Den Migrationsumfang vollständig beschreiben
Eine Migration umfasst neben Dateien auch Metadaten, Versionen, Beziehungen, Rechte und erforderliche Nachweise. Der Auftraggeber legt fest, welche Informationen im Zielsystem erhalten bleiben müssen. Der bisherige Dienstleister liefert die vertraglich vereinbarten Exporte; der neue Dienstleister beschreibt Annahmeformat und Prüfverfahren. Für proprietäre Inhalte, verschlüsselte Objekte oder besondere Signaturinformationen werden eigene Lösungen vereinbart. Der Umfang wird anhand realer Bestände geprüft, bevor ein verbindlicher Abschalttermin feststeht. Fehlende Exportfunktionen oder Lizenzen sind früh zu klären. Eine Liste mit Dateinamen und Gesamtvolumen genügt nicht, wenn fachliche Zusammenhänge und Sperren anschließend nicht mehr nachvollziehbar wären.
Datenmigration und digitale Bestandsübernahme
Datenzuordnung und Transformation kontrolliert vorbereiten
Das Übernahmekonzept beschreibt für jedes relevante Feld Quelle, Ziel und gegebenenfalls Umwandlung. Unterschiedliche Begriffe oder Datumsformate werden fachlich geprüft. Standardwerte dürfen fehlende Informationen nicht verdecken. Alte Kennungen bleiben als Bezug erhalten, auch wenn das Zielsystem neue technische Kennungen erzeugt. Der Auftraggeber bestätigt fachliche Zuordnungen; der Auftragnehmer testet ihre technische Umsetzung. Unzulässige Werte und nicht übernehmbare Objekte werden in einer Ausnahmeübersicht geführt. Transformationen müssen reproduzierbar sein. Wiederholte Übertragungen dürfen keine unkontrollierten Dubletten erzeugen. Für jedes Los steht fest, welches Ergebnis als maßgeblich gilt und wie fehlerhafte Läufe korrigiert werden.
Vollständigkeit und Nutzbarkeit getrennt nachweisen
Mengenabgleiche kontrollieren erwartete und übernommene Objekte. Zusätzlich werden Kennungen, kritische Merkmale und erforderliche Beziehungen geprüft. Prüfsummen können Übertragungsfehler erkennen, belegen aber nicht allein die fachliche Richtigkeit oder ursprüngliche Echtheit eines Dokuments. Fachliche Tests untersuchen Darstellung, Recherche und Export. Rechte und Löschsperren werden ausdrücklich getestet, weil ein lesbares Dokument dennoch unzulässig zugänglich oder fälschlich zur Aussonderung freigegeben sein kann. Die Beteiligten halten erwartete Ergebnisse vor dem Test fest. Abweichungen erhalten Ursache, Umfang und Maßnahme. Die Freigabe erfolgt losbezogen, damit ein erfolgreicher Teilimport nicht als Bestätigung des gesamten Bestands verstanden wird.
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| Objektbestand | Mengen und Kennungen vollständig abgeglichen | Erwartete Unterlagen tatsächlich enthalten |
| Inhalte | Übertragung und Formatprüfung erfolgreich | Lesbarkeit und sachlicher Zusammenhang erhalten |
| Metadaten | Felder und Werte regelgerecht übernommen | Bedeutung und Fristzuordnung unverändert richtig |
| Berechtigungen | Rollen und Sperren wirksam eingerichtet | Zulässige Nutzung durch richtige Personen |
| Rückfallfähigkeit | Gesicherter Ausgangsstand und getesteter Ablauf | Versorgung während einer Rückkehr möglich |
Änderungen bis zum Stichtag beherrschen
Zwischen erstem Export und produktiver Umstellung können neue Dokumente, Ausleihen oder Fristentscheidungen entstehen. Das Konzept legt fest, wie diese Änderungen nachgeführt werden. Ein vereinbartes Änderungsfenster, eine abschließende Differenzübernahme oder ein zeitlich begrenzter Schreibstopp müssen mit dem Geschäftsbedarf vereinbar sein. Gleichzeitige Änderungen in zwei Systemen benötigen klare Regeln zur maßgeblichen Fassung. Der Auftragnehmer dokumentiert den letzten übernommenen Stand. Der Auftraggeber bestätigt die Versorgung der betroffenen Fachbereiche während der Umstellung. Rückfallbedingungen und Entscheidungskompetenzen stehen vor dem Stichtag fest. Das Altsystem wird nicht abgeschaltet, solange wesentliche Übernahme- oder Nachweisfragen ungeklärt sind.
Altsystem und Restdaten geordnet abschließen
Nach produktiver Freigabe werden offene Ausnahmen nachverfolgt und die tatsächliche Nutzung beobachtet. Das Altsystem bleibt nur im erforderlichen und vereinbarten Umfang verfügbar. Zugriffe und Änderungen werden entsprechend begrenzt. Der Auftraggeber entscheidet über die weitere Aufbewahrung notwendiger Daten und die zulässige Löschung von Übergangskopien. Der Dienstleister dokumentiert Exporte, Übernahmeprotokolle und durchgeführte Bereinigungen. Ein späterer vollständiger Export aus dem Zielsystem wird ebenfalls geprüft, damit keine neue unerkannte Abhängigkeit entsteht. Der Migrationsabschluss enthält bestätigte Mengen, verbleibende Einschränkungen und die übernommenen Betriebsaufgaben. Eine technisch erfolgreiche Umstellung ist erst dann abgeschlossen, wenn auch fachlicher Zugriff und geregelter Ausstieg nachgewiesen sind.
