Präsentation

Archivmanagement ist die systematische Organisation von Dokumenten und Informationen über ihren Lebenszyklus. Es umfasst Erfassung, Klassifizierung, Speicherung, Zugriff, Schutz, Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung. Im Facility Management betrifft es sowohl kaufmännische als auch technische, organisatorische, rechtliche und gebäudebezogene Unterlagen.

Facility Management muss viele Leistungen, Prüfungen, Verträge, Betreiberpflichten und technischen Zustände nachweisen können. Ohne geordnetes Archiv sind Unterlagen schwer auffindbar, Fristen unsicher, Verantwortlichkeiten unklar und Nachweise im Streit-, Audit- oder Schadensfall lückenhaft. FM-Connect beschreibt Archive im FM als zentrale Grundlage für Dokumentation, Prozessverbesserung und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Ein professionelles Archivmanagement erhöht die Handlungsfähigkeit der Organisation. Dokumente werden schneller gefunden, Zuständigkeiten werden klarer, Nachweise werden belastbarer, Flächen werden effizienter genutzt und Risiken aus Datenschutz, Steuerrecht, Handelsrecht, Vertragsmanagement und Betreiberpflichten werden reduziert.

FM-Connect beschreibt Archivberatung als Analyse bestehender Archivsysteme und Dokumentenflüsse mit dem Ziel, Schwachstellen zu erkennen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und eine zukunftssichere Struktur aufzubauen. Betrachtet werden unter anderem physische und digitale Infrastruktur, Ordnungssysteme, Metadaten, Prozesse, Suchzeiten, Compliance, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

Strategisch wichtig ist außerdem die Entscheidung zwischen physischer, digitaler und hybrider Archivierung. FM-Connect beschreibt hybride Archivierung als Zusammenspiel von Papierarchiv, DMS und Cloud, einschließlich Verantwortlichkeiten, Workflows, Schnittstellen, Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Zugriffsrechten.

Typische Dokumente sind Gebäudepläne, Bestandsunterlagen, Wartungsprotokolle, Prüfberichte, Inbetriebnahmeunterlagen, Betreiberpflichtennachweise, Brandschutzdokumente, Verträge, Rechnungen, Mängelunterlagen, Übergabeprotokolle, Energieberichte, Gefährdungsbeurteilungen, Versicherungsunterlagen, Auditberichte, CAFM-Exporte und dienstleisterbezogene Nachweise.

Ein Archiv ist der geordnete Speicher für Dokumente und Informationen. Ein DMS ist ein technisches System zur Verwaltung, Bearbeitung, Suche, Freigabe und Archivierung von Dokumenten. Records Management geht weiter und steuert geschäftsrelevante Aufzeichnungen nach Regeln, Verantwortlichkeiten, Fristen, Nachweisführung und Löschung. ISO 15489 beschreibt Records Management mit Blick auf Aufzeichnungen, Metadaten, Systeme, Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Prozesse.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente vollständig, richtig, geordnet, unveränderbar oder änderungssicher, nachvollziehbar, auffindbar und während der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. FM-Connect nennt dazu insbesondere Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Zugriffskontrolle.

Die Frist hängt vom Dokumenttyp ab. Handels- und steuerrechtlich gelten 2026 im Kern zehn Jahre für bestimmte Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Die achtjährige Frist für Buchungsbelege gilt seit 1. Januar 2025.

Nein. Eine einfache Dateiablage erfüllt die Anforderungen meist nicht. Erforderlich sind Ordnungssystem, Metadaten, Zugriffsrechte, Versionierung, Nachvollziehbarkeit, Schutz vor unbefugter Veränderung, Datensicherung, Fristensteuerung und eine dokumentierte Verfahrensweise. FM-Connect nennt für digitale Archivierung unter anderem unveränderbare Speicherung, Auditierbarkeit, Löschfristen, Rollenrechte, Verschlüsselung und Systemintegration.

GoBD sind die steuerlichen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind für elektronische Buchführungs- und Archivierungsprozesse besonders relevant, insbesondere bei Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff.

Die DSGVO verhindert eine unbegrenzte Vorratsarchivierung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten müssen zweckgebunden, angemessen, geschützt und nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich oder rechtlich begründet ist. Nach Ablauf relevanter Fristen müssen Lösch- oder Anonymisierungsprozesse greifen.

Ja. Ohne Löschkonzept entstehen Datenschutzrisiken, Speicherwildwuchs und unklare Verantwortlichkeiten. Ein Löschkonzept ordnet Dokumentenklassen Fristen, Rechtsgrundlagen, Sperrvermerke, Löschprüfungen, Freigaben und Vernichtungsnachweise zu. FM-Connect beschreibt Aufbewahrungs- und Löschkonzepte als Bestandteil gesetzeskonformer Archivierung.

Hybride Archivierung kombiniert physische Papierarchive, digitale Archivsysteme und Cloud-Komponenten. Sie ist sinnvoll, wenn bestimmte Originale weiterhin physisch aufbewahrt werden müssen, während andere Dokumente digital verarbeitet, gesucht und verteilt werden. FM-Connect beschreibt dafür klare Zuständigkeiten, Workflows, Schnittstellen, Fristen, Datenschutz und Zugriffsrechte als erforderlich.

Archivräume müssen ausreichend Kapazität, kontrollierten Zugang, geeignete Regalsysteme, Schutz vor Feuer, Feuchtigkeit, Temperaturschwankungen, Licht, unbefugtem Zugriff und mechanischen Schäden bieten. FM-Connect nennt Kapazitätsplanung, Zugänglichkeit, modulare oder mobile Regalsysteme, geschützte Lage, Flexibilität, Brandschutz, Klimatisierung und Zugangskontrollen als wesentliche Punkte.

Digitalisierung ist sinnvoll, wenn Suchzeiten, Flächenverbrauch, Medienbrüche, manuelle Ablagen, dezentrale Speicherorte oder Compliance-Risiken reduziert werden sollen. FM-Connect beschreibt Digitalisierung und Automatisierung als Mittel zur Reduktion manueller Tätigkeiten, administrativer Belastung, Fehler, Kosten und physischer Ressourcen.

Ersetzendes Scannen bedeutet, Papierdokumente so zu digitalisieren, dass die elektronische Fassung künftig die maßgebliche Arbeits- und Archivgrundlage bildet und das Papieroriginal gegebenenfalls vernichtet werden kann. Die BSI TR-03138 RESISCAN beschreibt technische und organisatorische Anforderungen an solche Scanprozesse. Eine pauschale Vernichtung aller Originale ist damit aber nicht automatisch zulässig; sie muss dokumenttyp- und risikobezogen geprüft werden.

Bei Cloud-Archivierung sind Datenschutz, Standort der Verarbeitung, Auftragsverarbeitung, Verschlüsselung, Zugriffskonzepte, Backup, Exit-Strategie, Protokollierung, Verfügbarkeit und Nachweisfähigkeit entscheidend. Art. 28 DSGVO verlangt bei Auftragsverarbeitern ausreichende Garantien, vertragliche Regelungen, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Nachweis- und Kontrollmöglichkeiten.

Archive enthalten oft besonders schutzwürdige Informationen: Verträge, Rechnungen, personenbezogene Daten, technische Sicherheitsunterlagen, Zutrittskonzepte, Pläne und interne Berichte. Deshalb sind Rollen- und Rechtekonzepte, Verschlüsselung, Protokollierung, Backups, Zugriffskontrollen, Notfallpläne und regelmäßige Überprüfungen erforderlich. ISO/IEC 27001 liefert dafür einen anerkannten Rahmen für Informationssicherheits-Managementsysteme.

Dokumente dürfen erst nach Ablauf der relevanten Aufbewahrungsfrist und nach Prüfung möglicher Sperrgründe vernichtet werden. Die Vernichtung muss sicher, nachvollziehbar und dem Schutzbedarf angemessen erfolgen. Für aktuelle Normenverweise ist ISO/IEC 21964 maßgeblich; DIN 66399 wurde nach Angaben des Bundesdatenschutzbeauftragten 2023 zurückgezogen und wird nicht weiterentwickelt.

Das kann erforderlich sein, wenn ein System geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, etwa durch Protokollierung, Workflows, Bearbeitungszeiten oder Zugriffsauswertungen. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sieht Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen vor, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen

Geeignete Kennzahlen sind Suchzeit je Dokument, Anteil digital verfügbarer Dokumente, Dokumentationsvollständigkeit, fristgerecht gelöschte Dokumente, offene Löschprüfungen, Zugriffsverletzungen, Archivflächenkosten, Anzahl Dubletten, Scan-Fehlerquote, Anteil klassifizierter Dokumente, Auditfeststellungen, Bearbeitungszeit in Workflows und Anteil revisionssicher archivierter Dokumente.

Typische Fehler sind unklare Aktenpläne, fehlende Dokumentenklassen, nicht gepflegte Metadaten, doppelte Ablagen, unkontrollierte E-Mail-Archive, fehlende Löschregeln, unklare Verantwortlichkeiten, unsichere Cloud-Speicher, fehlende Verfahrensdokumentation, unvollständige Scanprozesse, schwache Zugriffskonzepte und nicht geprüfte Altarchive.

Eine Archivstrategie legt Ziele, Dokumentenklassen, Zuständigkeiten, technische Systeme, Archivflächen, Metadaten, Aufbewahrungsfristen, Löschregeln, Zugriffsrechte, Sicherheitsanforderungen, Migrationskonzepte, Schnittstellen und Umsetzungsmaßnahmen fest. FM-Connect beschreibt maßgeschneiderte Archivstrategien als Instrument zur Optimierung von Dokumentenflüssen, Erfüllung rechtlicher Anforderungen und Vorbereitung auf künftige Herausforderungen.

FM-Connect unterstützt bei Analyse bestehender Archivstrukturen, Archivstrategie, Flächenkonzepten, DMS- und Cloud-Konzepten, rechtssicherer Archivierung, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen, Digitalisierung, Automatisierung, Prozessoptimierung, Archivflächenplanung, Schnittstellen zu CAFM und Entwicklung zukunftsfähiger Archivstrukturen. Der Schwerpunkt liegt auf einem rechtssicheren, effizienten, skalierbaren und praxistauglichen Archivmanagement für Facility Management und Unternehmensbetrieb.