Die Rolle von Verbänden für Archive im FM
In Unternehmen umfasst das „Archiv“ im Facility Management (FM) alle wichtigen Gebäude- und Betriebsdokumente – von Bauplänen über Wartungsnachweise bis zu Verträgen. Ein gut organisiertes FM-Archiv ist entscheidend, um Prozesse effizient zu gestalten und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Dennoch wird Dokumentation in der Praxis oft stiefmütterlich behandelt und als „lästiges Übel“ betrachtet. Die Folgen sind unstrukturierte Ablagen, in denen Informationen später nur schwer auffindbar sind. Hier kommen Branchenverbände ins Spiel: Sie entwickeln Standards und bieten Unterstützung, damit FM-Abteilungen ihre Archivierungsaufgaben professionell, rechtskonform und effektiv bewältigen können.
GEFMA e.V. – Deutscher Verband für Facility Management
Zweck der Organisation: GEFMA (German Facility Management Association) ist der führende Fachverband für Facility Management in Deutschland. Seit 1989 definiert er Standards, Richtlinien und Best Practices für die FM-Branche. Beispielsweise publiziert GEFMA mit der Richtlinienreihe 198 ein Rahmenwerk für FM-Dokumentation, das die Erfüllung der Betreiberpflichten und eine einheitliche Ablagestruktur unterstützt. Als Netzwerk von über 1.000 Mitgliedern – von Dienstleistern bis Großunternehmen – fördert GEFMA den Wissensaustausch zwischen Praxis und Wissenschaft. Durch Zertifizierungen (z. B. für CAFM-Software oder FM-Studiengänge) und Facharbeitskreise treibt der Verband die Professionalisierung des Facility Managements kontinuierlich voran.
Rolle für Archiv im FM:
GEFMA setzt Maßstäbe für strukturierte FM-Dokumentation und betont die Wichtigkeit eines systematischen Archivs, etwa durch die Richtlinie GEFMA 198 zur FM-Dokumentation. Auch neue Leitfäden (z. B. GEFMA 922) zielen darauf ab, digitale Daten und Dokumente künftig im FM verfügbar und archivierungsfähig zu halten.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Bietet Schulungen, Zertifikatslehrgänge und Weiterbildungen für FM-Fachkräfte (z. B. Certified Facility Manager), um professionelles Dokumentations- und Informationsmanagement zu erlernen.
Stellt praxisnahe Richtlinien und Arbeitshilfen bereit (z. B. Leitfäden zur Betreiberverantwortung oder CAFM-Standards), die als Werkzeuge für ein rechtskonformes Archivieren dienen.
Vernetzt die Branche durch Konferenzen, Arbeitskreise und Networking-Events, auf denen FM-Verantwortliche Erfahrungen austauschen und aktuelle Entwicklungen – etwa im digitalen Dokumentenmanagement – diskutieren können.
Offizieller Weblink: GEFMA e.V.
RealFM e.V. – Berufsverband für Real Estate und Facility Manager
Zweck der Organisation: RealFM e.V. ist eine unabhängige, branchenübergreifende Plattform für Verantwortliche im Real Estate und Facility Management in Deutschland. Der Verband fördert die Integration von Immobilienmanagement und FM-Betrieb, um Effizienzgewinne über den gesamten Gebäudelebenszyklus zu erzielen. RealFM treibt Innovationen voran – etwa in den Bereichen Building Information Modeling (BIM) und nachhaltiges Gebäudemanagement – und entwickelt gemeinsame Methoden und Standards für FM-Prozesse. Ein Schwerpunkt liegt auf der beruflichen Weiterbildung: Durch Arbeitskreise, Fachpublikationen und Kooperationen (u. a. mit internationalen Partnern) professionalisiert RealFM die FM-Branche und bereitet sie auf Zukunftsthemen vor. Insgesamt versteht sich RealFM als Impulsgeber für ein modernes Facility Management, das strategisches Asset Management mit operativer Exzellenz vereint.
Rolle für Archiv im FM:
RealFM leistet einen Beitrag zur Optimierung von FM-Archiven, indem der Verband Guidelines und Modelle für den digitalen Informationsaustausch entwickelt. So hat RealFM etwa den BIM2FM-Leitfaden initiiert, der den nahtlosen Übergang von digitalen Baudokumenten in das FM-Archiv regelt. Damit wird sichergestellt, dass bereits in der Planungs- und Bauphase erzeugte Daten (Pläne, Anlagendokumentationen etc.) strukturiert an FM-Abteilungen übergeben und dort dauerhaft verfügbar gehalten werden.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Führt Schulungen und Seminare zu aktuellen FM-Themen durch (z. B. BIM im FM, Benchmarking), um Mitarbeiter für moderne Dokumentationsprozesse und Tools zu qualifizieren.
Organisiert Netzwerk-Veranstaltungen, Workshops und Foren, die den Wissenstransfer erleichtern – FM-Verantwortliche können sich hier über Best Practices der Archivierung, digitale Lösungen oder Compliance-Anforderungen austauschen.
Erarbeitet Leitfäden, Whitepapers und Kennzahlenberichte (z. B. den fm.benchmarking Bericht) als Orientierungshilfen – diese Publikationen enthalten oft Standards für Dokumentation und Archivierung, an denen sich FM-Abteilungen bei der Strukturierung ihrer Unterlagen orientieren können.
Offizieller Weblink: RealFM e.V.
CAFM RING e.V. – Verband für Digitalisierung im Immobilienbetrieb
Zweck der Organisation: CAFM RING e.V. ist der deutsche Branchenverband für die Digitalisierung im Immobilienbetrieb. Er vereint CAFM-Softwareanbieter, Berater und Anwender mit dem Ziel, einheitliche Standards für Computer Aided Facility Management (CAFM) zu schaffen. Bekannt ist der Verband vor allem für die Entwicklung von CAFM-Connect, einer herstellerneutralen Datenschnittstelle, die den Austausch von alphanumerischen Gebäudedaten zwischen verschiedenen FM-Systemen ermöglicht. Dieses Standard-Datenmodell – angelehnt an DIN 276 – sorgt dafür, dass digitale Gebäudepläne, Wartungsdaten und Inventarinformationen systemübergreifend konsistent bleiben und im FM-Archiv zentral nutzbar sind. Darüber hinaus engagiert sich der CAFM RING in der Förderung von Qualitätsstandards, Schulungen und Wissensaustausch im Bereich FM-IT. So trägt der Verband dazu bei, dass FM-Abteilungen moderne digitale Werkzeuge effektiv einsetzen und ihre Dokumente revisionssicher elektronisch verwalten können.
Rolle für Archiv im FM:
Der CAFM RING definiert technische Standards, damit FM-Daten und -Dokumente digital strukturiert abgelegt werden können. Mit CAFM-Connect stellt der Verband ein offenes Austauschformat bereit, durch das wichtige Bestandsdaten (z. B. Flächen, Anlagen, Wartungstermine) nahtlos zwischen Softwarelösungen übertragen und im jeweiligen Archiv aktuell gehalten werden. Dies reduziert Insellösungen und verhindert Datenverluste beim Wechsel von Systemen oder Dienstleistern.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Entwickelt und aktualisiert Branchenstandards (z. B. Datenmodelle, Schnittstellen), die FM-Abteilungen als Werkzeug für ein strukturiertes Informationsmanagement dienen.
Fördert Weiterbildung und Schulung rund um CAFM und digitale Archivierung – etwa durch Webinare, Fachartikel oder Kooperationen mit Bildungsträgern – damit FM-Teams technische Kompetenzen aufbauen.
Ermöglicht den Wissensaustausch in der FM-IT-Community, z. B. via Arbeitsgruppen, Konferenzen (wie dem CAFM-Forum) oder Kooperationen mit Initiativen wie buildingSMART. Dies hilft FM-Verantwortlichen, von Pilotprojekten und Best Practices im digitalen Dokumentenmanagement zu lernen.
Offizieller Weblink: CAFM RING e.V.
VDI e.V. – Verein Deutscher Ingenieure (Facility-Management-Normen)
Zweck der Organisation: Der VDI ist zwar primär der größte technische Ingenieurverband Deutschlands, aber auch im Facility Management spielt er eine wichtige Rolle. Durch seine Richtlinien und Normen setzt der VDI Standards für das technische Gebäudemanagement und die Betriebsorganisation. Insbesondere liefert der VDI Vorgaben, wie technische Dokumentationen zu erstellen und vorzuhalten sind – ein Beispiel ist die Richtlinie VDI 6026, die detailliert den Inhalt von Planungs-, Ausführungs- und Revisionsunterlagen für die Gebäudetechnik beschreibt. Mit VDI 6026 Blatt 1.1 wurden diese Dokumentationsinhalte sogar gezielt auf die Anforderungen des Facility Managements zugeschnitten. Solche Normungen sorgen dafür, dass Anlagenhandbücher, Wartungspläne und technische Zeichnungen einheitlich strukturiert und damit archivierungsfreundlich vorliegen. Neben Normgebungsarbeit bietet der VDI Fachkonferenzen, Publikationen und Weiterbildungsprogramme an, damit FM-Verantwortliche über aktuelle technische Entwicklungen (z. B. neue Vorschriften oder Digitalisierungstrends) informiert sind und ihre Archivierungsprozesse daran anpassen können.
Rolle für Archiv im FM:
Als Normungsinstitut stellt der VDI sicher, dass technische Unterlagen FM-gerecht dokumentiert und archiviert werden. Durch Richtlinien wie VDI 6026 erhalten FM-Abteilungen klare Vorgaben, welche Dokumente im Lebenszyklus einer Anlage benötigt werden und wie diese aufzubereiten sind. Damit wird verhindert, dass wichtige technische Informationen in unübersichtlichen Aktenordnern oder Dateisammlungen verloren gehen.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Veröffentlicht Richtlinien und Standards (z. B. VDI 3810 zur Betreiberorganisation, VDI 6026 zur Dokumentation), die als Leitfaden für die strukturierte Ablage von Dokumenten dienen und Rechtssicherheit bieten.
Bietet Schulungen, Zertifikate und Fachtagungen im Bereich Facility Management an (oft über die VDI Wissensforum GmbH), damit FM-Manager und Techniker die normgerechte Dokumentation sowie neueste Techniken (etwa digitale Planspeicher) kennenlernen.
Unterhält Fachgremien und Netzwerke im Themenfeld „Building Management“, in denen Praktiker und Experten Best Practices austauschen – etwa zur Digitalisierung von Archiven, zur Anwendung neuer gesetzlicher Vorgaben oder zu Qualitätssicherungsmethoden im Dokumentenmanagement.
Offizieller Weblink: VDI e.V. – Facility Management
DGNB e.V. – Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen
Zweck der Organisation: Die DGNB ist ein gemeinnütziger Verband, der das nachhaltige Bauen und Betreiben von Immobilien fördert. Bekannt ist die DGNB vor allem durch ihr Zertifizierungssystem für nachhaltige Gebäude, das umfassende Kriterien von der Planung bis zum Betrieb definiert. Gerade in der Nutzungsphase – also dem Facility Management – setzt die DGNB wichtige Impulse: So verlangt das DGNB-System eine vollständige Dokumentation aller gebäudebezogenen Wartungs-, Inspektions- und Betriebsanleitungen, da diese einen entscheidenden Beitrag zu einem effizienten und ressourcenschonenden Betrieb leisten. Die DGNB schafft damit ein Bewusstsein, dass geordnete Archivierungsprozesse Teil der Nachhaltigkeit sind – nur wenn sämtliche Unterlagen (z. B. zu Wartung, Energieverbrauch, Materialien) lückenlos vorliegen, kann ein Gebäude langfristig umweltgerecht und sicher bewirtschaftet werden. Neben Zertifizierungen agiert die DGNB als Plattform für Wissensaustausch und Weiterbildung: In Arbeitskreisen, Publikationen und Veranstaltungen verbindet sie Architekten, Bauingenieure, FM-Verantwortliche und Investoren, um Best Practices für nachhaltiges Gebäudemanagement zu teilen.
Rolle für Archiv im FM:
Die DGNB integriert Anforderungen an das FM-Archiv direkt in ihre Nachhaltigkeitskriterien. FM-Abteilungen profitieren von klaren Vorgaben zur Dokumentenstruktur und -vorhaltung – für ein DGNB-Zertifikat muss z. B. nachgewiesen werden, dass Wartungspläne, Nutzerhandbücher und aktuelle Bestandspläne übersichtlich gegliedert und jederzeit auffindbar sind. Dadurch wird ein hohes Archivierungsniveau zum Branchenstandard für nachhaltig bewirtschaftete Immobilien.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Stellt ein Zertifizierungssystem bereit, das praxisnahe Leitfäden und Checklisten (inklusive Dokumentationsanforderungen) umfasst. FM-Teams können diese als Werkzeug nutzen, um ihre Unterlagen nach Nachhaltigkeitskriterien zu ordnen und Lücken im Archiv zu schließen.
Bietet Aus- und Weiterbildungsprogramme (z. B. zum DGNB Registered Professional oder DGNB Consultant) an, in denen FM-Verantwortliche lernen, Nachhaltigkeitsaspekte – wie effiziente Dokumentation, Lifecycle-Assessment oder rechtliche Vorgaben – im Arbeitsalltag umzusetzen.
Fördert den Erfahrungsaustausch durch Kongresse, Foren und Netzwerke – etwa auf der jährlich stattfindenden DGNB Konferenz oder in Kooperationsprojekten mit GEFMA und ZIA. Dort erhalten FM-Leiter praktische Tipps, wie sie Archive optimieren können (z. B. digitale Lösungen zur Nachverfolgung von Nachhaltigkeitskennzahlen) und treffen Ansprechpartner für spezifische Fragen.
Offizieller Weblink: DGNB e.V.