Bau von Archivflächen durch GU oder als Nutzerausbau
Konzept für die Neuausschreibung zum Bau oder Ausbau von betrieblichen Archivflächen. Die Neuausschreibung zum Bau oder Ausbau betrieblicher Archivflächen ist ein komplexes Projekt, bei dem bauliche, organisatorische und technische Aspekte aufeinander abgestimmt werden müssen. Rechtliche Vorgaben (z. B. Aufbewahrungsfristen, Brandschutz, Datenschutz) geben den Rahmen vor. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung (Tragfähigkeit, Regalsystem, Klima, Sicherheit) ist ausschlaggebend, damit Bieter passende Lösungen anbieten können. Die Entscheidung für eine GU-Lösung oder einen Nutzerausbau mit separaten Fachlosen hängt von Projektgröße, interner Kompetenz, Budget und gewünschter Flexibilität ab. Während Bau und Umsetzung müssen wichtige Schnittstellen (Bau, TGA, Regaltechnik, Sicherheitssysteme) klar definiert sein, um Verzögerungen oder Qualitätsmängel zu vermeiden. Nach Inbetriebnahme sichern regelmäßige Wartungen und Kontrollen den dauerhaften Schutz und die Nutzbarkeit der Archivbestände.
Mit einer vorausschauenden Planung und professionellen Projektabwicklung entsteht ein Betriebsarchiv, das den gesetzlichen Auflagen entspricht, effizient organisiert ist und künftige Entwicklungen (z. B. Dokumentenwachstum, Digitalisierung) berücksichtigt.
In Unternehmen fallen fortlaufend Dokumente an, die oft über Jahre oder Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen nach GoBD, HGB, AO oder personalrechtliche Fristen).
Hinzu kommen interne Prozessdokumentationen, Vertragsunterlagen und ggf. technische Zeichnungen oder Patentschriften, die langfristig gesichert werden müssen.
Neuausschreibung für Bau oder Nutzerausbau
Die Archivflächen können neu errichtet, in einem Bestandsgebäude umgebaut oder als Erweiterung (Anbau, Aufstockung) realisiert werden.
Ein Generalunternehmer (GU) kann alle Bau- und Ausbaugewerke bündeln. Alternativ können Unternehmen den Nutzerausbau selbst organisieren – sinnvoll insbesondere, wenn bereits bauliche Hüllen vorhanden sind (z. B. ein Rohbau) oder wenn spezielle Fachfirmen für Archivregale, Brandschutz und Klimasteuerung bevorzugt werden.
Betriebliche Anforderungen
Unternehmen legen Wert auf effiziente Flächennutzung, hohe Prozesssicherheit (schneller Zugriff auf Akten) und verlässliche Sicherheitsmaßnahmen (Brandschutz, Zugriffs- und Datenschutz).
Ein reibungsloser Workflow (Ablage, Recherche, Auslagerung nach Fristende) und mögliche Digitalisierungsstrategien (z. B. sukzessive Scan-Prozesse) spielen eine Rolle bei der Planung.
Aufbewahrungsfristen und Steuerrecht
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht (z. B. 6 bzw. 10 Jahre für Buchungsbelege, 30 Jahre für bestimmte Verträge).
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): legen u. a. fest, wie Dokumente sicher und unverändert archiviert werden.
Datenschutz
DSGVO und ggf. BDSG (Bundesdatenschutzgesetz): Bei Personaldaten, Verträgen, Krankmeldungen etc. sind Zugriffs- und Löschkonzepte wichtig.
Abschließbare Bereiche, Rollen- und Berechtigungssteuerung, Protokollierung von Zutritten.
Baurecht, Arbeitsschutz und Brandschutz
Landesbauordnungen definieren Tragwerks- und Brandschutzanforderungen. Bei größeren Archivvolumina können Sonderbauvorschriften greifen.
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) bei regelmäßiger Personalpräsenz: Belüftung, Beleuchtung, Rettungswege.
Brandschutzverordnungen, z. B. F90-Wände, Brandmeldeanlage, Löschanlage.
Interne Compliance-Richtlinien
Viele Unternehmen haben eigene Lösch- und Archivierungsrichtlinien (Records Management).
Ggf. zusätzliche Anforderungen von Auditoren (z. B. ISO-Zertifizierungen, Konzernvorgaben).
Flächen- und Regalkonzept
Typischerweise Ordner, Akten, Kartons – oft hohe Regalsysteme.
Rollregale (Kompaktarchiv) erhöhen Flächeneffizienz. Ggf. Schubfachsysteme für Pläne, Zeichnungen.
Tragfähigkeit der Böden: Mehrere kN/m² sind häufig nötig, da Papierakten ein hohes Gewicht auf kleiner Fläche erzeugen.
Sicherheit und Zugangsberechtigung
Zutrittskontrolle (z. B. elektronische Schließsysteme, Berechtigung nur für ausgewählte Abteilungen wie Buchhaltung, HR).
Alarmanlage oder Videoüberwachung bei besonders schützenswerten Dokumenten.
Abschließbare Schränke oder verschiebbare Rollregale mit Schloss.
Klima, Lüftung, Brandschutz
Anders als Archive für historische Kulturgüter haben betriebliche Archivräume meist weniger strenge Vorgaben, doch Temperatur- und Feuchteschwankungen sollten minimiert werden (z. B. 15–22 °C, ≤ 60 % r. F.).
Grundlegende Feuerwiderstandsdauer (F90, F120) für Wände, Decken, Türen; ggf. Brandmeldeanlage oder Sprinkler.
Bei besonders sensiblen Dokumenten (z. B. Originalverträge, Patentunterlagen) kann ein Wertschutzraum sinnvoll sein.
Organisations- und Prozessaspekte
Ausreichende Be- und Entladebereiche für Aktenanlieferung, ggf. Rampe oder Lastenaufzug.
Arbeitsplatz oder Recherchebereich im Archiv, wenn Personal dort regelmäßig arbeitet (z. B. Fachkraft, die Bestände pflegt).
Evtl. Digitalisierungsinseln (Scanner, PC-Arbeitsplätze) für schrittweises Umwandeln in elektronische Archive.
Generalunternehmer (GU)
Schlüsselfertige Abwicklung: Bau, Ausbau, TGA (Technische Gebäudeausrüstung), Regaltechnik aus einer Hand.
Weniger Koordinationsaufwand für den Auftraggeber, dafür weniger Flexibilität bei Speziallösungen oder bei nachträglichen Änderungen.
Nutzerausbau
Das Unternehmen kann gezielt Fachfirmen beauftragen: eine für den Boden und die Statik, eine für Regale, eine für Brandschutz.
Höhere Abstimmungs- und Projektleitungspflichten, aber mehr Einfluss auf einzelne Gewerk-Angebote.
Sinnvoll, wenn bereits ein bestandener Baukörper vorhanden ist und nur der Innenausbau in spezieller Form erfolgt.
Bedarfsanalyse und Vorplanung
Klärung: Archivtyp (z. B. Personalaktenlager vs. Mischarchiv für diverse Abteilungen), voraussichtliches Mengenwachstum in den nächsten Jahren.
Zusammenarbeit mit Fachplanern (Statiker, Brandschutzsachverständige, ggf. Architekten), um die Rahmenbedingungen zu definieren.
Übergabe mit vollständiger Dokumentation (As-Built-Pläne, Wartungspläne, Bedientafeln, Schulungsunterlagen).
Inbetriebnahme und Schulung
Einweisung des Archivpersonals in die Funktionsweise der Rollregale, Notabläufe, Klima-Steuerungen, Alarmtechnik.
Testläufe (z. B. Evakuierungs- und Brandschutzübung, Zugriffssimulation).
Wartung und Betrieb
Abschluss von Wartungsverträgen für Klimaanlage, Brandschutz- und Sicherheitsanlagen, gegebenenfalls Rollregalsystem.
Regelmäßige Checks (Luftfeuchte, Temperatur), besonders bei großen Dokumentenbeständen.
Fortlaufende Optimierung (z. B. bei steigender Dokumentenmenge oder Digitalisierung von Teilen des Bestands).
Herausforderungen und Empfehlungen
Dynamische Mengen:Betriebliche Archive wachsen oft schneller als erwartet. Erweiterungsmöglichkeiten (Raumreserven, modularer Regaleinbau) mitplanen.
Sicherheit vs. Zugänglichkeit: Balance finden zwischen Datenschutz/Zutrittskontrolle und dem benötigten täglichen Zugriff durch Mitarbeiter.
Kostendruck: Betriebliche Archive sind selten Profitcenter – Budget ist meist begrenzt. Priorisierung: Solide Basismaßnahmen bei Statik und Brandschutz, optionale Technik (z. B. Gaslöschsystem) nur bei hohem Risiko.
Digitalisierung: Parallel zur physischen Archivierung kann sich ein Unternehmen für Scan-Prozesse und elektronische Ablage entscheiden, was Raumvolumen langfristig reduziert. Planung ggf. an die Digitalisierungsstrategie anpassen.
