Fachmessen im Facility-Management-Kontext

Der Bayerische Archivtag ist eine wichtige regionale Fachveranstaltung, die alle zwei Jahre in Bayern stattfindet. Er wird vom Bayerischen Staatsarchiv und dem Verband der Archivare in Bayern organisiert und wechselt den Austragungsort innerhalb Bayerns – zuletzt etwa März 2023 in Passau und kommend März 2025 in Augsburg. Jede Tagung widmet sich aktuellen Themen der Archivpraxis: 2023 stand z.B. die fortschreitende Digitalisierung der Archivarbeit im Mittelpunkt („Total digital!“), während 2025 das Motto „Archivzugang als Programm“ den Fokus auf moderne Zugänglichkeits- und Recherchekonzepte legt. Begleitend zum Archivtag finden in der Regel auch Treffen spezifischer Arbeitsgruppen statt, etwa der bayerischen Kommunalarchive, was den fachlichen Austausch auf vielfältigen Ebenen fördert.

Für Facility Manager lohnt sich ein Blick auf den Bayerischen Archivtag, da hier praxisnahe Lösungen für Archive präsentiert und diskutiert werden. So werden beispielsweise Anforderungen an Archivräume und Magazinierung in kommunalen Einrichtungen thematisiert, oder es berichten Archivleiter über Erfahrungen mit neuen digitalen Archivsystemen in der Anwendung. Die zweijährliche Tagung bietet einen kompakten Überblick über Trends im Archivwesen auf Landesebene – von analogen Beständen bis zur elektronischen Überlieferung – und zeigt, wie Archive in öffentlichen Einrichtungen effizient organisiert und gesichert werden können. (Offizieller Link: Staatliche Archive Bayerns – Bayerischer Archivtag)

Der Norddeutsche Archivtag versammelt Archivfachleute aus den norddeutschen Bundesländern, um sich über gemeinsame Herausforderungen und Lösungen auszutauschen. Ausgerichtet wird er abwechselnd von Archiven im Norden – 2025 etwa vom Staatsarchiv Bremen, das am 3.–4. Juni 2025 zum bereits 9. Norddeutschen Archivtag einlädt. Das diesjährige Rahmenthema lautet „Archive und ihre Partner – Bestandserhaltung, Erschließung und Vorsorge“. Im Fokus stehen also Fragen der Bestandserhaltung (konkret: dauerhafte Sicherung von Archivgut), der Erschließung und Nutzung von Archivalien sowie Strategien zur digitalen Überlieferungssicherung und zum Notfallmanagement (z.B. Bildung von Notfallverbünden). Diese Themenwahl spiegelt die aktuellen Anliegen vieler Archive in Küsten- und Flächenländern wider, etwa den Schutz der Bestände vor Schäden, die Digitalisierung und die Zusammenarbeit mit Partnereinrichtungen.

Für Facility Manager ist der Norddeutsche Archivtag deshalb interessant, weil dort präventiver Schutz von Archivgut und Notfallplanung intensiv behandelt werden – Punkte, die untrennbar mit baulichen und technischen Maßnahmen in Magazinräumen verbunden sind (z.B. Klimasteuerung, Brandschutzkonzepte, Katastrophenschutzpläne). Die Veranstaltung – in der Regel jährlich oder zweijährlich ausgerichtet – bietet zudem Einblick, wie Archive in unterschiedlichen norddeutschen Städten mit ihren jeweiligen räumlichen Gegebenheiten umgehen. Von Brandschutz in historischen Speicherbauten bis zur digitalen Langzeitarchivierung in verteilten Rechenzentren werden hier Lösungsansätze präsentiert, die für das Gebäudemanagement von Archiven relevant sind. (Offizieller Link: Staatsarchiv Bremen – Norddeutscher Archivtag 2025)

Die Jahrestagung der Vereinigung der Wirtschaftsarchivarinnen und -archivare (VdW) ist die wichtigste Zusammenkunft für Unternehmensarchive in Deutschland. Sie findet jährlich im Frühjahr an wechselnden Orten statt, oft bei großen Firmen, die ihr Archiv als Gastgeber präsentieren – 2025 z.B. vom 25.–27. Mai in München bei der Allianz SE und Munich Re. Die Tagung richtet sich speziell an Archivverantwortliche aus der Wirtschaft (Industrie, Banken, Versicherungen etc.) und behandelt Themen an der Schnittstelle von Archivierung und Unternehmenspraxis. 2025 steht etwa das Thema „Nachhaltigkeit, Umwelt und Klima im Unternehmensarchiv“ auf dem Programm, also wie Firmenarchive einen Beitrag zu nachhaltigem Wirtschaften leisten können. Daneben werden regelmäßig Fragen der Compliance, des Records Management und der digitalen Archivierung in Unternehmen diskutiert. Die Teilnehmerzahl ist meist begrenzt (um die 150 Personen), um intensiven Austausch zu ermöglichen.

Für Facility Manager in großen Organisationen bietet die VdW-Tagung einen fokussierten Blick darauf, wie Archivorganisation im Unternehmensumfeld funktioniert. Hier stehen etwa archivtaugliche Depotflächen in Firmengebäuden, der Schutz vertraulicher Unterlagen, aber auch moderne DMS/ECM-Lösungen für digitale Geschäftsakten im Mittelpunkt. Da viele Unternehmen vor der Herausforderung stehen, ihre analogen Altakten zu bewahren und gleichzeitig digitale Informationsflüsse zu beherrschen, vermittelt diese Tagung praxisnahe Strategien – von der lagergerechten Ausstattung von Archivräumen bis zur Integration von Archivsoftware in die IT-Landschaft. Zudem können Facility Manager von den Erfahrungen anderer Unternehmen profitieren, etwa wie ein Archivneubau als nachhaltiges „grünes Archiv“ geplant wurde oder wie aus Sicherheitsgründen Archive an externe Dienstleister ausgelagert werden. (Offizielle Website: Vereinigung der Wirtschaftsarchivare e.V.)

MUTEC (Leipzig) ist eine internationale Fachmesse rund um Museumstechnik, die alle zwei Jahre in Leipzig stattfindet und auch Archive sowie Bibliotheken anspricht. Sie wird parallel zur Messe „denkmal“ (Europas Leitmesse für Denkmalpflege) ausgerichtet und bietet eine umfassende Schau moderner Produkte und Lösungen für das Kultur- und Sammlungswesen. Im November 2024 kehrt MUTEC nach pandemiebedingter Pause zurück und ab 2026 soll sie stets im Zweijahres-Rhythmus (jeweils im Herbst der geraden Jahre) laufen. Zentrale Themen der MUTEC sind u.a. Archivierung und Digitalisierung von Kulturgut, Museumsausstattung und -technologie, Medienpräsentation sowie Sicherheits- und Klimaschutzlösungen für Ausstellungen und Depots. Die Messe zieht Fachbesucher aus Archiven, Museen, Bibliotheken und anderen Kultureinrichtungen an und kombiniert eine Ausstellung von Innovationen mit einem Vortragsprogramm.

Für Facility Manager bietet MUTEC einen einzigartigen Überblick über technische Infrastruktur für Archive und verwandte Institutionen. Die Aussteller – von Herstellern für Magazinregale, Vitrinen und Verpackungsmaterial über Anbieter von Klima- und Brandschutzanlagen bis hin zu Digitalisierungsfirmen – demonstrieren praxisnah, wie Kulturgüter optimal gelagert, geschützt und zugänglich gemacht werden können. Besonders die fachübergreifende Perspektive ist wertvoll: Ein FM-Leiter kann hier etwa lernen, welche neuen Klima-Steuerungssysteme im Museumsbereich entwickelt wurden, die sich auch im Archiv einsetzen lassen, oder wie Sicherheitstechnik in Ausstellungen heute standardisiert wird (z.B. RFID-gestützte Objektsicherung), was Rückschlüsse auf die Sicherung von Archivalien erlaubt. MUTEC dient somit als Marktplatz für innovative Archiv- und Museumstechnik und zeigt Trends, die für die bauliche und technische Ausstattung von Archiven relevant sind. (Offizielle Website: MUTEC Leipzig)

Die Konferenz „Offene Archive“ – auch bekannt als Archive 2.0 – ist ein Spezialforum, das unregelmäßig (etwa alle 2–3 Jahre) in wechselnden Städten Deutschlands stattfindet. Veranstaltet vom VdA-Arbeitskreis „Offene Archive“ in Kooperation mit lokalen Archiven, dreht sich diese Tagung um Transparenz, Digitalisierung und Teilhabe im Archivwesen. So kamen im Juni 2024 in Münster Archivprofis und Interessierte zusammen, um unter dem Motto „K(ann) I(ch)? – Künstliche Intelligenz, Innovationen und Offenheit im Archiv“ über die Zukunftsthemen KI und offene Archive zu diskutieren. Auch frühere Konferenzen (z.B. 2022 in Koblenz) griffen Schwerpunkte wie Öffentlichkeitsarbeit, Social Media, Citizen Science oder neue Formen der Vermittlung auf. Ein besonderes Format ist das ArchivCamp, ein Barcamp innerhalb der Konferenz, bei dem die Teilnehmer spontane Beiträge und Workshops einbringen können. Dieses offene Konzept fördert den kreativen Austausch über Innovationsprojekte und unkonventionelle Ideen im Archivbereich.

Für Facility Manager mag „Offene Archive“ auf den ersten Blick weniger unmittelbar mit Gebäudemanagement zu tun haben, doch die vermittelten Inhalte sind im Kontext moderner Archivorganisation durchaus relevant. Die Konferenz zeigt, wie Archive im digitalen Zeitalter agieren, um Nutzerzugang und Partizipation zu verbessern – etwa durch Webportale, digitale Lesesäle oder Kooperationen mit Communities. Daraus lassen sich Anforderungen an die IT-Infrastruktur und räumliche Ausstattung von Archiven ableiten (Stichwort: Digitalisierungswerkstätten und nutzerfreundliche Aktensäle). Zudem sensibilisiert „Offene Archive“ für den kulturellen Auftrag von Archiven, was Facility Manager in öffentlichen Einrichtungen bei Entscheidungen über Öffnungszeiten, Besucherservice oder Sicherheitskonzepte berücksichtigen können. Insgesamt fungiert diese innovative Tagung als Ideenschmiede, um Archive offener, digitaler und besucherorientierter zu gestalten – Aspekte, die langfristig auch die räumliche Organisation von Archiven beeinflussen. (Offizieller Blog: Archive 2.0 – Offene Archive)