Strategien zur nachhaltigen Entlastung von Personal, Prozessen und Systemen bei der digitalen Archivtransformation Die Transformation von papierbasierten Archiven in digitale Informationssysteme ist ein zentraler Baustein der Verwaltungsmodernisierung und Bestandteil nahezu jeder strategischen Digitalisierungsinitiative. In vielen Organisationen führt dieser Wandel jedoch zu einer organisatorischen und personellen Überlastung, da Digitalisierung zusätzlich zur täglichen Arbeitslast erfolgt – oft ohne klare Projektgrenzen, Rollen oder Ressourcen. Die Digitalisierung von Archiven ist ein zukunftsweisender Prozess, aber ohne klare Planung und Entlastungsstrategie riskieren Organisationen Überforderung, Ineffizienz und Projektverzögerungen.
Ein nachhaltiges Vorgehen erfordert Priorisierung, Rollenklarheit, technische Standardisierung und die aktive Steuerung durch Facility Management, IT und Projektleitung. Nur so wird aus einer Belastung ein digitaler Transformationsgewinn – im Sinne von besseren Zugriffsmöglichkeiten, höherer Rechtssicherheit und weniger Papierabhängigkeit.
Ursachen für Überlastung bei der Archivdigitalisierung - Fehlende Ressourcen und Zuständigkeiten Archivdigitalisierung wird „nebenbei“ von Fachabteilungen oder FM erledigt
Keine dedizierten Projektverantwortlichen oder Projektstruktur vorhanden
Keine Kapazitätsfreistellung für Scanning, Datenpflege oder Migration
Ungeplante Volumenverarbeitung Vielzahl unsortierter Altbestände ohne klare Struktur
Unterschiedliche Aktenformate und Medienzustände
Altlasten aus Jahrzehnten ohne systematische Bewertung
Technische Engpässe Mangelhafte Scan- oder OCR-Technologie
Langsame Systeme, unzureichende Serverleistung
Medienbrüche zwischen Scan, Indexierung und Archivzugriff
Unklare Ziele und Prioritäten Keine Abgrenzung zwischen „muss digitalisiert werden“ und „kann vernichtet werden“
Fehlende Abgrenzung von zentralem und dezentralem Archivierungsbedarf
Unsicherheit über rechtliche Aufbewahrungspflichten und Schnittstellen zum DMS
Wirkungen der Überlastung Rückstau bei der Verarbeitung von Archivalien
Frustration bei Mitarbeitenden ("Dauerprojekt ohne Ende")
Verzögerung der Digitalisierung anderer Bereiche
Ineffiziente Nutzung von Dienstleistern (z. B. durch schlecht vorbereitete Akten)
Fehlende Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen
Reputationsverlust bei internen und externen Partnern
Strategien zur Überlastungsvermeidung - Projektstruktur und Rollenklärung Klare Projektleitung mit Entscheidungskompetenz benennen
Abgrenzung zwischen Linienaufgaben und Projektarbeit
Bildung eines digitalen Archivteams mit festen Rollen (z. B. Aktencheck, Scanningkoordination, Qualitätssicherung)
Gremien für Priorisierung und Bewertung von Archivgut (Archivbeirat / FM-Steuerung)
Mengensteuerung und Priorisierung Bildung von Digitalisierungslosen (z. B. nach Standort, Jahrgang, Fachbereich)
Bewertung nach Kriterien wie Zugriffshäufigkeit, Relevanz, rechtliche Frist
Trennung in: Pflichtdigitalisierung (betriebsrelevant, aufbewahrungspflichtig)
Prüfpflichtig (kann vernichtet werden?)
Bestandssicherung (Langzeitarchiv)
Frühzeitige Aussonderung nicht digitalisierungswürdiger Akten
Technische Optimierung Einsatz von stapelverarbeitender Scantechnologie (inkl. Barcode-Logik)
Digitalisierung vorab strukturierter Teilmengen (z. B. Verträge, technische Dokumentation)
Nutzung von OCR-Engines mit lernender Indexierung
Systemintegration ins DMS / CAFM / ERP mit eindeutigen Objektverknüpfungen
Kommunikation und Schulung Transparente Kommunikation: Was wird digitalisiert, warum und wann?
Rückmeldemöglichkeit aus den Fachabteilungen zu Problemen und Bedarfen
Schulung zum Digitalarchivzugang (Suchfunktionen, Ablagestrukturen)
Informationskampagnen zum Umgang mit Papieroriginalen nach Digitalisierung
Rolle des Facility Managements Schnittstelle zwischen physischen Archivräumen, Auslagerung und Digitalisierung
Steuerung von Dienstleistern (z. B. für Transport, Scanning, Vernichtung)
Pflege von Archivflächenplänen, Aussonderungskalendern und Raumbedarf
Begleitung der Digitalisierung von gebäuderelevanter Dokumentation (z. B. Baupläne, Prüfprotokolle, Wartungsunterlagen)
Integration archivierter Daten in CAFM / Planserver / Dokumentationstools
Klare Zieldefinition: Was ist am Ende digital verfügbar und revisionssicher?
Frühzeitige Priorisierung nach Relevanz und Fristigkeit
Begrenzung der Projektlast durch Losbildung und Ressourcenplanung
Kombination von interner Leistung und externer Unterstützung
Integration der Digitalisierung in bestehende Arbeitsprozesse, nicht als isoliertes Zusatzprojekt
Qualitätskontrolle mit klaren Abnahmeprozessen (Scans, Metadaten, Dateiablage)
