Archive erfüllen in Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur eine essenzielle Funktion: Sie bewahren wichtiges Schriftgut, digitale Unterlagen und anderes Archivgut, sichern langfristig die historische Überlieferung und sind zugleich Anlaufstellen für Informationsrecherchen. Für einen professionellen und rechtskonformen Betrieb eines Archivs werden qualifizierte Fachkräfte benötigt, die sowohl über fundierte Kenntnisse im Bereich der Archivwissenschaft verfügen als auch die gesetzlichen Vorgaben – etwa zum Datenschutz und zur Verwahrungs- und Aufbewahrungspflicht – einhalten können. In Deutschland existieren hierfür verschiedene Qualifizierungswege von der dualen Berufsausbildung über akademische Studiengänge bis zu speziellen Weiterbildungen und Zertifizierungen. Welche Qualifizierung angemessen ist, hängt von den individuellen Karrierewünschen und den Anforderungen des jeweiligen Archivs bzw. Unternehmens ab. Für öffentliche Einrichtungen oder größere Unternehmen empfiehlt es sich häufig, eine Mischung aus FaMIs (Fachrichtung Archiv) und akademisch ausgebildetem Personal einzusetzen, um alle Anforderungen – von der operativen Bewirtschaftung bis zum strategischen Management – kompetent abzudecken.
Eine solide Basisqualifikation (z.B. FaMI oder Bachelorstudium) bildet die Grundlage für vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Weiterbildungen und Spezialisierungen (z.B. digitale Archivierung, Records Management) sind notwendig, um auf neue Anforderungen zu reagieren (Stichwort E-Government, Digitalisierung). Datenschutz und rechtliche Vorgaben müssen stets berücksichtigt werden. Mit gutem Personal und zeitgemäßer technischer Ausstattung lassen sich in Unternehmen Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteile realisieren, während Mitarbeitende ihre Karriereperspektiven ausbauen.
Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste (FaMI) – Fachrichtung Archiv
Der Beruf Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste (FaMI) in der Fachrichtung Archiv stellt den wichtigsten Ausbildungsweg im deutschen Archivwesen auf der mittleren Qualifikationsebene dar.
Aktenübernahmen und Bewertungsprozesse (Entscheiden, was archiviert wird)
Aktenübernahmen und Bewertungsprozesse (Entscheiden, was archiviert wird)
Ausbildungsdauer: In der Regel 3 Jahre (Verkürzungen sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich)
Lernorte: Betrieb (Archiv einer öffentlichen Verwaltung, eines Unternehmens oder einer Kulturinstitution) und Berufsschule
Abschluss: Staatlich anerkannter Ausbildungsberuf „Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste – Fachrichtung Archiv“
Berechtigungen
Mit dem Abschluss als FaMI (Fachrichtung Archiv) ist man befähigt, eigenständig verschiedene archivische Arbeitsvorgänge durchzuführen. Aufgrund der praxisnahen Ausbildung haben Fachangestellte in der Regel unmittelbar eine hohe Handlungskompetenz, z.B. die Übernahme von Beständen, deren Erschließung sowie kundenorientierte Benutzungsdienste.
Aufwand und Wert
Aufwand für dendie Auszubildenden: Engagement im Betrieb und gute schulische Leistungen, insbesondere in den Fächern Deutsch, Geschichte, Wirtschaft und Recht, sind von Vorteil.
Wert für Unternehmen: Nachwuchsfachkräfte, die alle Arbeitsabläufe des Archivs von Grund auf kennenlernen und somit flexibel einsetzbar sind.
Wert für Mitarbeitende: Die duale Ausbildung bietet eine stabile, breit aufgestellte Qualifikation sowie gute Berufsperspektiven in öffentlichen und privaten Archiven.
Studiengänge
Es existieren in Deutschland verschiedene Studiengänge im Bereich Archivwissenschaft, Informationswissenschaft, Bibliotheks- und Informationsmanagement oder Dokumentationswissenschaft, in denen archivische Schwerpunkte gesetzt werden können.
Hochschulstandorte für Archiv-Studiengänge
Fachhochschulen, an denen duale oder praxisintegrierende Studiengänge angeboten werden, häufig mit Schwerpunkt in Bibliotheks- und Informationsmanagement (z.B. Hochschule für den öffentlichen Dienst in Bayern, Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK), Hochschule der Medien Stuttgart (HdM), TH Köln u.v.m.).
Universitäten, die eher geisteswissenschaftlich oder historisch ausgerichtete Archivstudiengänge (z.B. Geschichtswissenschaften mit archivischem Schwerpunkt) oder Masterprogramme in Archivwissenschaft/Records Management anbieten.
Studieninhalte
Archivwissenschaft und Records Management: Umgang mit analogen und digitalen Archivalien, Langzeitarchivierung und Bestandsmanagement
Projektmanagement und Öffentlichkeitsarbeit: Projekte zur Vermittlung von Archiven, Ausstellungen, digitale Zugänge
Abschlüsse und Berechtigungen
Bachelor of Arts / Bachelor of Science: Je nach Ausrichtung (z.B. Informationswissenschaft, Archivwesen)
Master of Arts / Master of Science: Vertiefung und Spezialisierung, u.a. auf Führungsebene oder in bestimmten Fachbereichen (z.B. Records Management, digitale Langzeitarchivierung)
Befähigung für höhere Positionen: Leitungs- und Führungsaufgaben in größeren Archiven sind häufig Akademiker*innen vorbehalten. Die Arbeit in wissenschaftlichen Archiven (z.B. Landesarchive, Bundesarchive, Universitätsarchive) setzt oft ein abgeschlossenes Hochschulstudium voraus.
Aufwand und Wert
Aufwand: Abitur/Fachabitur als Zugangsvoraussetzung, Zeitaufwand (3–4 Jahre Bachelor, 1–2 Jahre Master). Studiengebühren variieren nach Bundesland und Hochschule, hinzu kommen Lebenshaltungskosten.
Wert für das Unternehmen: Höhere Fachkompetenz, tieferes wissenschaftliches Hintergrundwissen, strategische Kompetenz (z.B. Planung von Digitalisierungsvorhaben).
Wert für Mitarbeitende: Bessere Aufstiegschancen, anspruchsvollere Tätigkeiten, u. U. höheres Gehalt und mehr Verantwortung (z.B. in Leitungsfunktionen).
Gehobener Dienst
Für den gehobenen Archivdienst in öffentlichen Archiven bieten einige Bundesländer spezielle Fachhochschulstudiengänge oder verwaltungsinterne Laufbahnausbildungen an.
Studiengang Archivwissenschaft: Dauer und Abschluss
Dauer: In der Regel 3–4 Jahre
Abschluss: Bachelor bzw. Dipl.-Archiv(in) (FH)
Berechtigungen: Führungsaufgaben im mittleren bis gehobenen Management (z.B. Abteilungsleitung, stellvertretende Archivleitung).
Referendariat im Archivwesen: Dauer und Berechtigungen
Dauer: 1–2 Jahre Referendariat je nach Bundesland
Berechtigungen: Archivleitung auf Landes- oder Bundesebene, wissenschaftliche Fachleitung, Grundsatzaufgaben oder Projektsteuerung in großen Archiven.
Fernlehrgänge und Zertifikatskurse
Für Personen, die bereits im Archiv- oder Informationsbereich tätig sind oder sich ohne klassische Ausbildung bzw. Studium fortbilden möchten, bieten diverse Hochschulen und private Anbieter berufsbegleitende oder reine Fernkurse an.
Beispiele sind:
Zertifikatskurse für Archivmanagement
Fortbildungen zu Records Management / E-Government
Schulungen zur digitalen Langzeitarchivierung
Weiterbildung im Archivwesen: Umfang und Abschlüsse
Diese Weiterbildungen variieren stark in Umfang und Tiefe: von wenigen Tagen bis hin zu einem Jahr. Abschlüsse sind meist interne Zertifikate der Anbieter oder akkreditierte Hochschulzertifikate (CAS – Certificate of Advanced Studies).
Aufwand und Nutzen
Aufwand: Abhängig von Kursumfang, Zeitaufwand (z.B. mehrere Wochenendseminare oder Abendkurse), Kosten für Seminargebühren oder Studienmaterialien.
Wert für Unternehmen: Gezielte Spezialisierungen, aktuellstes Fachwissen (z.B. im Bereich Digitalisierung), ohne eine mehrjährige Ausbildung oder ein Studium finanzieren zu müssen.
Wert für Mitarbeitende: Karriereentwicklung und Kompetenzaufbau in spezifischen Themenfeldern, Verbesserung der Einsatzmöglichkeiten und Gehaltschancen.
Quereinstiegsmöglichkeiten
Oft kommen auch Quereinsteiger*innen in Archiven zum Einsatz, die z.B. über ein geisteswissenschaftliches Studium, eine Verwaltungsausbildung oder IT-Kenntnisse verfügen. In solchen Fällen wird das Archivwissen meist „on the job“ oder durch gezielte Fortbildungen erworben.
Spezifische Fachbereiche
Digitale Archivierung/Records Management: Gefragt sind IT-Fachkräfte, die sich auf langzeitige Speicherung und Strukturierung digitaler Daten spezialisieren.
Restaurierung und Bestandserhaltung: Fokus auf Erhalt und Pflege von schriftlichem Kulturgut, Einbringung eines technischen oder handwerklichen Hintergrundes.
Verwaltungsmodernisierung/E-Government: Schnittstellen zwischen Verwaltung, IT und Archivfachleuten sind zunehmend relevant, insbesondere im öffentlichen Sektor.
Datenschutz und Archivrecht
Datenschutz: Archivarbeit muss die einschlägigen Datenschutzbestimmungen (DSGVO, BDSG, Landesdatenschutzgesetze) beachten, besonders bei der Übernahme personenbezogener Unterlagen.
Archivgesetze: Öffentliche Archive unterliegen den jeweiligen Landesarchivgesetzen und dem Bundesarchivgesetz, die den rechtlichen Rahmen für Übernahmen, Schutzfristen und Benutzungsregelungen setzen.
Urheberrecht: Bedeutsam für Digitalisierung und Bereitstellung von Archivgut, etwa bei Veröffentlichung von Schriftstücken und Bildern.
Personalplanung: Ein Archiv benötigt je nach Größe und Aufgabenprofil Fachkräfte für Erschließung, Benutzungsdienst, IT, Verwaltung und Bestandserhaltung.
Qualitätsmanagement: Einführung von Standards (z.B. ISAD(G) für Erschließung, OAIS-Modell für digitale Langzeitarchivierung), Optimierung von Arbeitsabläufen.
Nutzen für Unternehmen
Rechtssicherheit: Qualifizierte Fachkräfte stellen sicher, dass gesetzliche Archivierungs- und Datenschutzpflichten korrekt erfüllt werden.
Effizienz: Ein gut geführtes Archiv ermöglicht raschen Zugriff auf benötigte Unterlagen, was Abläufe in Verwaltung und Projektarbeit beschleunigt.
Image und Kundenservice: Professionelle Archivarbeit kann für Unternehmen ein Qualitätsmerkmal sein (z.B. für Transparenz, Nachvollziehbarkeit von Prozessen).
Wettbewerbsvorteil: Im wissenschaftlichen oder kulturellen Umfeld kann ein fundiertes Archivkonzept die Basis für Kooperationen oder öffentliche Förderungen sein.
Vorteile für Mitarbeitende
Berufliche Entwicklung: Archivfachleute haben eine stabile Position auf dem Arbeitsmarkt, da Archiv- und Informationskompetenz in vielen Bereichen stark nachgefragt wird.
Vielfältige Tätigkeitsfelder: Zwischen rein technisch-organisatorischen Aufgaben bis zur wissenschaftlichen Auswertung oder Öffentlichkeitsarbeit ist vieles möglich.
Aufstiegschancen: Höhere Qualifikationen (z.B. Studium oder Zertifikate) ermöglichen Führungsverantwortung oder Spezialisierung in zukunftsträchtigen Feldern wie der digitalen Langzeitarchivierung.
