Den Zweck des Scanverfahrens vorab festlegen
Vor Beginn wird entschieden, ob Kopien für die Nutzung erstellt oder Papieroriginale durch digitale Unterlagen ersetzt werden sollen. Diese Zwecke erfordern unterschiedliche Freigaben. Beim ersetzenden Scannen prüft der Auftraggeber nach Dokumentenart, ob Originalaufbewahrung rechtlich oder aus Beweisgründen weiterhin notwendig ist. Die BSI TR-03138 RESISCAN bietet einen fachlichen Rahmen für ein kontrolliertes Verfahren, begründet aber für sich allein keine allgemeine Erlaubnis zur Originalvernichtung. Der Dienstleister beschreibt die vorgesehenen Arbeitsschritte und Schutzmaßnahmen. Ausnahmen werden so gekennzeichnet, dass sie nicht versehentlich in eine Vernichtung gelangen. Unklare Originale bleiben bis zur Entscheidung erhalten.
Digitalisierungsprozesse und Scanqualität im Archiv
Vorbereitung und Erfassung bestandsbezogen organisieren
Die Vorbereitung berücksichtigt Zustand, Format, Bindung und Reihenfolge der Unterlagen. Empfindliche oder außergewöhnliche Vorlagen werden durch geeignete Fachleute bewertet. Der Auftragnehmer legt fest, wie Vollständigkeit und Zuordnung während Entnahme, Vorbereitung und Scan erhalten bleiben. Vorder- und Rückseiten, Anlagen und bedeutungstragende Farben werden nach freigegebenen Regeln behandelt. Einstellungen und Ausgabeformate richten sich nach den tatsächlichen Anforderungen. Automatische Leerseitenerkennung oder Bildverbesserung darf keine relevanten Informationen entfernen. Die Bestandskennung begleitet das Los über alle Arbeitsschritte. Zwischenablagen, lokale Dateien und Ausschussmaterial werden geschützt behandelt und in den geregelten Abschluss des Auftrags einbezogen.
Qualität an Inhalt und Zuordnung prüfen
Die Qualitätskontrolle vergleicht Scanprodukt und Vorlage auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und richtige Zuordnung. Ein technisch erfolgreich erzeugtes Bild ist kein ausreichender Nachweis. Schiefe Einzüge, abgeschnittene Ränder oder übersehene Rückseiten können wesentliche Informationen verlieren. Automatisch erkannter Text dient der Suche und muss von der Bildqualität unterschieden werden. Eine gute Texterkennungsquote beweist weder die Richtigkeit jedes Inhalts noch die Vollständigkeit einer Akte. Prüfumfang und Stichproben werden nach Risiko festgelegt; kritische Identitäts- und Vollständigkeitskontrollen dürfen dadurch nicht entfallen. Fehlerhafte Lose werden gesperrt, nachbearbeitet und erneut geprüft. Die Abnahme dokumentiert die tatsächlich erreichte Qualität und verbleibende Ausnahmen.
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| Vollständigkeit | Alle erforderlichen Seiten und Anlagen vorhanden | Los sperren und fehlende Inhalte nacherfassen |
| Lesbarkeit | Relevante Informationen erkennbar erhalten | Geeignete erneute Erfassung fachlich abstimmen |
| Zuordnung | Richtige Akte, Kennung und Reihenfolge | Fehler korrigieren und betroffenen Umfang prüfen |
| Metadaten | Freigegebene Pflichtfelder richtig befüllt | Nacharbeit mit nachvollziehbarer Korrektur |
| Originalstatus | Entscheidung über weitere Aufbewahrung bekannt | Keine Vernichtung ohne bestätigte Freigabe |
Nachweise und Schutz im gesamten Verfahren erhalten
Die Verfahrensdokumentation beschreibt Zuständigkeiten, eingesetzte Technik, Einstellungen und Kontrollen. Änderungen werden nachvollziehbar freigegeben. Der Auftraggeber prüft die Einhaltung der vereinbarten Anforderungen; der Auftragnehmer führt die notwendigen Bearbeitungs- und Qualitätsnachweise. Bei externem Scannen werden Transporte, Zugriffe und Unterauftragnehmer berücksichtigt. Sensible Unterlagen dürfen nicht unkontrolliert in Testsysteme oder allgemeine Arbeitsverzeichnisse gelangen. Der Übergang vom Scanbereich in das Archivsystem wird mit Mengen und Kennungen abgeglichen. Erst wenn das Ergebnis dort nutzbar und geschützt verfügbar ist, kann das Los weiter abgeschlossen werden. Eine erfolgreiche Dateiübertragung allein ersetzt die fachliche Prüfung nicht.
Originale erst nach getrennter Entscheidung behandeln
Nach der Abnahme wird für jedes Los bestätigt, welche Originale zurückgegeben, weiter aufbewahrt oder vernichtet werden dürfen. Diese Entscheidung bleibt getrennt von der technischen Fertigmeldung des Dienstleisters. Offene Rechtsfragen, aktive Sperren oder ungeklärte Qualitätsmängel verhindern die betreffende Vernichtung. Eine vereinbarte Zwischenaufbewahrung erhält Dauer, Standort und Zugriffsmöglichkeit. Der Auftraggeber erteilt die konkrete Freigabe; der Auftragnehmer führt nur diesen Umfang aus und dokumentiert ihn. Im Anlauf wird der gesamte Ablauf mit repräsentativen Vorlagen getestet. Erst danach werden Mengen erhöht. So bleibt auch bei hohen Scanvolumina erkennbar, welche Unterlagen geprüft sind und welche Entscheidungen noch fehlen.
