Strategische Umzugsplanung
Digitale, rechtskonforme und ressourcenschonende Verlagerung von Archivbeständen
Ob Neubau, Standortschließung, Reorganisation oder Platzmangel – viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen stehen vor der Herausforderung, Archivbestände strategisch umzuziehen. Anders als bei Alltagsumzügen betrifft der Archivumzug rechtlich relevante, oft langjährig gewachsene Bestände, die unter das Datenschutzrecht, Aufbewahrungsfristen oder gesetzliche Prüfvorgaben fallen.
Gleichzeitig ist der Archivumzug häufig Ausgangspunkt oder Bestandteil einer Digitalisierungsoffensive: Verlagerung, Reduktion, Aussonderung und digitale Verfügbarkeit gehen Hand in Hand. Eine strategisch durchdachte Archiv-Umzugsplanung kombiniert bauliche, organisatorische, datenschutzrechtliche und digitale Aspekte – gesteuert durch Projektleitung, Facility Management, IT und ggf. externe Dienstleister. Die strategische Umzugsplanung im Archivbereich ist ein hochsensibler Prozess – sowohl aus logistischer als auch aus rechtlicher Perspektive. Nur durch eine strukturierte Vorgehensweise, klare Verantwortlichkeiten, Einbindung aller Akteure und digitale Integration lassen sich Bestandsschutz, Informationsverfügbarkeit und Archivtransparenz dauerhaft sicherstellen.
Das Facility Management übernimmt dabei eine Schlüsselrolle als koordinierende, dokumentierende und infrastrukturell steuernde Instanz. Die Transformation des Archivs wird so zum integralen Bestandteil einer zukunftsfähigen und rechtskonformen Informationsinfrastruktur.