Kundenanforderungen an digitale Archivierung

Rechtskonforme, revisionssichere & cloudfähige Archivierungssysteme: Kunden verlangen Archivlösungen, die alle gesetzlichen Vorgaben (z. B. DSGVO, GoBD) einhalten und Dokumente revisionssicher speichern. Dies bedeutet unveränderbare Ablage, lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und integrierte Löschfristen – essenziell, um Compliance-Risiken und potenzielle Strafzahlungen (etwa wegen DSGVO-Verstößen) zu vermeiden. Gleichzeitig erwarten Unternehmen Zugriffssicherheit durch rollenbasierte Rechte und Verschlüsselung, damit nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können. Moderne Archivierungssysteme sollen zudem flexibel skalierbar und cloudfähig sein – d. h. je nach Bedarf On-Premises, in der Cloud oder hybrid einsetzbar. Cloud-Optionen bieten den Mehrwert, von überall auf Archive zugreifen zu können, während hybride Lösungen die Vorteile von Cloud und lokaler Kontrolle vereinen. Insgesamt tragen solche Systeme zur Rechtssicherheit bei und stärken das Vertrauen von Kunden, Partnern und Auditoriaten in die digitalen Prozesse des Unternehmens.

Nahtlose Integration in bestehende ERP-/DMS-/CRM-Systeme: Ein zentrales Kriterium ist die Integrationsfähigkeit der Archiv- oder DMS-Lösung in die vorhandene IT-Landschaft (ERP, CRM, Buchhaltungssoftware etc.). Die Lösung muss sich schnittstellenfrei andocken lassen, um einen durchgängigen Informationsfluss ohne Medienbrüche sicherzustellen. So können beispielsweise Dokumente direkt aus dem ERP heraus archiviert oder kundenbezogene Unterlagen automatisch im CRM verfügbar gemacht werden. Die Wertschöpfung liegt hier in effizienteren Prozessen und dem Abbau von Datensilos: Mitarbeiter finden alle relevanten Informationen kontextbezogen an einem Ort, was Zeit spart und Fehler reduziert. Außerdem ermöglicht Integration, dass auch Mitarbeiter ohne direkten ERP-Zugang über das DMS auf nötige Informationen zugreifen können, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessert. Kurz gesagt, eine hohe Integrationsfähigkeit steigert Produktivität und Datenkonsistenz im Unternehmen.

Hohe Nutzerfreundlichkeit & Self-Service für dezentrale Teams: Im Zuge von New Work erwarten Kunden benutzerfreundliche digitale Archivlösungen, die intuitiv bedienbar sind und eine schnelle Akzeptanz fördern. Eine übersichtliche, leicht verständliche Benutzeroberfläche senkt den Schulungsaufwand und ermöglicht es auch weniger technikaffinen Mitarbeitern, effizient digital zu arbeiten. Besonders wenn erstmals von papierbasierten Abläufen umgestellt wird, ist eine hohe Usability ein klarer Vorteil, da sie den Einstieg erleichtert. Unternehmen legen zudem Wert auf Self-Service-Funktionen: Dezentral arbeitende Mitarbeiter sollen z. B. benötigte Dokumente, Belege oder Lohnabrechnungen selbstständig abrufen können, ohne jedes Mal die IT oder Zentrale bemühen zu müssen. Solche Employee-Self-Service (ESS)-Optionen steigern die Zufriedenheit und Produktivität, weil Teams unabhängig von Ort und Zeit schnell an Informationen gelangen (wichtig für Homeoffice und verteilte Standorte). Der Wertbeitrag liegt darin, dass Arbeitsprozesse beschleunigt und die zentrale Verwaltung entlastet werden – jeder berechtigte Nutzer kann auf benötigte Unterlagen zugreifen, einfach, sicher und jederzeit verfügbar.

Mobile Zugänglichkeit und ortsunabhängiges Arbeiten: Ein Must-have in Zeiten von Homeoffice und Mobilarbeit ist die vollständige mobile Verfügbarkeit der Dokumente und Archive. Nutzer fordern, dass sie jederzeit und von überall auf geschäftliche Unterlagen zugreifen können – sei es per Laptop im Homeoffice, via Tablet auf Geschäftsreise oder über eine App beim Kundentermin. Moderne DMS/Archiv-Lösungen bieten daher Web-Clients oder mobile Apps, die einen komfortablen Zugriff ermöglichen. Dies steigert die Flexibilität enorm und gewährleistet, dass verteilte Teams effektiv zusammenarbeiten können, ohne auf ein zentrales Büro angewiesen zu sein. Der Wertbeitrag dieser Anforderung ist vielfältig: Schnellere Informationsbeschaffung führt zu schnelleren Entscheidungen, die Zusammenarbeit über Distanz wird reibungslos möglich und das Unternehmen bleibt auch bei unvorhergesehenen Ereignissen (z. B. Lockdowns, Reisen, Außendienst) handlungsfähig. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, gelten zudem als attraktivere Arbeitgeber im Sinne der New Work-Kultur.

Nachhaltigkeit und papierloses Büro: Viele Kunden fordern heute Lösungen, die das papierlose Arbeiten vorantreiben und damit einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten. Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement sollen helfen, Papierverbrauch und physischen Speicherplatz drastisch zu reduzieren. Der Wertbeitrag zeigt sich sofort in geringeren Kosten für Druck, Papierlagerung und Archivräume sowie in einem kleineren ökologischen Fußabdruck des Unternehmens. Eine digitale Ablage vermeidet tausende von Ausdrucken und erspart lange Transportwege von Akten – das schont Ressourcen und unterstützt Unternehmen bei ihren CSR-Zielen (Corporate Social Responsibility). Gleichzeitig verbessert ein papierloses Büro die Effizienz, da digitale Workflows schneller und parallel ablaufen können, wo physische Dokumente sequentiell und ortsgebunden waren. Viele moderne Unternehmen sehen nachhaltige Digitalisierungsprojekte auch als Teil von New Work, um eine moderne, umweltbewusste Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter zu schaffen. Insgesamt gilt: Weniger Papier bedeutet geringere Kosten und einen nachhaltigeren Betrieb, ohne die Verfügbarkeit von Informationen einzuschränken.

Höchste IT-Sicherheit und umfassende Compliance: Neben der reinen Archivierungs-Compliance erwarten Kunden strenge IT-Sicherheitsmaßnahmen über den gesamten Lebenszyklus der digitalen Dokumente. Dazu zählen feingranulare Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung sowohl bei Speicherung als auch Übertragung sowie ausgefeilte Backup- und Notfallkonzepte, um Datenverluste zu verhindern. In Zeiten wachsender Cyber-Bedrohungen (Stichwort Ransomware) und neuer Regulierungen wie der EU-NIS2-Richtlinie (verschärfte Anforderungen an die Cybersecurity) muss ein Anbieter nachweislich aktuelle Sicherheitsstandards einhalten. Ebenso ist Compliance in einem umfassenden Sinn gefragt: Das System sollte Zertifizierungen (z. B. ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit) vorweisen und branchenspezifische Vorgaben erfüllen. Für die Kunden bedeutet diese Anforderung vor allem Risikominimierung – sensible Geschäfts- und Personendaten sind geschützt vor unbefugtem Zugriff oder Verlust, und das Unternehmen wahrt Reputation sowie Rechtssicherheit. Nicht zuletzt gewährleistet hohe IT-Sicherheit auch die Verfügbarkeit von Informationen im täglichen Betrieb, was Ausfallzeiten reduziert. Kurz: Ein hohes Sicherheits- und Compliance-Niveau ist die Grundlage für Vertrauen in digitale Archivdienstleistungen und somit unerlässlich für deren Wertbeitrag.

Automatisierung und KI-gestützte Dokumentenanalyse: Durch Automatisierung repetitiver Aufgaben und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz versprechen sich Unternehmen erhebliche Effizienzgewinne. Entsprechend gehören Funktionen wie automatisierte Dokumentenerfassung, Klassifizierung und Datenextraktion zu den gefragten Anforderungen. Moderne Systeme nutzen z. B. KI-Algorithmen, um eingehende Dokumente (Rechnungen, Verträge, E-Mails) automatisch zu erkennen, relevante Metadaten auszulesen und in die richtigen Akten oder Workflows zu leiten. Dadurch entfallen manuelle Sortier- und Dateneingabetätigkeiten weitgehend, was Zeit spart und Fehlerquoten senkt. KI-gestützte Analysen können zudem Muster in Dokumentenfluten erkennen oder Inhalte semantisch durchsuchen, was völlig neue Einblicke ermöglicht (etwa Trends in Kundenanfragen erkennen). Der Wertbeitrag dieser Anforderungen liegt in beschleunigten Prozessen – zum Beispiel wird ein Rechnungseingang vom Scan bis zur Buchung und Freigabe durchgängig digital und in Bruchteilen der früheren Zeit erledigt. Mitarbeiter können sich so auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, während Routinejobs von der Software übernommen werden. Studien zeigen, dass viele Unternehmen bereits gezielt in Dokumentenklassifikation und -extraktion investieren. Insgesamt führt Automatisierung zu Kostenersparnis, höherer Verarbeitungskapazität und einer verbesserten Qualität der Daten (da konsistente Auswertung durch KI möglich wird).

Projektbegleitende Beratung und Change Management: Da die Einführung digitaler Archivierungs- und DMS-Lösungen meist einen tiefgreifenden Wandel in etablierten Arbeitsabläufen bedeutet, erwarten Kunden umfangreiche Beratungsleistungen vom Anbieter. Dazu gehört prozessbezogene Beratung im Vorfeld (Analyse bestehender Abläufe, Definition eines passgenauen Archivierungskonzepts) sowie Unterstützung während der Implementierung, etwa bei der Datenmigration oder dem Aufsetzen von Strukturen. Besonders wichtig ist ein aktives Change Management, um Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen. Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte achten darauf, Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen, Schulungen anzubieten und transparent über Veränderungen zu kommunizieren. Dieser begleitende Ansatz stellt sicher, dass die neue Lösung von den Anwendern akzeptiert und im Alltag tatsächlich genutzt wird – denn die beste Technologie nützt nichts ohne Nutzerakzeptanz. Anbieter von Archivdienstleistungen, die auch Workshops, Trainings und kontinuierlichen Support bereitstellen, schaffen für den Kunden echten Mehrwert: Das Risiko von Produktivitätsverlusten in der Übergangsphase sinkt und die Investition amortisiert sich schneller durch eine reibungslose Einführung. Langfristig profitieren Unternehmen von höherer Mitarbeiterzufriedenheit und einem gesteigerten digitalen Reifegrad, da das Team optimal auf die neuen Prozesse eingestellt ist. Kurzum: Beratung und Change Management sichern den Wertbeitrag der technischen Lösung ab, indem sie den Menschen im Wandel unterstützen und so den Projekterfolg garantieren.