand so weit wie möglich wiederherzustellen und die langfristige Erhaltung der Dokumente zu gewährleisten. Restaurierung kann verschiedene Techniken und Materialien umfassen, je nach Art und Zustand der zu behandelnden Objekte.

Eine Sicherheitskopie ist eine zusätzliche Kopie von wichtigen Dokumenten und Daten, die zur Sicherstellung gegen Datenverlust erstellt wird. Sicherheitskopien sind ein wesentlicher Bestandteil der Datenmanagementstrategie und helfen, Informationen im Falle von Hardwareausfällen, menschlichen Fehlern oder anderen Katastrophen wiederherzustellen.

Schriftgutverwaltung bezeichnet die systematische Verwaltung und Organisation von schriftlichen Dokumenten und Unterlagen innerhalb einer Organisation. Dies umfasst die Erstellung, Ablage, Pflege und Archivierung von Dokumenten, um deren Verfügbarkeit und Integrität sicherzustellen. Schriftgutverwaltung hilft, den Überblick über wichtige Dokumente zu behalten und deren effiziente Nutzung zu ermöglichen.

Transfer bezeichnet den Prozess der Überführung von Dokumenten und Materialien aus aktiven Ablagen in ein Archiv zur langfristigen Aufbewahrung. Dies geschieht oft, wenn Dokumente nicht mehr regelmäßig benötigt werden, aber aus rechtlichen, historischen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden müssen. Der Transferprozess stellt sicher, dass Dokumente sicher und geordnet in das Archiv überführt und dort korrekt verwaltet werden.

Ein Tonträgerarchiv ist ein Archiv, das sich auf die Sammlung und Aufbewahrung von audiovisuellen Materialien wie Tonbändern, Schallplatten und CDs spezialisiert hat. Diese Materialien dokumentieren wichtige historische, kulturelle und künstlerische Ereignisse und bieten wertvolle Einblicke in die Vergangenheit. Tonträgerarchive erfordern spezielle Lager- und Konservierungstechniken, um die langfristige Erhaltung der oft empfindlichen Materialien zu gewährleisten.

Das Urheberrecht ist ein gesetzliches Schutzrecht, das die Rechte von Schöpfern und Autoren an ihren Werken schützt. Es regelt, wer die Werke nutzen darf und unter welchen Bedingungen. Im Archivwesen ist das Urheberrecht wichtig, um sicherzustellen, dass die Rechteinhaber angemessen geschützt sind und die Nutzung von Archivmaterialien im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt.

Nutzung bezieht sich auf den gezielten Zugriff auf und die Verwendung von Archivmaterialien zu verschiedenen Zwecken, wie Forschung, Verwaltung oder rechtlichen Belangen. Die Nutzung von Archiven erfolgt oft unter bestimmten Bedingungen und kann durch Benutzungsordnungen und rechtliche Bestimmungen geregelt sein. Ziel ist es, den Zugang zu den Materialien zu ermöglichen und gleichzeitig deren Schutz und Erhaltung zu gewährleisten.

Verzeichnung bezeichnet die detaillierte Beschreibung und Katalogisierung von Archivmaterialien, um deren Verwaltung und Nutzung zu erleichtern. Dies beinhaltet das Erfassen von Metadaten, die Erstellung von Findbüchern und Katalogen sowie die Bereitstellung von Suchhilfsmitteln. Eine sorgfältige Verzeichnung verbessert die Auffindbarkeit und Zugänglichkeit der Archivmaterialien und unterstützt die effiziente Verwaltung des Archivs.

Vertraulichkeit bezieht sich auf die Sicherstellung, dass sensible und private Informationen in Archivmaterialien geschützt und nur autorisierten Personen zugänglich gemacht werden. Dies erfordert die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, um unbefugten Zugriff und Missbrauch zu verhindern. Vertraulichkeit ist entscheidend, um das Vertrauen der Benutzer zu wahren und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Wiedervorlage ist ein System zur zeitlichen Steuerung der Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten. Es stellt sicher, dass Dokumente zu bestimmten Terminen wieder vorgelegt oder bearbeitet werden, um wichtige Fristen und Anforderungen einzuhalten. Wiedervorlage hilft, den Überblick über laufende Prozesse zu behalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben oder Termine vergessen werden.

Workflow bezeichnet den definierten Ablauf von Arbeitsprozessen und Aufgaben im Rahmen der Archivverwaltung. Ein gut strukturierter Workflow stellt Effizienz und Konsistenz sicher, indem er klare Anweisungen und Zuständigkeiten festlegt. Workflows können durch den Einsatz von Softwarelösungen unterstützt werden, die die Automatisierung und Überwachung von Prozessen ermöglichen und somit die Effizienz der Archivverwaltung erhöhen.