SYNERGIEN VON ARCHIV- UND FACILITY MANAGEMENT IM ZEITALTER VON NEW WORK UND REMOTE WORK
Der Zusammenhang zwischen modernem betrieblichem Archivmanagement und modernem Facility Management ist vielschichtig und gewinnt im Kontext von New Work, Remote Work, Homeoffices und Flächeneffizienz zunehmend an Bedeutung. Beide Disziplinen sind essenziell, um die Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit von Unternehmen und Institutionen zu gewährleisten.
Archiv- und Facility Management Synergien: New Work und Remote Work
Archivmanagement im Facility Management: Effizienz und Sicherheit
Facility Management
Facility Management (FM) bezieht sich auf die Verwaltung und den Betrieb von Gebäuden und Anlagen, einschließlich der Infrastruktur, der Ausstattung und der damit verbundenen Dienstleistungen. Ziel des FM ist es, eine optimale Nutzung der Ressourcen sicherzustellen, die Betriebskosten zu minimieren und ein sicheres, effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Archivmanagement und FM ermöglichen New und Remote Work:
Kostenreduktion: Durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen und die Optimierung von Prozessen können beide Bereiche die Betriebskosten senken.
Effizienzsteigerung: Eine koordinierte Planung und Verwaltung führt zu effizienteren Abläufen und einer besseren Nutzung von Räumlichkeiten und Technologien. Dies ist besonders wichtig, um den Anforderungen flexibler Arbeitsplatzkonzepte gerecht zu werden.
Verbesserte Sicherheit: Durch integrierte Sicherheitskonzepte und -maßnahmen können Risiken minimiert und der Schutz von Archiven verbessert werden. Dies gilt sowohl für physische als auch digitale Sicherheitsaspekte.
Nachhaltigkeit: Gemeinsame Nachhaltigkeitsinitiativen fördern eine umweltfreundlichere und ressourcenschonendere Betriebsweise. Dies ist besonders relevant angesichts des steigenden Bewusstseins für Umweltfragen und der Notwendigkeit, den ökologischen Fußabdruck zu minimieren.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Eine enge Zusammenarbeit ermöglicht es, schneller auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren, sei es durch technologische Innovationen oder veränderte gesetzliche Vorschriften. Dies ist besonders wichtig in einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt.
Optimierte Raumplanung und -nutzung im Facility Management
Die Gestaltung moderner Archive erfordert gut geplante Räumlichkeiten, die sicher, zugänglich und effizient organisiert sind. Dies schließt die Verwendung moderner Regalsysteme, Klimatisierung und Sicherheitsmaßnahmen ein. Und dezentral verfügbare Daten ermöglichen New Work in jeder Form.
Facility Management
FM sorgt für die Bereitstellung und Instandhaltung dieser Räumlichkeiten. Im Kontext von New Work und Remote Work müssen Büroflächen flexibler genutzt werden, um Platz für wechselnde Arbeitsplatzkonzepte und Homeoffice-Lösungen zu schaffen. Hierbei spielt die Optimierung von Flächen eine entscheidende Rolle, um Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Klimatisierung im Facility Management: Effizienz und Komfort
Viele Dokumente, insbesondere historische und empfindliche Materialien, benötigen spezifische klimatische Bedingungen, um ihre Integrität zu bewahren. Dies beinhaltet die Kontrolle von Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Luftqualität.
Facility Management
FM implementiert und überwacht HVAC-Systeme (Heizung, Lüftung und Klimatisierung), um diese Bedingungen zu gewährleisten und konstant zu halten. Durch den vermehrten Einsatz von Homeoffices kann der Energieverbrauch in zentralen Bürogebäuden reduziert werden, was zur Verbesserung der Flächeneffizienz und zur Reduktion der Betriebskosten beiträgt.
Sicherheit im Facility Management: Prävention und Schutz
Der Schutz von Dokumenten vor Diebstahl, Beschädigung und Verlust ist von größter Bedeutung. Dies erfordert physische Sicherheitsmaßnahmen, wie Zugangskontrollen und Überwachungssysteme. Die Digitalisierung von Archiven ist ein zentraler Trend, der den Zugriff auf Dokumente erleichtert und deren physische Abnutzung reduziert.
Facility Management:
FM integriert Sicherheitskonzepte in das gesamte Gebäudemanagement, einschließlich Alarmanlagen, Zugangskontrollsystemen und Notfallplänen, um die Sicherheit der Archivbestände zu gewährleisten. In Zeiten von Remote Work müssen auch digitale Sicherheitsmaßnahmen verstärkt werden, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
