Die Entscheidung über den Bestand vor die Ausführung stellen
Aussonderung beginnt mit einer fachlich und rechtlich geprüften Entscheidung über konkrete Unterlagen. Das Ende einer Regelfrist löst nicht automatisch die Vernichtung aus. Weitere Aufbewahrungserfordernisse, aktive Sperren, Originalinteressen und gegebenenfalls archivrechtliche Anbietungspflichten werden geprüft. Der Auftraggeber benennt die freigabeberechtigte Stelle. Der Dienstleister bereitet Vorschlagslisten vor und führt nur bestätigte Entscheidungen aus. Unklare Einheiten bleiben gesondert geschützt. Bei dauerhaftem Archivgut ist eine fachliche Bewertung erforderlich. Die Freigabeliste enthält eindeutige Kennungen, Umfang und Entscheidungsdatum. Ein allgemeiner Auftrag zur Bereinigung alter Kartons reicht nicht aus, um eine irreversible Vernichtung nachvollziehbar und sachgerecht durchzuführen.
Aussonderung, Datenvernichtung und Vertragsausstieg
Das Verfahren nach Schutzbedarf und Medium bestimmen
Für freigegebene Unterlagen werden Schutzbedarf, Datenträger und geeignetes Verfahren festgelegt. Papier, optische Medien und elektronische Speicher benötigen unterschiedliche technische Betrachtungen. Eine pauschale Sicherheitsstufe für alle personenbezogenen Daten ist ungeeignet. Bei Verweisen auf die ältere DIN 66399 wird der aktuelle Normenstand geprüft und im Vertrag präzisiert; insbesondere empfiehlt der Regelsetzer für den zurückgezogenen Teil 1 die ISO/IEC 21964-1. Für den Gesamtprozess sind auch geeignete Verfahrensanforderungen zu berücksichtigen. Der Dienstleister weist die vereinbarte Ausführung und seine tatsächliche Leistungskette nach. Ein Zertifikat wird auf Geltungsbereich und erfasste Standorte geprüft und ersetzt nicht die konkrete Zuordnung des Vernichtungsauftrags.
Die Kette bis zum Abschluss nachvollziehbar halten
Freigegebene Einheiten werden getrennt von weiterhin aufzubewahrenden Beständen bereitgestellt. Behälter, Transporte und Übergaben sind identifizierbar. Vor der endgültigen Ausführung wird geprüft, ob zwischenzeitlich neue Sperren eingegangen sind. Die Freigabe ist deshalb mit einem geregelten Änderungs- und Stoppprozess verbunden. Der Auftragnehmer bestätigt die tatsächlich bearbeiteten Mengen und Abweichungen. Der Abschlussnachweis verweist auf den konkreten Auftrag und dessen Bestandsumfang. Eine allgemeine Bescheinigung über eine Tagesmenge genügt nicht, wenn einzelne Lose nicht zugeordnet werden können. Fehlmengen oder ungeklärte Behälter verhindern den vollständigen Abschluss und werden unverzüglich untersucht.
|
| Aussonderungsvorschlag | Regeln und Bestandszuständigkeiten bestätigen | Eindeutige Liste mit berechneten Voraussetzungen |
| Freigabe | Weitere Pflichten und Sperren abschließend prüfen | Übernahme genau des genehmigten Umfangs |
| Bereitstellung | Zulässige Trennung und Übergabe ermöglichen | Identifizierte Einheiten mit geschützter Verwahrung |
| Ausführung | Neue Sperren rechtzeitig verbindlich mitteilen | Vereinbartes Verfahren mit zugeordnetem Abschlussnachweis |
| Bestandsabschluss | Ergebnis und offene Abweichungen bewerten | Verzeichnis korrigiert und Restbestände geklärt |
Digitale Löschung und Restkopien einbeziehen
Die digitale Aussonderung betrachtet produktive Objekte, Suchindizes, abgeleitete Fassungen und erforderliche Beziehungen. Löschung muss nach dem freigegebenen Konzept wirksam sein, ohne aufbewahrungspflichtige andere Inhalte zu beschädigen. Sicherungskopien werden nach den festgelegten Regeln behandelt; bei Wiederherstellung dürfen bereits erforderliche Löschungen nicht unkontrolliert rückgängig werden. Der Auftraggeber bestimmt zulässige Nachweise und deren Aufbewahrung. Der Dienstleister dokumentiert Durchführung und begründete Ausnahmen. Nachweise sollen die Entscheidung und Ausführung belegen, ohne unnötig die vollständig gelöschten Inhalte erneut zu speichern. Bei gemeinsam genutzten Systemen werden Mandanten und Verantwortlichkeiten ausdrücklich berücksichtigt.
Den späteren Vertragsausstieg bereits beim Start vorbereiten
Der Vertrag regelt Rückgabeformate, Mengenabgleich, Auslaufunterstützung und Kosten des späteren Ausstiegs. Physische Bestände bleiben mit transportfähigen Kennungen und aktuellen Standorten übergabefähig. Digitale Exporte umfassen die erforderlichen Inhalte, Metadaten, Rechteinformationen und Sperren. Der Auftraggeber entscheidet rechtzeitig über Ziel und weitere Behandlung. Der Dienstleister weist einen geeigneten Export bereits im Anlauf nach und hält die Rückgabeorganisation aktuell. Bei Vertragsende wird geprüft, welche Kopien zurückzugeben oder zu löschen sind und welche begrenzten gesetzlichen Aufbewahrungen verbleiben müssen. Restbestände, offene Ausleihen und ausgelagerte Unterauftragnehmer werden in den Abschluss einbezogen. Die letzte Rechnung oder eine pauschale Abschlussbestätigung ersetzt diese Kontrolle nicht. Ein vorbereiteter Ausstieg ermöglicht späteren Wettbewerb und schützt den Zugriff auf die eigenen Unterlagen.
